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L集团成本数据库建设实践

L集团集团有限公司(简称“L集团”)于1993年成立于香港,2002年开始全面进入国内房地产市场,在北京、上海、深圳、杭州等中心城市拥有全资及控股企业20余家,主要业务涉及中高端住宅开发、城市综合体开发与运营、零售百货三大业务版块。

几年前,L集团的办公楼里曾发生了这样一个插曲。

因为看中了一块地,L集团老板马上召集自己的投资智囊团“测算成本”,结果却出人意料,每个专家都给出了迥然不同却各有道理的不同结论,这可急坏了老板,究竟谁更专业?到底该相信谁?

类似的场景其实在很多公司都发生过。地产企业对成本测算普遍存在三大困惑,一是施工图没有出来很难做出成本测算;二是测算时工程量估算不准;三是单价估算不准。然而,成本测算对于地产公司而言又是至关重要的,倘若不能进行科学精确的成本测算,企业拿地将失去最关键的决策依据。这对于以地块为运营工具的地产企业而言无疑是致命的弱点。

科学的决策必须建立在准确的信息和数据分析基础之上。深受触动的L集团开始酝酿一场成本体系的变革。经过反复分析、比较和筛选,L集团决定要建立一个涵盖历史成本、标准成本、外部成本等多维度成本信息在内的庞大的成本数据仓库,以实现科学精确的成本策划,辅助管理决策。

于是,在很多企业还不了解成本数据库为何物时,L集团与北京元年科技股份有限公司(系统实施方)携手,踏上了中国地产企业成本数据库的探索之路。

建设背景

经过多年的发展,房地产行业成本管理已经从最初的成本核算阶段向成本策划、成本策划/成本控制耦合阶段发展。

在2003年之前,地产企业的成本管理基本处于成本核算阶段,即只关注造价,强调算得快、算得准,而不关注算的结果对管理的价值。到2006年,随着地产行业的迅猛发展,企业间的竞争加剧,地产企业开始进入成本控制阶段。这个阶段,企业开始关注目标,强调目标成本控制,追求不突破目标,侧重过程中回顾。2009年后,随着全球经济陷入低迷,国内地产调控政策频频出台,业内竞争进一步加剧,地产企业面对的外部环境日益严峻复杂,这迫使地产企业更加重视成本管理。在这个阶段成本管理开始由关注造价、关注目标向关注效益转变。成本管理的最大特点可以概括为三全成本(即全成本、全员成本、全过程成本)和“先策后控”,不仅是拿地阶段的成本测算变得更加关键,同时,开发阶段的成本规划也变得尤为重要。而这两者,均需要依靠成本数据库的支持。



图1:地产企业成本管理发展阶段

一方面,伴随地产市场竞争日趋激烈和地产商多项目、规模化的发展,科学理性拿地做项目成为地产效益管控的重要环节。企业是否拿地,可以以何种代价拿地,必须依靠科学精准的目标成本测算,而科学精准的成本测算,必须有成本数据库的支撑。

另一方面,对地产企业来讲,成本的投放一定要“好钢用在刀刃上”,做好成本的不均衡分布。这种不均衡分布就是以客户的需求为出发点,将更多的成本投入到客户关注尤其是客户有明显偏好的地方,这也需要企业有成本数据库作为支撑。

建设方法

如何建立一套科学精确的成本数据库呢?含量指标、单方指标、材料信息是项目开发各个阶段重点关注的内容,也是成本测算的重要依据,成本数据的积累重点就是含量、单方、价格这从这三个核心指标着手,同时我们既需要考虑公司含量、单方、价格指标的标准数据沉淀,也需要考虑引入外部对标数据,采用成本数据库对标机制,最终形成“三库两指标”的成本数据库体系。



图2:“三库两指标”成本数据库体系

1、建立含量指标库

含量指标是指项目结构、外装、内装相关的一些经济技术指标,如钢筋含量、砼含量、模板含量、砌体含量、窗地比、精装面积比、防水面积比等。

含量指标与项目规划指标结合,快速测算工程量,规划指标反映房地产开发项目的特征,一般分为总体指标、产品指标、景观指标、水电气、土方等。项目测算时,利用含量指标库中各产品的含量系数乘以本项目的项目/产品的规划指标,快速测算出项目工程量。

企业在积累了一定的含量指标库的基础上,新项目设计过程中,就能以此为基础,作为限额设计的参考依据。在企业内部不同区域、不同产品中选择标杆,新项目设计时,对于同类产品的指标含量需要与标杆进行对比分析,需要设计单位在保证结构安全和产品品质的前提下,不得超过标杆的指标含量,引导设计部门在方案及扩初阶段、施工图设计阶段采用更优化、更合理的结构方案来降低工程结构成本。

2、建立单方指标库

单方指标即单位平方米(吨)的价格,一般分为建安总成本、结构成本、外装材料价、外装其他项目、一般项、内装、机电等。

同一产品,在不同的建造标准下,单价差异很大。因此,在历史成本数据沉淀时,需要详细描述本产品的建造标准,成本测算时,也只能参考类似建造标准的单价信息。

单方指标的积累与更新贯穿了项目启动、施工图预算、招标以及项目结算四个阶段。

在项目启动阶段,企业需要引入历史项目的含量指标、单方指标,结合市场情况适当修订后进行成本测算;

在施工图阶段,企业已经对设计进行了细化,响应的规划信息已经基本确定,因此,需要依据最新的施工图更新建造标准、重新计算工程量、综合单价、更新含量指标及单方指标。

在招标阶段,乙方中标后,企业可以根据合同约定情况,更新响应的含量指标、单方指标;

在项目结算阶段,企业则应当根据结算资料更新项目的规划指标、建造标准,同时更新含量指标及单方指标。(如图3)

3、建立材料价格库

在施工项目成本组成中,材料成本所占的比重达到60%~70%。因此,控制好施工过程中的材料成本,提高企业材料管理部门及相关人员的管理水平,对于控制施工项目成本、实现项目利润最大化具有非常重要的意义。

材料价格的来源主要有市场询价、甲指乙供材料的核价(即由甲方指定一个品牌目录,乙方必须按照甲方指定的品牌目录进行采购的材料——编者注)、材料实际采购价三种,三种价格有不同的主责部门。

其中,市场询价可由采购中心负责,主要通过采购专员市场询价、甲指乙供材料核价、近期实际采购价获得,并形成内部指导价格,定期发布;甲指乙供材料的核价可由成本中心负责,核价结果一方面作为合同结算的重要依据,另一方面也为采购中心形成市场指导价提供参考;采购中心负责实际采购价的出局,并更新指材料价格信息库,作为采购合同结算的重要依据。


图3:单方指标库建设的4个阶段

对于入库的材料价格,需要有入库审核机制,确保价格的真实可信。并定期形成指导价在集团内发布,指导新项目成本测算、招标采购核价及乙供材料核价。

系统实践

基于成本数据库自身的特点,成本数据库的建设实践主要通过信息系统完成。

1、总体业务方案

成本数据库总体业务方案包含两部分内容,一部分是成本数据库数据的建设,包含主数据规范、基础数据采集采集及校验机制的建设;另一部分是成本数据库应用的建设,主要是成本数据库数据的灵活查询及应用。(如图4)

2、整体技术方案

在建设成本数据库之前,L集团已经建成了明源成本系统,因此,在成本数据库建设中,就涉及到对不同系统中数据的选取和应用问题。

L集团通过技术解决方案厘清成本数据库数据边界,打通成本数据库与已经建成的明源成本系统,并建设数据补录平台,形成外部数据及合同结算数据的收集机制。


图4:成本数据库总体业务方案

3、建立成本“三库”

基于前述建立外部库、标准库和历史库的总体思路,莱蒙对不同数据库的信息来源确定了不同的方法和策略,以形成符合成本管控要求的“三库”中单方、含量和价格指标的有效数据信息。

历史库的建立主要通过成本信息、规划指标、结算信息等基础数据的沉淀,依靠明源系统导入和手工录入;外部成本库的建立需要通过购买等方式获取;而标准库的建立则需要通过历史数据的沉淀,并定期更新。

4、形成数据校验机制

基于不同数据来源下历史信息的正确性、有效性、完整性等都可能存在问题,因此,企业还需要建立起规范有效的信息校验机制,以对收集到的历史成本数据信息进行完整性和正确性的信息校验。莱蒙成本信息校验的对象包括成本信息、合同信息和结算信息,具体内容则包括ETL过程校验(针对明源系统数据)、成本与合同金额校验、合同与补录合同结算清单金额校验、合同是否全部结算的校验等。

5、信息的应用与查询

成本数据库建立后,L集团既可以通过沉淀的历史成本数据,使用不同角度的筛选条件,进行最佳标准指标的探索;还可以随时根据管理需要,进行多维度的成本信息查询,如查询某个项目的成本明细情况、查询多个项目的同一指标并进行对比等,以指导控制新项目的成本管控工作。

产生价值

从L集团成本数据库的建设中我们可以看到,对于地产企业而言,以建立成本含量、单价、单方指标为基础,建立以历史成本数据库、标准成本数据库、外部成本数据库为核心的具有企业个性化特色的成本数据库,可以指导支持成本管控的全过程。

目前,成本数据库已经在L集团开始获得应用,随着数据库的不断完善,其巨大价值正在逐步显现,具体表现在如下方面:

第一,有效地解决了拿地阶段的成本测算难题,实现了快速、高效、准确的成本测算,使成本数据成为L集团拿地的关键决策依据。

第二,有效实现了全成本管控。地产开发不是建完房子就结束了,不仅要考虑建筑成本,还要关注和考量后期的服务成本、使用成本和维修成本。成本数据库中的海量成本数据可以覆盖到企业成本的方方面面,有力支持了L集团的全成本管控。

第三,有力地确保了成本的准确投放。如前文所述,对于地产企业而言,成本投放应该是不均衡的,所谓“好钢要用在刀刃”上,成本的投放一定要准确,以确保资源配置的最优化。显然,成本数据库可以对这一问题提供有力支持。

第四,实现了成本的前置管理。将业务和管理前置是现代企业精益化管理的必要条件,亡羊补牢不如未雨绸缪,从某种程度上来说,成本的前置管理已经成为先进成本管控体系的必然趋势。借助成本数据库,L集团可以进行科学准确的成本预测,实现了对成本的事前的科学策划和规划。

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