搜索
电话
400-680-2995
  
费用控制
首页>费用控制
J公司:走“优化费用报销、精益成本管控”之路
发布时间:2018-08-27 13:38:55

J公司是一家基金管理公司,注册资本为 2 亿元。旗下共管理着几十只开放式基金,基金资产管理规模居行业前列。

对基金公司来说,内部管理成本将直接影响公司的利润水平,而完善费用报销管理,严格控制报销过程,是降低内部管理成本的最有效途径。

在费用报销系统上线之前,J公司已经使用了OA 系统,实现了公司内各类业务的申请与审批,一定程度上实现了费用报销过程的流程控制。

随着公司规模的扩大,仅仅实现领导批复的这种粗放式的管理模式已经无法满足管理的需求,公司需要一个更强大的专业系统实现报销的精细控制,为管理层提供及时有效的管理成本分析数据。

为了改善公司在费用报销管理过程中存在的问题,提升企业的内部控制管理水平,J公司与元年科技合作,实施了费用报销管理平台,实现了企业从目标成本规划、事前申请、过程控制到支出管理的全过程内部控制管理体系,同时提高了内部工作效率。

1.费用控制目标设定

J公司为实现规范管理,以责任中心为费用控制单位,以项目及预算科目为费用控制考核对象编制了公司预算,确定了各项目、各基金产品的费用控制目标。在管理过程中,所有的支出及考核均要以预算为中心。

2.费用报销管理

J公司所有涉及需要支出的业务均需要在费用报销系统内提交业务流程,通过系统内设定的管理逻辑扣减相应的预算并提交至相关领导审批,在费用报销的同时明晰了各岗位领导的管理职责,不仅实现了事前控制管理,还实现了预算控制管理和标准控制管理。

3.借款管理

员工借款时也需要考虑借款事项及预算,在费用报销时,系统自动判断当前业务人员是否还有借款未归还,提醒业务人员在报销时冲抵借款金额。财务人员也可以随时在系统中查看企业整体的借款情况。

4.费用审批管理

元年在费用报销管理平台内提供了多种审批模式。领导可以在OA 中直接看到报销任务提醒,可以通过邮箱及手机应用实现报销管理的移动办公。同时领导在审批单据时可以看到相关业务的预算整体情况、已发生费用的情况,为领导提供实时的决策依据,有效提高了内部管理的水平。

5.核算管理

财务人员在费用报销系统内对已经完成的报销或支出做进一步的成本分摊,将项目成本根据分摊规则划分至基金产品及销售渠道,然后根据核算规则自动完成核算凭证的转换生成,将业务信息对应到核算系统。

通过对费用报销系统和核算系统数据的分析,J公司可以分别形成业务口径和财务口径的成本核算数据。

6.资金支付管理

通过费用报销系统与资金管理系统的接口,已经完成审批的支付申请自动进入资金管理系统内进行支付的审批及管理。

7.费用分析

费用报销系统中记录了公司的每一笔报销及支出,单据内涵盖了业务的多重属性,如部门、人员、项目等。管理人员及财务人员可以根据管理需要从不同的角度分析企业内部管理支出的构成,明细了解各项目、成本中心、产品的费用支出情况,也可以对不同产品、不同项目做费用支出横向对比。在全面了解企业实际的支出成本构成情况的同时,系统内可以从多个角度做成本支出的长期趋势分析、预算执行分析及预警,为企业的管理决策提供有力的数据支持。

通过费用报销系统的实施,J公司解决了企业机构分散、手工报销审批难、速度慢的问题,减轻了财务部门工作量,极大地提高了企业内部工作效率;实现了内部管理的电子化、规范化、精细化、透明化,提升了管理水平。同时,系统的实时监控分析功能使各级管理部门可以及时有效地从多方面了解企业的运行情况,及时发现并解决实际问题,保障了成本控制符合前期设定的目标,为企业控制成本规模、提高资源使用效率作出了突出贡献。  

相关联页面