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X集团:信息系统模块及功能

X集团是一家专注于清洁能源与新能源为主营业务的综合能源集团公司,拥有近千亿元资产。业务分为四大板块,即光伏、电力、天然气和金融,2015年,集团开始全力打造金融板块,发展融资租赁、融资保险等业务。其财务共享服务是在2010年由电力板块的共享开始,到2012年逐步向其他业务板块扩充,涵盖集团所有板块,并持续扩大管控范围。目前,财务共享服务平台已经为集团181家企业提供共享服务。

X集团财务共享平台对信息系统的要求主要集中在四个方面。一是建立统一的平台,实现统一登录和工作分配机制。在这个基础上,可以实现员工的绩效考核,提高员工的积极性。二是作为服务性的公司,财务共享服务平台也需要提供客服管理相关功能,以提供财务共享服务平台的服务能力,将服务辐射到每一个人。三是在ERP系统里进一步加强基础数据梳理、流程标准化和系统的控制。四是实现预算和报表的管控以及各个系统之间的整合。利用信息系统实现一键式报表的生成,同时实现更多业务系统与ERP的整合。

目前,X集团已经构建起基本完善的信息系统平台,可以满足现有各板块业务及财务管理需要,并与现有的预算、报表分析、项目管理、银企直联、税控系统、影像系统、客商门户等外围系统进行无缝对接。  


X集团财务共享服务平台系统架构

1、ERP系统

ERP系统是X集团实现共享平台四大目标的技术支撑。ERP系统将业务与财务集成为一体,财务数据来源于业务,使得业务与财务异地工作成为现实。通过系统规范业务流程,监控业务执行,保证了财务数据的准确性;统一的科目体系及入账规则系统控制,保证了财务报表的一致性。

X集团依据不同业务板块特点采用了不同的ERP系统。集团直属公司和电力、新能源、地产板块采用的ERP系统主要应用的是一些基础模块,包括财务基础方面的会计总账、应收、应付、存货、核算报销、固定资产、现金管理,和业务基础方面的采购管理、销售管理、库存管理、燃料管理等。这一系统最上端还将实现预算编制和预算对业务的管控,最终实现全面预算管理。

光伏板块块属于制造型产业,与电力板块相比业务比较复杂,其ERP系统在供应链管理上增加了内部交易、委托加工、合同管理,以及资金管理方面的信用证管理、保函管理、存款管理,实现了网页版的员工报销,并将管理会计功能融入进来。

2、银企直联

银企直联对于共享中心来说非常重要。因为将ERP系统付款信息抛到网银,可以节省人工输入的时间,也可以保证数据的准确性和支付的安全。

银企直联的应用大大提高了资金集中支付的效率。资金支付是财务重要的工作之一,财务人员不仅要保证资金支付的准确性、及时性和安全性,还要保证资金账户每日的账实相符。X集团财务共享平台负责集团200家公司的资金支付及准时到账,工作量相当庞大,需要有效的信息手段支持批量支付与自动对账。

3、影像系统

财务共享为集团管理带来的突出价值是加强集团管控。实物审核业务的接入有着非凡的意义,它可以有效降低串通舞弊的行为。但实物审核面临的最大问题是报销凭证的影像化工作,以及报销凭证的流转、装订、存储等管理工作,为此,X集团共向平台引入影像系统,采用集中扫描和单点扫描结合的模式解决国外及偏远地区的实质性审核问题,实现了ERP系统中的实物和影像系统的无缝对接。

项目公司的业务人员在ERP系统里面填一张报销单,填完提交以后会触发两件事情:部门经理在ERP系统里面审批,同时可以打印出来这张单据作为封面,封面带有一维识别码。接下来把这个封面和这张单据的报销凭证整理在一起,交给项目公司的票据员,票据员进行一维码的扫单,自动上传影象系统,扫单之后进行邮寄打包,票据人员将邮包号输入影象系统,这样影象系统就会记录到这一批单据为寄送状态,,财务共享中心收到包裹后,单证员打开包裹进入扫单系统自动进行单据签收。系统能够记录到寄送了哪些单据,签收了哪些单据,提醒是否有遗漏。接下来单证员在高速扫描仪上扫描单据,会自动上传到影象系统,与单据进行匹配。共享中心的审核人员(一般是成本组和往来组) 通过双屏显示进行单据的实质性审核,以确保ERP系统单据与报销凭证的一致性,由资金组进行支付,同时会生成凭证。

影像系统带来两大好处:一是在扫描的过程当中可以实现批量扫描、自动上传、自动匹配,节省了大量人工;二是凭证和单据可以追溯调阅到附件,实现了财务凭证和实物凭证的匹配;三是实现了存档管理、实物定位、档案借阅等功能。

4、商务智能

商务智能在共向中心得到较为充分的应用,建立了统一的平台,实现了统一登陆和工作分配机制,在这个基础上,可以实现员工的绩效考核,提高员工的积极性。

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