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财务共享服务模式下的总账流程设计

财务共享中心的业务处理流程主要包括总账管理、应付账款管理、应收账款管理、资产管理、成本管理、现金管理、费用报销管理等业务流程。

在这些流程中,又以总账管理、应付账款、应收账款、费用报销最为核心。这是企业实施最多的业务。这些与业务本身高度标准化,且有大量同质业务支撑的特点相一致。

本文以元年的总账业务流程解决方案为例,解析总账业务流程的设计路径。

总账业务流程

总账及报告共享业务需求主要有六点,一是对系统自动凭证和手工凭证进行审核、记账;二是月末计提、摊销、结转记账凭证的制作、审核、记账;三是结账;四是编制会计报表;五是对会计档案进行管理。

基于此,总账业务的流程范围一般包括凭证管理,费用预提、冲销与摊销,工资薪酬、关账、报表几个主流程,每个主流程下面又包括几个子流程,如凭证管理下包括系统凭证生成和手工凭证生成两个子流程;工资薪酬下包括工资薪酬计提、工资薪酬支付、工资薪酬冲销三个子流程;报表流程包括单体报表生成、合并报表生成和管理报表生成三个子流程。


总账及报告共享业务模块功能

流程设计的原则

元年认为,总账及报表业务在流程设计中应遵循七大原则,具体为:

第一,财务核算共享中心设置总账组、单体及税务报表组及汇总及合并报表组,并按法人进行工作分工;

第二,账务处理应遵循GL-1 凭证管理进行操作,不允许直接登陆ERP 总账模块系统进行记账;

第三,财务人员填写报账单时,应提供真实、完整、与报账内容相符且符合公司会计核算制度的原始支持性附件,原始支持性附件分为纸质文档和电子文档,若只涉及电子文档的,财务人员将电子文档上载(以添加附件的形式或通过影响系统管理),若除电子文档还涉及纸质文档的,如领导审批签字表等,则财务人员先获取纸质文档的电子版本(包括照片、扫描等)上载(以添加附件的形式或通过影响系统管理),电子文件必须清晰可见且与纸质附件一致;

第四,更正凭证通过总账报账单的调账类实现,原则上是先将已入账的错误凭证通过总账报账单冲销,再根据调账类总账报账单的正确报账信息重新记账;

第五,总账报账单、预提费用报账单、工资薪酬计提报账单以及工资薪酬报账单必须得到恰当的授权审批(走相应的审批流程);报账人与记账人的职责分离,由共享中心财务会计提报的报账单,须由另一名财务会计记账;共享中心总账组每月先冲销上月预提的费用(比如每月25 日),然后再开始处理各公司当月提报的预提费用报账单(如从26 日起),并在月底结账前完成预提(比如28 日);

第六,财务共享中心的关账流程应严格依照下发的关账清单执行;ERP- 总账模块财务账期一旦关闭,一般不允许打开进行调账;

第七,当地人力资源部门负责发起和填报工资薪酬计提报账单和工资薪酬报账单。

流程梳理

一般而言,财务共享服务模式下总账业务各流程的具体流程步骤如下:

在凭证管理流程中,系统凭证生成流程的主要步骤包括业务人员操作系统自动生成总账凭证、共享中心财务会计操作系统自动生成总账凭证以及档案归档流程。手工凭证生成流程主要包括填写、提交总账报账单,审核总账报账单并入账。

在费用预提、冲销及摊销流程中,费用预提流程包括月末准备费用预提申请材料、各级责任人审核费用预提申请材料、编制预提费用明细表、填写并提交预提费用报账单、审核入账;预提费用冲销流程包括月初查询预提费用台账、预提费用冲销处理;费用摊销流程包括费用报销、月末查询摊销费用台账、待摊费用摊销处理。

在工资薪酬流程中,工资薪酬计提流程包括提报工资薪酬计提报账单、责任人审批和财务审核并入账;工资薪酬支付流程包括计算工资、个税、保险,计算并填写相关补助表、审核补助表、导入相关补助表、制作工资发放明细表、填写工资薪酬报账单、各级责任人审核工资薪酬报账单、财务审核并入账流程;工资薪酬冲销流程包括提供工资发放明细表,比较工资薪酬计提与发放差异、填写总账报账单和进行工资薪酬差异调整账务处理。

在关账流程中,下发关账清单流程包括下发关账清单、审核关账清单、下发关账清单至各分子公司相关组;关账流程包括检查物流账关账事项、关物流账、结转成本、确认本月业务处理完毕、关税务账和总账、开启次月期间等步骤。

在报表流程中,单体报表生成包括获取基础数据、编制财报及附表、组长审核财报及附表;合并报表生成包括收集单体报表及调整项、编制合并报表、各级责任人审核合并报表;管理报表生成包括收集基础数据、编制管理报表、各级责任人审核管理报表等步骤。

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