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西安欧亚学院网上报销系统实施案例
发布时间:2017-12-26 17:26:28

客户情况

西安欧亚学院成立于1995年,是一所经国家教育部批准,以管理、经济为主,艺术、文学、教育、工学等协调发展的国际化应用型综合性全日制普通本科高校。

在中国校友会网“中国财经类民办大学排行榜”中,欧亚连续四年蝉联第一名,是中国大陆地区办学水平和办学层次最高的财经类民办大学之一。

截至2015年,学院下设11个二级学院,有40个本科专业、18个专科专业,在校22000余学生。

项目背景

2010年10月24日,国务院办公厅发布《关于开展国家教育体制改革试点的通知》(国办发【2010】48号),确定西安欧亚学院为民办教育领域改革试点单位。

2011年欧亚学院以承担国家教育体制改革试点项目为契机,全面推行基于授权的内部管理体制改革,以人事、财务为核心进行管控模式调整,质量、品牌、经营三大战略实现了协同发展。

2012年欧亚学院在三大战略内容的基础上,增加“组织建设与管理体制”、“信息化”两大支撑内容,形成“三大战略、两大支撑”的战略管理体系。

在高校财务日常管理中,最难控制的问题是铺张浪费、弄虚作假、损公肥私等现象。为配合内部管理体制改革进程,欧亚学院急需一套成熟的费用控制系统实现费用报销和经费支出管理流程的统一化、规范化、标准化、透明化、自动化。  

项目基本需求

在对费用报销流程梳理和改进的基础上,以费用报销、费用管控为重点,在全学院构建统一的网络报销、预算管控的信息化平台,具体包括:

能够按照管理需要实现多维度控制,如:部门、预算科目、供应商、年度等维度组合控制。

与OA集成

与欧亚学院OA系统设立单点登陆,直接进入报销系统,实现系统间的快速跳转登陆;



项目成果-日常费用管理

建立全校标准化日常费用控制模板及流程,采用“费用类型+预算组织”方式严格归集、控制费用预算。

1、严格控制借款事项,采用专项借款管理的方式,在借款时就要明确对应预算事项并控制预算,禁止超额借款及无明确事项借款。

2、标准化费用报销管理流程,所有报销事项统一填写标准报销模板,由系统根据报销内容提交相关院校领导审核,所有费用均需由院长最终确认才可以支付。



3、严格控制差旅费管理,将各级人员出差费用标准纳入系统自动控制,有效减少出差期间的铺张浪费现象。



4、单据填写及审批时可以直观看到预算信息,严格控制预算执行情况,无预算或预算不足时不允许提交单据,需要走OA的预算追加调整流程

项目成果-财政专项支出管理

建立财政专项支出专用单据模板,严格管理财政专项资金的使用。

1、所有专项资金的使用明确对应到专项资金项目,并由该项目预算严格控制。

2、明确每笔专项资金的用途、使用人信息及相关供应商信息,便于后期的追溯审查。

3、严格控制专项资金的审批流程,责任单位、预算部门及相关归口部门逐级审批,所有专项资金的使用由院长最终确认后才可以支付;



项目成果-合同管理

在系统中设立合同台账,严格控制合同的支出;

1、由专人在系统中录入合同信息,将合同对应到部门或预算项目;

2、合同支付时可以查看原合同签订情况,按照合同条款及预算情况控制合同的支付;

3、设立专项审批制度,由合同管理部门归口统一管理合同支付流程;

4、系统内设计了合同专项统计报表,校内领导及有权限的人员随时可以查看合同管理的整体情况,便于内外部的监督审查;



项目成果-系统接口

网上报销系统与欧亚学院现有的OA、NC等系统实现了数据无缝对接,报销系统自动获取人员、机构、科目、项目、供应商、预算等基础信息,系统内的单据信息根据预订模板自动生成财务凭证信息。

IT部门只需要维护一套基础信息;财务人员从繁重的基础制单工作中解脱出来,只需要审核、调整就可以快速完成记账。



项目成果总结

欧亚学院网上报销项目于2012年立项,2013年正式上线运营,在极短的时间内就取得了显著的效果,为欧亚学院的内部管理提升提供了重要的信息化支撑;

1、实现了报销管理电子化、统一化、规范化、标准化、制度化、透明化的预期目标;

2、流程电子审批、预算实时显示、标准自动控制、凭证信息自动生成,规范的报销模型极大加快了财务报销支付管理的工作效率;

3、预算数据前置,增加了预算数据的透明度和实时性;对不同费用大类按照明细、总额等进行多维度管控;有效保证了预算的严格执行,有利于各项预算的内外部监管;

4、差旅费、招待费等的标准控制将管理制度在系统内自动提醒、严格控制,有效减少了铺张浪费等现象的发生;

5、财政专项资金的使用由系统严格控制,专款专用、规范透明,有效保证了公开、公正、科学、高效的管理原则;

系统流程化控制,杜绝了弄虚作假、人情干扰制度等现象的发生,有效提升了财务支出管理水平和使用效率,将欧亚学院的整体费用降低了30%以上。

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