搜索
电话
400-680-2995
  
业财税共享
首页>业财税共享
消灭报销的“利器”——商旅平台+财务共享
发布时间:2018-08-07 13:09:41

财务ERP系统的出现,虽然缩短了单据审批时间,但不足以改变流程复杂、时间成本高的现状。

差旅报销是公司员工与财务人员接触最多的事由,也是经久不衰的槽点。传统财务报销模式下,员工要先垫付差旅费,再找领导签字,最后到财务部报账,不仅消耗大量的时间成本及人工成本,还容易出现发票造假行为。

为了实现对报销的管控、杜绝假票行为,企业采用了很多方式,比如增加审核人员、增设流程等。即便公司配有专门的出纳或订票专员,财务报销审批流程复杂、结算付款时间长等问题依然存在,饱受领导和员工诟病。财务ERP系统的出现,虽然缩短了单据审批时间,但不足以改变流程复杂、时间成本高的现状。

商旅平台+财务共享”模式应运而生

随着云计算与大数据技术的飞速发展,将其应用于企业运营的全过程、全流程成为一种趋势。

一方面,云计算对企业信息化快速发展具有推动作用,不仅为企业提供安全可靠的数据存储中心,而且能够实现不同设备间的数据与应用共享;

另一方面,随着电子商务以及新零售的兴起与发展,B2B2G模式下财务共享平台的不断成熟完善,一批业内领先的大型集团企业开始打破“企业围墙”,将外部的供应商与客户纳入到企业内部管理系统中来。

随着电商技术的成熟与普及,财务共享服务中心作为信息化平台,与集合了众多优质电商的商旅平台进行集成,实现财务共享的数据规范、采集高效、自动处理和智能输出,规范、优化了财务运作与业务运营流程,“商旅平台+财务共享”模式应运而生。

通过互联网化改造,整合“线上+线下”资源与数据,“商旅平台+财务共享”将差旅申请、预算控制、审批、下单、记账、结算全流程打通,形成完整的闭环。在这个过程中,系统实时记录的大量的详实数据(既包括详细的订单交易数据,也包括会计记账数据,还有详实的发票全票面信息),是企业重要的大数据资产,也是企业风险识别监控的重要依据。

相对于OA系统,商旅消费平台重在对企业制度下费用预算进行管控,在同一系统内完成各类差旅产品的采购,帮助企业更好地进行预算规划。

商旅平台的应用,实现了企业无纸化办公的同时,还节约了成本。

一方面,省去了员工的报销工作量,免去垫付之忧;另一方面,减少了财务人员的重复机械劳动。此外,企业管理者能够更有效地管理员工因公事务的花费,实时监测公司的公务支出,使财务监管更加透明,有效降低了企业财务管理成本。

相对于OA系统,商旅消费平台重在对企业制度下费用预算进行管控,在同一系统内完成各类差旅产品的采购,帮助企业更好地进行预算规划。商旅平台通过对企业内部差旅政策及流程梳理,设置审批流,提高了差旅的透明度,实现了费用标准控制落地。

通过与标准电商平台合作,商旅平台统一预订,解决了传统差旅预订存在的弊端,实现了与企业内部业务审批、财务报销流程无缝对接。

商旅流程

1.差旅预订

商旅消费平台业务包括预订机票、车票、船票、酒店、打车等,集成了与企业日常消费息息相关的功能。通过与标准电商平台合作,商旅平台统一预订,解决了传统差旅预订存在的弊端,实现了与企业内部业务审批、财务报销流程无缝对接。

2.采购与审批流程

商旅消费平台采用平台采购、平台付款、生成凭证模式。以机票订购为例,出差申请人在界面填写出差申请单,选择出行航班。订单受企业的预算控制和采购标准控制,如果订单金额超标,界面提示是否需要特殊审批,选择“是”,则启动审批流;选择“否”,则回到机票查询界面。不超标准不超预算的订单,校验是否有票,系统自动出票,预算冻结,企业钱包支付本单费用,申请人会收到短信和微信通知。产生的消费记录次日自动导入到个人消费记录内,每一项消费记录都会进行费用分摊,将费用归属到指定部门、项目,准确合理。利用差旅政策规则与费用事前控制,平台对员工在线消费实行事前控制,加强了管控效果。另外,系统支持碎片化审批,多条线平行审核,缩短了流程,提高了审批效率。

3.财务结算

在费用报销方面,系统采取自动结算模式。出票成功则视为订单完成,执行预算扣减。交易发生后,供应商与企业统一结算账款(预存、月结),无需员工垫付。结算时,系统内已记账的订单自动生成清单,进行订单状态的核对。供应商在系统内核对清单、开具发票,平台通过与税务平台的数据对接,自动获取发票全票面信息。在全新的业务财务一体化体系下,订单、发票数据以全数字化形式记录在系统中,消除了大量人工作业。统一预订与结算,不仅方便了员工,还省去了出纳或是订票专员碎片化处理支付订单的时间,节约了成本。

4.对账核算

商旅消费平台实时在线管理,差旅支出一目了然。 系统自动选择对账公司、供应商、消费类型、对账期间,触发自动对账功能进行自动对账;确认订单号、订单日期、供应商、订票人、乘机人、金额、航班、状态一致的,对账成功,订单状态达到制证指定状态 时自动生成凭证。另外,平台能够及时导出会计凭证及付款凭证,将报销与记账连接,彻底打通了企业费用管理的最后一环,避免了财务会计重复繁琐的记账工作。

5.管理报告

商旅消费平台除了统计个人费用,还会统计财务口径的费用科目,以及业务口径的部门费用、项目费用等。利用大数据,借助交易、对账、发票、付款等一系列流程环节,系统将采集到的数据,通过管理维度进行归集、展示,生成四套账:资源账、管理账、会计账、监管账,供会计、财务经理、财务总监、企业管理者等相关人员查看。 利用人工智能、发票电子化等技术手段,商旅消费平台作为电商化平台,可以与多家电商合作,对传统消费采购和财务流程进行再造,颠覆了企业传统报销模式,真正实现了对企业差旅费用等支出的有效管控。

在全新的业务财务一体化体系下,订单、发票数据以全数字化形式记录在系统中,消除了大量人工作业。

相关联页面