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广州地铁预算信息化提升三部曲
发布时间:2018-04-26 13:21:36

广州市地下铁道总公司(以下简称“广州地铁”)成立于1992年12月28日,负责广州市快速轨道交通系统的工程建设、运营管理和附属资源开发经营。多年来,广州地铁积极实施多元化经营开发,开展了包括地铁沿线土地整理、房产开发、广告、通信、商贸、设计、监理、咨询、培训、保洁、绿化、物管、地铁列车修造、电气设备制造等经营业务,业务范围涵盖20多个行业。

自1999年广州市第一条地铁正式通车,广州地铁就开始了预算管理体系的建设。2002年,广州地铁上线了Oracle的ERP系统,预算管理开始借助信息化的手段,预算体系得到进一步的完善;2009年,广州地铁开始编制3~5年中长期滚动预算,形成了闭环运作的全面预算体系。

随着广州地铁业务的快速发展及多元化经营的不断深入,公司原有基于Excel电子表格的人工预算管理手段已无法满足广州地铁战略-计划-预算-反馈-考核联动的闭环管理需要,无法满足广州地铁对工程建设管理、地铁运营管理、房地产经营活动快速、高效的资源优化配置、管控的需要。上线一套先进的全面预算管理系统成为当务之急。

2011年11月,广州地铁全面预算管理系统正式上线。这套由北京元年科技股份有限公司实施,基于Oracle Hyperion Planning预算管理软件构建的全面预算管理系统,从以下三个方面去提升广州地铁的预算管理水平。

优化预算管理的基础

尽管广州地铁的预算管理已经开展14年了,但是,要搭建先进的预算管理系统,预算管理的基础仍然需要进一步优化。优化工作主要包括四个方面:优化预算管理组织;提升预算管理理念;理顺预算编制和计划指导纲要、项目立项、资金计划的逻辑关系;优化定额制订和库存管理的流程。前面两方面的工作基本上是在系统外进行;后面两方面的工作的内容在预算信息化系统中有具体的体现。本文重点介绍后面两个方面的优化工作。

计划纲要下达早于预算编制

广州地铁的预算编制过程是这样的:整体战略发布——年度经营发展计划指导纲领下达——各部门按计划上报各自预算—―全面预算编制完成并开始执行—―每半年进行调整―—对预算执行情况进行考核。但原来在实际执行的过程中,预算编制一般早在上一年的9月启动,而计划纲要却在当年的年初才能发布,滞后于预算的编制,起不到计划指导预算编制的作用。

项目组建议,需将具有战略指导意义的计划纲要下达前置到预算编制之前,使计划纲要对预算编制更具指导性,预算编制结果更符合战略规划的要求,并减少预算编制的重复性。这个逻辑顺序在最终上线的预算信息化项目中也得到了体现。

项目立项审批早于预算编制

项目立项审批是新增项目预算的基础。但广州地铁原来的做法是项目立项与预算编制同时进行。这样,由于项目立项结果的不确定性导致预算编制也出现多次调整。

新的预算系统上线后,基本上理顺了项目立项与项目预算编制的关系,需要项目立项审批完成后,才可编制新增项目预算。

资金计划和预算管理衔接

广州地铁早年已构建一个资金管理系统平台,对整个企业的资金实行集中管理,但在资金预算管理上与全面预算管理存在衔接问题:预算编制是在上年9月左右启动,各相关事业部、职能部门以年度为单位进行预算编制,并在预算批复下达后于次年2月左右进行月度预算分解,这在一定程度上造成年度预算与资金计划存在时间差,对资金计划的及时性形成一定的阻碍;另一方面,广州地铁原来滚动预算或预算调整周期为半年,而资金计划的滚动或调整周期为月度,资金计划与滚动预算存在一定程度的脱节,给资金计划的编制依据和准确性上带来一定的障碍。

预算信息系统上线后,预算系统的滚动周期到月,并将最新的月度滚动现金流预算自动引入到资金系统形成资金计划,基本上解决了原来全面预算管理和资金计划的衔接问题。

优化定额制订流程

广州地铁经过多年积累,逐步形成了一套具有地铁行业特点和广州地铁管理特色的定额管理体系,制定了非常详细的各类定额,尤其是在成本控制方面发挥了积极的作用,一度成为地铁行业的标杆。但在该项目实施之前,定额制订、调整流程均是在系统外进行,定额标准相对滞后,而且制订依据有主观成分存在。


该系统上线后,定额标准编制和维护界面由地铁工作流平台开发实现,统一存储在预算系统关系型数据库中。在预算系统中设置明细定额,在预算编制时自动引用相应定额(见上图)。

优化库存管理流程

库存问题是关系到企业经营效益的问题,对企业的利润及现金流影响很大。该项目实施之前,广州地铁存在库存过大,预算在控制库存方面发挥的作用不够的问题。

解决库存问题的关键在于对库存标准定额的设置。对此,项目组建议分别从两个方面控制:其一,从材料消耗系统中控制。根据系统中历史消耗数据总结物料消耗的规律,结合线路新增及材料的采购周期、稀缺程度等影响因素,制定出更合理的安全库存标准,由此驱动采购人员对供应商的管理,加强采购的议价能力;其二,从预算系统中控制。在预算系统中设置安全库存,在执行阶段能根据预算数据进行分层级的预警提示。根据不同人员的相应职责,提示也有所不同。

完善预算管理体系

该项目对于全面预算的全过程,包括预算编制、预算调整、预算控制、预算分析、预算考核等方面都进行了优化和提升。

预算编制

由于广州地铁是一个多元化经营的企业集团,业务多元,部门众多,因此公司原来实行的就是差异化的预算管理。因此,在此基础上搭建的全面预算信息化系统,必然也应该适应公司特点,按行业差异化预算管理思路,建立分行业、多维度、多管理视角的预算编制模型。

项目组对各个业务中心的底层编制表单进行了梳理,形成体系化、标准化的编制表单;梳理并形成40余个业务类型,并根据不同业务类型分别搭建不同的收入、成本、费用模型;按照不同的标准设置预算管理的维度;在预算系统中建立了统一的成本费用预算科目体系,使预算编制逻辑更加严密,脉络更加清晰。

房地产业务是广州地铁第三个五年战略规划的战略业务,但该项目实施之前,广州地铁房地产业务的预算还不够先进。管理层希望项目组能够提供先进的房地产预算模型,要在预算体系中充分体现房地产的战略地位。按照行业差异化预算管理思路,项目组为广州地铁搭建了个性化的房地产业务预算编制模型,实现了房地产项目的全生命周期预算管理,引入了相应的行业指标,并实现了房地产业务预算的全周期滚动。

预算调整

预算的调整包含两方面的内容,一是对编制标准的调整,编制标准需更符合实际,并结合业务特点来编制;二是执行预算中的调整,因政策变化或重大事件的发生而出现的预算调整。广州地铁导致预算调整的因素比较多,如运营方面因政策变化出现的调整,房地产业务因拿地、拿证的时间等出现的关键节点的调整,等等。

广州地铁原来的预算除资金预算为每月做一次滚动调整外,其他业务预算都采取的是半年频率的方式进行预算调整。管理层希望项目实施后,能提高包括业务预算、筹资预算、资本预算和财务预算在内的公司主体业务的预算调整频率,帮助公司更大程度地减少市场和政策变动的风险。

新系统中,加大了公司主体业务预算调整的频率,所有业务预算均采取每月滚动调整的方式,使预算与实际的结合更为紧密。房地产业务更实现了全周期滚动。

预算控制

该项目上线后,通过实现工程建设投资管理、运营业务、资源业务、房地产业务、后勤服务业务、职能业务及各子公司等业务的预算编制、审核与下达、执行控制与调整、反馈与分析全过程管理,进一步规范了预算管控流程,逐步做到“事前预算,事中控制,事后分析”。

通过对预算逻辑的梳理和预算流程的优化,基本实现了以立项系统作为项目预算数据来源;以定额管理作为费用、物料等预算依据;科学合理制定备品备件、材料安全库存;依据MRP模型,制定备品备件、物料消耗及采购预算,从而做好事前预算的控制。

在上线OracleHyperion Planning预算管理软件的同时,广州地铁还上线了费控系统,以费控系统作为费用管理统一出口。广州地铁的费控系统中,把费用分为项目型费用及非项目型费用来管控。项目型费用含合同费用及非合同费用,在费控系统统一考虑预留数及可用数,强化事中费用申请控制。

预算分析

广州地铁原来的预算反馈与分析展现形式较为单一,数据均采用手工方式,预算执行数据分散于各业务系统中,各业务系统的预算执行数据口径上存在一定程度的差异,造成相关人员花费很长时间进行预算执行数据的反馈和分析,准确性较难保证。

通过预算信息化系统,建立了统一的预算分析体系,提炼分析主题,整理出各种关键指标,实现了数据的多维度分析,可提供灵活、直观的图形化分析,从而为管理层提供决策支持。该系统还可以按照不同层级管理人员的关注重点定制“预算分析个人门户”,从而满足不同层级不同业务部门预算分析的个性化需要。

预算考核

预算年度终了,全面预算委员会根据各部门、单位的年度全面预算执行情况对各预算执行单位进行考核。全面预算的关键指标纳入总公司年度的绩效考核结果。广州地铁年度经营目标是承接了战略规划,在制定KPI指标是需要与年度经营目标相衔接。

公司对其所属的各事业部、各部室、各分部进行预算考核。预算考核采用定性考核与定量考核相结合的方式。

提升信息化水平

2011年11月,广州地铁全面预算系统正式上线。广州地铁的预算管理系统自此脱胎换骨,升级换代。

该系统基本满足了广州地铁提出的要求:具有良好的扩展性,能伴随全面预算应用的深化和业务的发展进行后续应用的扩展开发;具有较好的灵活性,能满足不同业务单位的预算管理需求,能覆盖全面预算管理的全过程;具有良好的接口,能与现有的管理信息系统进行数据集成,能够抽取或捕获其他系统的数据,能够导出标准格式的数据。

广州地铁通过该项目的实施,改变了过去大部分预算工作都需要手工完成的状况,建立了基于Oracle Hyperion系统,覆盖集团各个层级、业务版块的标准化、统一化、信息化全面预算管理平台,整合了各个相关业务系统,集成数据流转和共享,实现了预算编制、预算控制、反馈分析、经营决策的综合应用,使广州地铁的信息化水平大大得到提升。

该系统的上线,大大缩短了广州地铁预算编制的时间,减少了预算流程审批的工作量,减少了生成预算报表的工作量,加快了预算反馈和分析的速度,据广州地铁统计,利用该系统,编制预算所需的工作量减少了2.5倍,并显著缩短了预算编制的时间,每月的预算编制工作时间由20天减少到8天(或缩短了2.5倍);每月的预算反馈工作时间由10天减少到6天(或缩短了1.7倍);每月的预算向上汇总、审批的时间由20天减少到6天(或缩短了3.3倍)。

该系统的实施,不仅仅提高了预算工作的效率,而且由于以前系统外手工完成的工作现在都可以在系统内完成,提高了公司“无纸化办公”的比例,节约了大量的纸张。另外,原来预算管理过程中很多的手工劳动,现在都用可以在系统内自动完成,也大大节约了人工成本。

广州地铁全面预算系统的上线,不仅仅提升了公司的预算管理水平,更为公司进一步提升管理水平打下了基础。


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