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智能共享如何升级财务价值?

自从调入集团财务共享中心,小王时常向同事自嘲:现在,我是办公设备升级,个人价值降级!

小王本是东方电子公司的财务人员。三个月前,集团财务共享中心建设完毕,他随即被调入其中,负责费用报销业务的处理。

从此,他的工作日常大致是这样的:

面前两台电脑。左侧屏幕显示员工差旅费用报销单,右侧屏幕则是对应业务的扫描件。小王的眼睛不时在两块屏幕间逡巡,核对信息无误后,按下审核通过按键。每天,这几个简单的动作他都要重复不下几百次。

电脑由一台升级为两台是小王所说的办公设备升级。而工作时间被审单这类琐碎、乏味和不增值的机械化体力劳动填满,则是小王口中的个人价值降级。他感觉,共享中心不过是将集团旗下30多家公司的财务会计工作集中到一起处理了,工作流程和过去并无太大变化。但分工的细化、作业的标准化,令他和同事们都陡然间从一名名办公室白领降格成了流水线上的蓝领工人。这时常令他联想到曾曝出员工跳楼丑闻的富士康。“再干下去我肯定废了!”在小王心中,辞职的念头似乎越来越强烈……

如今,越来越多的中国企业已经建立了财务共享中心,基于标准化、流水线的作业模式对财务会计工作进行集中式处理。很多企业笃定财务共享能带来组织变革和财务转型,同时,还有很多企业将其作为强化管控的有力工具并寄予厚望。

然而,“理想很丰满,现实很骨感”。财务共享中心在实际应用中屡屡成效不达预期,令一些企业进退维谷。

传统财务共享的本质

与东方集团一样,一些大型集团企业发现,建立了财务共享中心后,各分子公司的财务团队并未获得多大解放,仍在做着大量基础财务核算工作,如固定资产监盘、纳税申报、财务初审等。业务财务和战略财务难以实现,期待中的财务转型迟迟没有到来。同时,尽管财务共享中心通过财务会计的集中化处理,在一定程度上提高了效率、减少了人力,但这种流水线的作业方式将人员机器化,忽略了人的价值需求和情感需求。在日复一日高强度、枯燥琐碎、无价值的工作下,共享中心普遍人员招人难、且人员流失严重。对于管理层而言,基础核算是分散在各地低效率工作,还是集中一地高效率完成,往往不是其关注的重点。管理层更为关注的是,财务共享是否从整体上促进了财务工作,推动了财务转型。显然,现实往往与预期相差甚远。

究竟是什么原因造成财务共享中心总是难以达到预期价值呢?

这就要从财务共享的本质说起。追根溯源,财务共享服务是经济发展缓慢和全球化扩张的产物。追溯其背后的逻辑,一是英国经济学家亚当?斯密在《国富论》中提出的“分工提高劳动生产率”。二是上世纪20世纪初福特汽车创始人美国人亨利?福特在汽车生产中率先引入的“流水线”作业方式。两者的根本都在于分工所带来的劳动生产率的提高,以及规模经济所带来的成本降低。可见,财务共享的本源在于通过将“流水线”作业引入财务工作中,实现对原本分散的、重复的、可标准化的记账、算账工作的集中式处理,从而控制成本、提升效率。尽管在这一过程中,企业的财务组织、财务工作场地和财务工作方式都随之会发生一些变革。但这些变革并未触及财务工作的流程,也未从根本上改变传统财务管理模式。换言之,传统财务共享服务中心只是将流水线作业模式引入财务工作中,以人员机器化为代价,实现了简单的操作集中或者人员集中办公。

那么,是财务共享言过其实了吗?

传统财务模式的痼疾

或许,问题并不仅仅出在财务共享本身。

如前文所述,传统财务共享模式的本质是对财务会计工作的集中化处理,并不改变财务工作的流程。换言之,传统财务共享模式是基于传统财务模式下的财务集中处理。不幸的是,由于传统财务模式存在三大痼疾,这导致传统财务共享的价值注定寥寥。

传统财务模式下,财务流程和交易分离,导致大量冗余的流程环节。

以费用管控为例,很多企业为了实现流程管控,设计了诸多控制流程,事前预算申请的流程与交易是脱节的,它只是为了保证预算能够正确使用,通过事前申请预算,增加了一个审批流程。当交易发生后,不管是业务人员、审批领导还是财务人员,大家都必须重复做很多事后工作,导致管理低效且高成本。

传统财务模式下,财务处理时间滞后,财务信息无法及时反映环境变化,无法满足使用者实时决策的需求。

一方面,财务会计按权责发生制的要求确认损益,凭发票入账,业务发生和业务入账分离,财务处理在时间上滞后于业务活动,导致财务会计提供的信息是历史性的,缺乏前瞻性,无法满足使用者的需要;另一方面,财务会计依据会计分期假设的要求,定期产出并传递信息。在充分的市场竞争中,财务会计信息传递的时间固定性与决策的及时性产生了巨大的矛盾。

传统财务模式下,财务信息支撑体系存在问题,财务信息片面、失真,无法满足业务管理需求。

从本质上来说,传统财务是准则导向、披露导向,不是业务导向、管理导向,ERP系统主要为流程操作服务,带来两个问题:一是财务信息客观但未必真实。财务记账以发票内容为主体,但发票无法反映业务的本质。财务数据与业务实质脱离。这些都导致ERP财务信息失真,口径无法满足管理需求。二是财务信息为单一化的货币计量信息,而非企业综合性的全面经济信息。货币计量的信息固然具有一定的综合性,但非货币性信息对管理往往至关重要。

互联网+时代,很多企业在业务端已经应用了线上线下融合的新思想,但财务采购支撑体系还是采用以发票到位后的事后处理为核心的传统模式,显然已无法匹配前端快速响应的管理要求。而传统财务共享架构于传统财务模式之下,自然也就难逃“核算脱节、共享落伍,管会滞后”的宿命。

如果无法跳出传统财务处理的思路,即使叠加最先进的人工智能和大数据技术,财务共享的价值也顶多是将流程从10天缩短为6天,将数据准确度从50%提升到60%,无法从根本上解决问题。

智能共享的本质

似乎我们遭遇了空前的难题。如果是传统财务模式出了问题,惟一的出路大概就是创造新模式了!

财务领域的新模式来自哪里?答案还是财务共享。不过,这个共享不再是以财务会计为核心、将手工流程照搬过来的财务共享。而是在人工智能、大数据、云计算、流程自动化等新技术支撑下,跳出传统财务处理思路的全新的智能共享服务中心。一言以蔽之,我们需要舍弃传统的、将人员集中在一起开展流水线式工业化生产的工厂,转而建立一个智能化的无人工厂,就是智能共享中心。

智能共享中心是传统财务共享在互联网+时代的革命性换代产物。其本质是基于新一代的信息技术,实现对企业更广泛业务(从记账、算账到报账、采购、税务等)的数字化,并对企业财务体系、业务流程、商业模式进行颠覆和升级。

智能共享平台包括了传统财务共享平台的所有模块:从费用管理、资金管理、应收、应付、总账管理、预算执行等核心模块,到一系列运营支持体系以及底层基础平台。同时,它将共享从传统财务会计的记账算账领域向业务端进行延伸,包括了传统财务共享平台之外的创新模块,比如商旅共享系统、采购共享系统和税务共享系统。

基于这个全新的智能共享中心,企业得以回归以交易管理为核心的企业运营本质。一方面,向前打通财务和交易,利用互联网开放和连接的功能,与交易的合作伙伴、客户、供应商的数据和流程打通整合;另一方面,向后支撑管理,让企业业务流程的主线支撑管理会计信息,让管理会计信息基于交易数据实时产生。

智能共享颠覆传统财务

智能共享中心从深层次上颠覆了传统财务模式,具体表现为:

1、实现财务流程自动化

财务共享中心集中了海量结构化、规则导向、可重复的工作任务,这些工作的技术含量低,却耗费了财务人员大量的精力和体力。

例如在财务结算流程中,经常会有十几个,甚至上百个需要执行的小任务,并且每项任务之间环环相扣,密不可分,完成一个任务才能开始下一个任务。另一方面,又在在发票问题上面临着极大又繁琐的工作量,并且需要进行长时间的复核工作,以防出现作业失误的情况。

基于智能共享中心的机器人流程自动化(Robotics Process Automation)系统,企业可以将传统财务共享中心最枯燥的工作自动化、机器人化处理,重构和削减大量财务流程。

具体来说,资金收付、自动纳税申报、自动对账清账、表单审核、发票处理、报表自动化、工资核算、费用报销审核、凭证打印、业财数据传递、数据智能采集(OCR、语音录入)、主数据维护等基础体力性工作均可由RPA全天24小时自动化完成。

2、实现财务处理电商化、数字化

如果说应用RPA实现了传统财务流程的标准化和自动化处理,那么,电商化的应用则使智能共享实现了对传统财务流程的再造和颠覆。

基于智能共享平台,企业可搭建在线“消费商城”,将差旅服务(携程、艺龙等)、办公用品(京东、国美等)、公务用车(滴滴、神州等)、大宗采购以及内部资源采购“互联网化”,并与共享服务平台紧密集成,实现企业消费业务和采购业务对供应商的直接自动化结算。同时,基于电子发票信息,打通税务数据与交易的关联,实现自动化的会计核算。

在商旅共享系统中,企业可实现对差旅行为的事前管控,实现过程的透明化和自动化对账、结算,消灭报销,解放财务;在采购共享系统中,企业基于采购的“互联网化”,打破了原有以基层单位为边界的业务内部循环,大大提高采购业务管理的集约化程度,达到“一点结算、一点支付、一点核算”;税务共享系统可以全面支持发票管理、纳税和自动申报,大数据税务风险及筹划,可实现税务数据信息的大集中,达到“一点开票、一点算税、一点看税”。

基于智能共享平台,企业得以将外部的供应商、客户、分销商、经销商、工商、税务和内部的人财物等资源配置纳入到一起,打通内外、连接内外,回归交易管理为核心的企业运营本质,颠覆和重构传统财务处理流程,实现交易透明化、流程自动化和数据真实化。其本质是实现了财务处理的数字化。

3、实现数据资产化

舍恩伯格在《大数据时代》一书中提到:“虽然数据还没有被列入企业的资产负债表,但这只是一个时间问题。”

不是所有的数据都可称为资产。从财务上对资产的定义来看,资产是指由企业过去经营交易或各项事项形成的,由企业拥有或控制的,预期会给企业带来经济利益的资源。类比资产的定义,我们可以给数据资产做一个初步的简要定义:数据资产是企业拥有或控制,能带来未来经济利益的数据资源。

企业在日常经营中会产生大量数据。过去,这些数据以杂乱无序、口径不一的状态隐没在数据坟墓中。数据质量参差不齐,数据价值难以被挖掘和释放,这样的数据很难被称为是数据资产。而如今,基于智能共享中心,企业能够从交易源头上实时获取到内部各单位和外部供应商、客户等真实、完整、准确、口径一致的财务和业务热数据。这些质优价廉的数据通过数据捕获、数据智能解析、数据挖掘、数据治理、数据可视化展现等技术,可以成为清晰有序、有条理、有脉络的数据。企业即使不通过买卖这些数据直接获益,但可以通过运营和管理这些数据获利。

具体而言,企业可以将共享中心获取的交易端热数据实时地写入管理平台的多维数据库中。管理层不仅可以基于这些数据进行战略、经营管理决策,而且可以基于这些数据形成可视化的分析报表,实时地对不同业务场景进行指导、控制业务风险,支撑业务发展。

举个例子,在用户访问淘宝、京东时,这些电商平台会实时记录用户的访问记录并将其传输至后台。后台会快速对这些热数据进行大数据分析,并反馈回前台界面,实时为用户进行个性化的商品推荐,帮助精准引流、促成更多交易。这是当前技术下热数据赋能业务的典型场景。而基于智能共享平台,我们同样可以对业务热数据进行实时记录和传输,并基于大数据分析为业务端提供场景化、可视化的业务分析报告,让数据真正为业务赋能。当数据能够为企业带来经济利益时,它的价值不可估量。

4、实现管理智能化

既然是智能共享中心,智能化必定是其题中应有之意。

随着人工智能的深度发展,机器学习、嵌入式分析、数字助手、语音识别、图像识别等智能化技术纷纷落地共享系统,系统变得越来越“聪明”。

如果将工作的场地切换到智能共享中心,本文第一部分故事中的小王一定不需要忍受无穷无尽的审单折磨。因为,应用了智能审单扫描技术的共享系统,可以如人眼一般“会看”。

当我们对一张发票进行OCR扫描,系统会将我们关注的信息导入相关的台账,并对这些信息逐一进行验证。如果这时我们重复扫描这张发票,系统就会发出预警。而如果我们扫描一张其他公司的发票,系统拍照后就会迅速报警,告知这张发票不属于本公司,无法进行验证。而即使我们拿来一堆五花八门的国外差旅发票考验系统,只要此前员工差旅行为的过程完整合规,系统就可快速完成对员工差旅行为所有信息的智能化对应,在此基础上轻松完成各国票据结构化信息的不同维度的智能审单扫描,并帮助员工完成智能填单。

系统可以如人耳一般“会听”。未来的某一天,你或许会与共享中心的智能化数字助手“小元”展开类似的对话。“小元,你能按公司审核制度,帮我从这几万笔报销单里面找出有问题的报销单吗?”小元秒回:“老铁,这里是你要的这批有问题的报销单列表,我可以快速通过邮件、微信等方式推送给你。”

系统可以如人脑一般“会思考”。如果你担心项目合同付款跟踪信息、供应商付款信息、客户开票回款信息的有误,你可以安排系统快速通过移动化的方式实时开展健康体检,实时发现指标异常,并层层追溯直至找到问题根源。

系统还可以如人类一般“会学习”。基于知识图谱的智能财务规则引擎在共享系统中意义重大,它使我们可以基于财务知识图谱和专家系统中预置的常识和通用规则,直观地快速创建规则。例如,当管理者发现项目分摊有问题,可以立即创建一条新的单据控制规则,并用自然语言处理的方式告知系统。系统会自动识别创建并保存这一规则。当员工再次提交单据时,就会收到新规则的提示。利用知识图谱,通过语音交互,管理层能够实时自定义规则,而系统也能够理解管理意图,企业的管控更加智能化……

大浪将至。麦肯锡在对全球800多种职业所涵盖的2000多项工作内容进行分析后发现,全球约50%的工作内容可以通过改进现有技术实现自动化。如果这一切成真,我们的财务行业,1400名财务人员将面临怎样的际遇?

如今,一场由智能化引领的财务共享升级之路已经开启。企业财务体系完全可以借助智能共享中心实现业财税一体化,为管理会计落地和企业数据采集、校验开启全新的模式。

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