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在线商城+财务共享:重塑电商模式下的采购流程

2020年上午9点整,在位于河北雄安新区生态花园办公区的一栋写字楼里,A集团的员工们陆续到岗,在阳光明媚、遍地绿植的环境中开始了忙碌的一天。

项目组业务员丁小元一边享受着咖啡的醇香,一边用虹膜“扫一眼”开机。

“滴滴滴”,“滴滴滴”,他的平板电脑刚开机,屏幕上就自动弹出一条系统提醒信息这是他今天要完成的“任务清单”,各项任务按轻重缓急依次排列,“为明天的会议采购矿泉水”被列为“优先级”。

过去,企业日常采购是一个极其令人头痛的事情。从采购需求的提出,到询价、提交申请、审批、下单、收货、付款、报销等,往往流程冗长、效率低下,甚至滋生寻租现象。传统采购的诸多弊端能否在未来有所改善?

如今,企业在线消费商城的出现,将彻底颠覆传统采购模式,它将员工在线消费申请、预算控制、审批、下单、收货、自动记账、发票、支付等流程全部线上化,全面实现了规则的程序化、流程的自动化以及管理的透明化。

跟随我们来一场在线消费商城之旅吧,看看在线商城给一线业务员丁小元、费用报销会计张小年、财务管理者许一诺、企业管理者李亚舟带来怎样的变革与体验?

传统采购VS在线商城

丁小元正打算处理采购事宜,碰巧一个客户的电话进来,他需要马上外出。他拿起外套一边往外走,一边拿出手机,通过指纹识别登陆到A集团的企业商城平台系统。不到1分钟的时间,他就进入“商城”开始选购,首先,在搜索栏输入“矿泉水”,随后,商品的价格、规格、包装等情况一一显示出来,“货比三家”之后,他将选好的商品放入购物车后,进入结算界面。此时,商城系统的后台自动进行预算校验,发现该笔采购在预算范围内,订单自动提交。几分钟后,他收到供应商的信息反馈,提示下午2点送货。

我们可以看到,未来的企业员工采购,就像今天个人在淘宝、京东买东西一样轻松便捷、“一键”搞定。

有人要问,员工采购的流程简单了,那背后的核算、支付、记账等归属财务部门的工作又有啥变化?

让我们再去看看企业商城给会计人带来的变化。

费用报销会计张小年过去最发愁的事情就是审核那些堆积如山的单据:大到原材料采购、差旅费票据,小到一瓶水、一支笔的报销,各种票据五花八门,凌乱不堪,他要厘清每张票据是否真实、合规,每笔支出是否有预算,发票与真实业务是否匹配,能否作为入账凭证……这些工作量巨大又繁琐细致的事情一度令张小年抓狂,甚至怀疑自己的职业价值。

当企业商城与第三方供应商系统对接、企业商城与财务共享服务中心平台紧密集成,过去分散的、数量多、作业量大的费用报销工作变得更集中了,这就有助于提高企业财务整体工作效率,提高财务工作的自动化、智能化水平,提升业务信息与财务信息的质量。

“企业商城与电商平台对接后,按照一月一结,我们每月底只需要出一张统一的发票,统一支付,系统就会自动化记账。”张小年感慨地说,如今,她不用再做这些报销的基础工作了,也有了更多的时间和精力去做更有价值的管理会计工作。

相对于一般会计人员,企业商城平台给财务管理者带来的更是一次颠覆性变革。通过企业商城,A集团把财务权收归到了集团总部,各分子公司只有采购权,支付由总部共享中心统一负责。对于财务管理者而言,企业商城搭建了一个智能化的财务管理平台,有助于消除“财务业务两张皮”的现象,实现业务与财务的深度融合。

过去,财务管理者往往只能看到后台的数据结果,但看不到数据背后的前台业务,也解释不清楚数据背后的业务逻辑,业务语言和财务的结果没有关联。

“如今,我们的每一笔采购是否在预算内、责任单位是谁、用于开展什么业务、消耗了多少资源明细与交易过程等所有信息,都被自动记录在企业商城平台的交易数据库,形成完整的一套账,实现了采购订单、入库单、供应商发票的‘三单匹配’,从而使业务的语言和账务的结果建立起了关联。”财务主管许一诺惊喜于新一代智能财务共享平台带来的神奇变化。

许一诺说,企业商城让业务懂得了他们的每一个动作都会对财务产生结果,也让财务的视野深入到业务的全流程进而理解每一笔账背后的业务逻辑,还原一本最真实的账,助力业务创造价值,完成了财务服务业务的使命。

对于A集团管理者李亚舟而言,当新一代共享向企业商城延伸后,带来的最大好处就是在交易端的信息完全透明化了。

过去,管理会计最大的问题,就是基层的信息不准,业务与财务信息对不上,导致管理报告、合并报表难以发挥决策支持的作用。

如今,在线商城以互联网电商采购模式为抓手,支撑资源获取,建立内外融合的新型运营体系,有助于打通业务财务、打通内外信息、推进管理变革。

在线商城+财务共享

上述场景仅仅是企业商城带来的一个小小变化,企业商城的价值远远不止于此。A集团企业商城采用互联网技术,实现了与集中处理企业费用报销和支出控制的财务共享服务中心平台的紧密集成。在办公用品和日常采购方面,打通了京东、苏宁、国美等供应商;在公务用车方面,打通了滴滴、易到用车等;同时商城模式可以用于内部资源配置,支持企业建立自己的内部商城,把企业的大宗材料供应商引入商城平台,把企业自有的公共会议室、公车等内部资产引入商城平台集中管理,按协议价进行分配,实现内部运作的交易化、采购化,进而提高内部资产使用效率。

从交易层分析,企业商城是财务共享向业务交易环节的延伸,在企业在线消费平台(企业商城)上,所有的消费、采购(日常采购和原材料采购)行为都实现了在线化、透明化、自动化,从费控到共享,提高了操作效率。

从信息层分析,企业商城有助于实现业务财务的深度一体化,之前财务和业务是“两张皮”;在线化之后消费和采购行为是一体化的,交易进行的过程,也是财务信息记录的过程。商城借助“互联网+”实现了以电子交易票据为媒介的“三流合一”,即业务流:借助信息化实现所有业务环节的业务信息全流通;票据流:伴随业务环节,产生多种业务票据,作为交易的原始凭证;信息流:打通业务链各环节。

对员工而言,不用报销不用付款了,省时省事;对于财务人员,信息准了,业务信息和财务信息勾稽上了;对领导而言,从审批是否在预算范围内、用途等信息都透明化了,管控更有“抓手”,更有依据。

从财务管理层分析,在线商城有助于促进财务上台阶,实现了订单、入库单、供应商发票的“三单匹配”,让财务数字和业务紧密关联并自动支付、自动记账、自动对账。

显而易见,企业的经营过程,就是整合企业内外部资源,通过一系列业务操作为客户提供产品与服务的过程。元年科技所提倡的新一代智能财务共享平台,对于单体企业而言,就是“费控+消费商城”;对于大型集团企业而言,则是“共享+消费商城”,这样的模式彻底变革了传统的企业内外部资源尤其是外部资源的获取过程,细化管理到末梢。

“消费商城(费控)+财务共享”模式带来的好处如下:一是下单时自动进行控制预算;二是采购权集中,选择权下放到资源消耗末梢;三是对接成熟电商平台,让采购流程透明化,过程管理高效简单;四是将所有信息都记录在交易数据库,既包含财务会计所需的核算数据,又包含管理会计所需的分析和决策数据,有助于实现业务与财务的深度融合。

得益于财务共享中心天然所拥有的数据优势,以及当前信息技术发展的日趋成熟化,“消费商城(费控)+财务共享”模式将成为贯通核算、计划、管控和决策的企业级核心数据平台。这是未来智能财务共享中心发展的方向,也是其价值所在。借助智能财务共享平台,既可以助力传统会计向业务管控者与价值管理者转型,又能为不同层级的管理者提供个性化的决策支持。

总之,“商城+财务共享”模式将采购行为与内部流程完全打通,将整个采购流程中的审批、下单、付款、发票处理、账务处理等环节完全自动化、智能化,而费用报销的在线化、自动化、智能化,将有助于从源头上“消灭报销”、“消灭会计”。

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