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财务共享升级:与企业数字化转型和谐共振

财务共享中心建设通常由集团总会计师和财务部门主导,企业数字化转型似乎更有赖于信息化专家,由IT部门主导。这看似分工明确的两部分工作,其实有着非常内在的紧密联系:

数字技术正在推动财务转型,当然也包括财务共享中心职能的转型升级;而财务共享中心的优化升级,不仅是企业数字化转型的具体内容,也是推动数字化转型走向全面深入的重要基础。

换句话说,财务共享升级,正在与企业数字化转型的节奏和谐共振,相辅相成。

业财税一体化是数字技术推动下的管理升级

传统的财务共享中心建设是集团企业发展的一个必然要求,把标准化流程、重复性的工作集中起来,交给财务共享中心来做。既满足集团管控、财务大集中目的要求,又能提高工作效率,减轻分子公司的专业压力。通过相应的制度调整安排,让分子公司的灵活性和集团政策落实和资源协同效果得到更好的发挥。

财务共享中心1.0:解决财务部门传统工作的流程优化

一般的财务共享中心有三类工作:企业内部业务、对外业务和共享服务中心本身的运营管理。除了共享中心内部运营管理的影像管理、资料邮寄、档案管理、派单抢单之外,财务业务处理分为内外两部分,内部业务集中在员工报销、总账报表、资产管理、合同管理这几部分;对外管理则是与供应商、客户相关的流程处理,这些功能一般ERP系统都有,共享中心需要与ERP系统对接这部分功能和数据;有些ERP系统没有合同管理或者功能不完整,需要进行补充开发。对外业务管理则是与银行、税务机关对接的功能,需要用专门的银企直联或者报税软件来处理。

由此可见,传统的财务共享中心基本上就是解决财务部门传统工作的流程优化,以及随着共享中心建设带来的组织架构的调整和优化,可以称之为财务共享中心的1.0版本。随着企业管理不断精细化,也由于数字技术、互联网应用的不断深入,事关企业采购、商旅消费的交易环节与财务环节相对独立的系统设计就不能满足业务发展需要了,打通交易与财务环节的要求更加迫切。


财务共享中心2.0:打通交易与财务环节

因此,财务共享中心2.0版本必然与采购交易系统相集成。一般地,主材或者直接物料的采购大都由ERP系统来完成,而包括商旅服务、办公用品、IT系统、培训服务等非直接物料的采购并非传统ERP所涵盖,也经常处于不在系统内处理的“失控”状态,但这部分的成本费用金额不低,重要性也越来越高,纳入系统管理也成为必然选择。事实上,市场也也有越来越多软件系统或服务满足了企业实现BSM(企业支出管理)全面支出管理的目标。

同样地,随着国家金税三期工程的上线推广,合规性要求大幅提高,企业税务管理变得更加复杂、敏感。传统的开票收票、验票、上系统的线下工作也希望通过OCR、财务机器人等数字技术与航信、百旺的税控信息进行比对、集成,提高工作效率和更好地进行税务筹划。因此,业财税一体化成为财务共享中心2.0的必然延伸和主要内容。当然,业务范围并不仅限于采购业务和商旅消费,随着业务发展需要,将会有越来越多的业务环节纳入到与财务的系统联接,使得越来越多的凭证消失,单据量减少,甚至消灭报销!解放更多的低价值财务工作,让更多的财务人员投入到更多的财务管理设计、财务数据建模和分析工作上来,为企业管理层提供更加精确的决策依据。

一个可预见的发展方向是,共享中心的3.0版本将成为企业的业务中心和数据中心。因为更多业务系统的导入,形成的业财税共享中心,将成为更加强大的业务中台和数据中台,为更多的分子公司提供可以随时调用的业务支持能力。大量的业务交易产生大量的实时数据,为数据建模、分析提供实实在在的源头活水,为企业提供业务调整依据,并为业务扩张提供更有价值的决策指导。

业财税共享推动企业数字化转型实施

转型就意味着变革,意味着否定过去,就会打破既有利益格局,就会受到挑战和质疑,这是客观规律。数字化带来的市场环境的变化是企业转型的动因,数字化本身也是企业型的工具,企业数字化转型需要与企业战略、禀赋条件、支持能力相匹配。

企业数字化大约有三个方向:

首先是产品数字化。利用数字化技术提升产品研发水平,包括研发过程和对产品进行电子化、数字化、互联网化的改造;

第二个方向是智能制造。大量使用数控机床、物联网技术进行设备和产线改造,实现M2M(设备互联),采集产线数据进行考察分析;

第三个方向是管理数字化。即通过ERP、CRM、MES等管理系统对企业进行管理流程的数字化升级,包括与产品、产线数据的连接和整合。

业财税共享就是在管理流程数字化的重要内容,当然也是企业数字化转型的重要组成部分。过去30年来的企业信息化进程表明,企业数字化技术的应用推广不只是与IT部门相关,而是在业务转型需求推动下取得的综合成果。随着数字化技术的深入应用和与业务、税务系统的深度融合,财务管理更加智能化,逐步演变成智能财务管理系统。


财务共享中心2.0:一套业务多套账目

北京元年科技股份有限公司高级副总裁李彤指出,企业在传统财务共享服务中心系统之上搭建企业商城,利用电商化平台实现与供应商、客户之间无缝连接,并借助发票电子化打通税务数据与交易的关联。消费环节与企业内部系统连接,打通了交易端业务流程,财务部门只需事前做好管控、做好预算、设置好流程即可。

“业财税一体化财务共享平台是现代企业财务管理拥抱‘互联网+’和大数据技术的全新理念和模式。”

在采购环节,企业商城可以连接外部的标准电商平台,也支持接入企业通过招标确定的材料、服务等私有供应商,方便员工进行比价。供应商把商品和服务按协议价格发布在商城上,员工在线对商品进行比价选择,填写申请单,经过领导审批和确认后,完成下订单等一系列环节。另外,订单受企业的预算控制和采购标准控制,如果订单金额超出了公司预算或标准,需要额外流程审批。

业财税一体化使得采购、交易环节和税务管控平台与企业财务系统的数据连接更加顺畅,原本大量存在的人工审核合同、订单、发票等简单重复劳动消失了,改变了以管控风险为目标的管理体系,解决了流程复杂、效率低下的问题,适应了互联网时代快速决策、快速响应的企业运营要求。

从员工在线申请、预算控制到主管审批后,下单、收货、收发支付整个环节都在线上完成,真正实现P2P(从采购到支付)采购流程。而且,在完成线上交易的同时,交易帐、财务会计账、税务账也都能自动产生,大量经营数据让财务数据分析更加准确。在管理会计和全面预算管理指导下的风险管控也得到了加强。集团企业不必非要派人去分子公司才能实现赋能和监管的目的,只需要按照一定规则,把分子公司的采购、商旅和财税系统纳入到共享平台上来,就能形成集团和分子公司,既相互支持,又相互协同的平衡关系。

共享中心模式让企业决策者看到了一种新的业务拓展模式,让企业在新增业务板块的同时,共享中心已经具备的能力可以充分为新兴业务板块赋能,显著降低新增业务板块的成本增长幅度,为企业迅速开展新业务提供了系统性的服务能力的同时,不至于让新增成本的线性增长,消耗掉来之不易的利润增长空间。

同时,集约化、规模化和国际化是企业集团面临的挑战,加强财务预测、分析、控制与决策能力是必然要求,充分利用数字技术的管理会计信息化能够帮助企业进行分析管理,以利于经营管理者做出更加准确的判断,提高竞争能力。业财税共享不仅解决核算成本降低问题,更是通过与业务整合,实现系统之间的联系和数据集中共享。

无论是财务部门还是IT部门推动,企业财务共享中心建设必然处在从无到有、不断优化升级的过程中。业财税共享本身就是数字技术推动的结果,也是企业数字化转型的重要内容,甚至是推动企业数字化转型的进程。推动两者相辅相成,协同发展是包括财务和IT部门在内的企业管理层的重要工作。

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