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共享模式下的资金管理

从企业集团业务发生到财务入账、支付、凭证归档的整个过程中,资金管理业务是财务共享服务中心整体业务范围的最主要内容之一。

企业管理的核心在于财务管理,财务管理的核心则在于资金管理,这决定了资金管理在企业财务共享中心中占有核心位置。从企业集团业务发生到财务入账、支付、凭证归档的整个过程中,资金管理业务是财务共享服务中心整体业务范围的最主要内容之一。

得益于信息技术的快速进步以及互联网金融模式的日益成熟,企业资金管理模式正在发生深刻变化,企业资金收付管理流程不断优化,企业资金管理日渐可视、可控。技术的快速进步,正在对共享模式下的资金管理,在功能实现上提供越来越多的可能性。

在企业共享平台中,资金计划管理和资金结算是企业资金管理系统自动化程度比较高的两个功能模块,而银企直联、资金自动对账等技术在结算共享等模块中的运用,充分体现了信息技术进步对于企业资金管理所产生的影响。

资金计划管理

资金计划管理功能是资金管理平台不可或缺的重要功能,它主要提供资金计划上报、资金计划审批、资金计划配置、资金计划分解等系统功能。资金计划模块通过和预算管理系统关联,可获取企业年度、月度资金计划数,便于集团管理层了解整个集团层面或者下属二级单位或部门在未来一段时间的资金收付情况,以及时在系统外作出管理决策;通过和网络报销系统和ERP核算系统的关联,可获取资金计划实际执行数,完成对企业每一笔业务、每一笔资金的填报、控制、发生、记录等全过程的跟踪,实现“事中控制”;通过资金计划的分析和预警,完成对资金来源和资金使用情况的多角度分析,帮助企业提升决策能力,增强企业竞争力。

以某饲料企业为例,资金计划是该企业资金头寸安排的重要依据,计划的准确性、及时性有利于集团资金成本最小化、收益最大化。在财务共享项目启动之前,该企业一直致力于将周计划与日计划结合的方式从线下搬到线上,但碍于企业原有的资金系统无法很好地支撑,一直未彻底解决此问题。在元年科技介入以后,对共享项目进行了探索创新,很好地解决了资金计划过程管理与考核的难点。主要表现在以下几点。

一是以周计划、日计划为管理手段,贯穿资金计划全循环:编制—审批—执行—调整—反馈,实现计划申报、审批、执行的时间性标准统一。

二是适应实际业务场景的复杂性。项目组通过众多场景(资金不足、单据调整、采购集中支付三大场景)讨论分析设计形成业务方案,针对集团计划调减、需求方计划追加系统化解决方法。

三是资金计划与资金支付的关系得到很好的解决。共享结算组可以完全根据资金计划付款,很好解决了共享结算组人控及执行的操作性风险。

四是提供资金计划的事后偏差率分析信息,实现资金计划偏差率评估标准的统一。

资金结算

资金结算(包括对外结算与对内结算)是财务日常工作的重要内容之一,在财务共享服务模式下,企业通常采取统筹资金计划、集中结算的资金结算方式。资金结算是企业自动化程度较高的财务流程之一。

我们以应付流程为例,应付流程是共享服务中实施最为普遍的业务流程,这与其自身高度标准化,且有大量业务量支撑的特点相一致。应付流程主要解决面向公司内外部供应商的费用报销及货款或服务支付。以采购结算共享为例,在传统模式下,通常一个完整的应付账款流程是:采购部门根据业务规划制定相应的采购计划→采购部门根据采购计划,选择供应商→确定供应商和采购物品型号等信息后,采购部门与供应商签订购销合同→供应商根据购销合同内容,及时将货品发出→物控部门收到货品后,及时验收并进行入库操作→物控部门将相应入库资料扫描上传至业务系统内→业务系统内信息传送至财务系统后,财务部门根据影像资料进行审核,并在财务系统内登记入库明细资料→财务部门在财务系统内根据入库明细资料,编制相应应付台账→采购部门向供应商索取发票→取到发票后,采购部门提交付款申请→总经理室对付款申请进行审批→审核通过后,由财务部门对付款信息进行审核,确认无误后进行支付处理。

随着技术手段的逐渐成熟,企业的上述采购结算流程正在变得日益自动化和智能化。当下企业通常会在财务共享服务中心或者费用管理系统之上搭建企业商城,企业在采购时,商城内不仅有京东、苏宁等标准电商平台,也支持接入企业通过招标确定的材料、服务等私有供应商。供应商把商品和服务按协议价格发布在商城上,企业经过比价选择、预算审批等完成下订单等环节。此时,订单会按物资提供方自动分解并分发,到货签收或者服务确认时会按规则自动确认接收。

在此模式下,资金的结算模式也是自动的。结算时,系统按结算对象和结算规则自动生成结算单,自动进行订单状态的核对。供应商在系统内核对清单、开具发票,平台通过与税务平台的数据对接,自动获取发票全票面信息。系统同时会将付款信息转换为符合网络银行接口标准的支付数据,通过网络银行或银企互联的方式完成支付。(见图1)

图1:新模式下采购结算流程

在企业结算过程中,通常还会遇到信息出错重复支付、紧急支付等情况。

再以上述提及的饲料企业为例,该企业将日常及特殊场景相结合,适用正向及逆向多种付款场景,支持日常资金支付的自动化应用。(见图2)

图2:某饲料企业日常及特殊场景下资金支付的自动化应用流程

对于付款类业务,该企业财务共享项目的资金支付是通过生成支付建议推送至企业原有的资金系统,由资金系统统一支付。财务共享系统起到了一个事前控制、事后跟踪的作用。付款建议单与资金系统相互映射配置,使得支付建议不仅能满足该企业对资金计划管理的要求,同时也能满足资金系统支付的场景。

由于该企业资金类映射较为复杂,在项目前期测试中,频繁出现因资金类映射缺失或有误导致的支付建议未生成等情况。为解决该问题,财务共享项目组做了以下工作:一是当单据最后一个审批环节提交单据,被提示因无法生成支付建议;二是单据无法提交时,系统会自动通知系统管理员及申请人;三是处理完毕后,系统管理人通知最后环节审批人再次进行提交,生成支付建议继续资金支付流程。

这样的处理方式,既减少了产生无效支付建议的机会,同时又能保证单据无需反复签核,提升效率,还可以自动、及时提醒系统管理员能及时了解问题,缩短响应时间。

此外,该企业还会经常出现一些紧急付款申请流程。由于这些流程针对特定业务,既要保证资金支付的及时,同时也要保证企业的审批授权、风险控制的执行,为此项目组进行了以下创新:

其一,紧急付款流程被发起后,会自动将信息记录在紧急付款台账,便于管理人员随时了解紧急付款情况;

其二,共享财务人员在审批单据时,需及时在紧急付款台账上登记原单据号,保存后,系统将原单据的付款类型自动改为“ 后补不付款”,原单据仍继续签核,生成支付建议,但资金系统不再支付;

其三,共享财务人员需在原单据审批完毕后将单据状态、完结日期在紧急付款台账登记,形成对整个流程的全面记录,便于发现异常,及时管控风险。

而在信息出错重付流程上,为简化信息出错重付的流程、改善客户体验、保证资金安全,该企业对信息出错流程进行了创新:

其一,重新设计信息出错重付审批单,单据在资金支付台账界面,通过选择单据进行发起,对发起条件进行限制(支付失败、支付成功、传递资金系统失败),并且一条建议仅能被触发一次,保证资金安全;

其二,信息出错重付审批单被发出后,信息自动复制所选单据的付款信息到表单明细区,使流程审批人员能够对付款信息变更前后的内容一目了然;付款区通过权限控制申请人可变更付款信息,既保证能满足业务实现,也尽可能地降低风险;

其三,信息出错重付审批单在填写过程中,对付款区增加了是否有信息被变更的校验,减少误操作。

信息出错重付的深入应用,取代了原来的手工发起功能,很好解决了退回重付的收款凭证入账问题。

银企互联

银企互联的实现通常是财务共享服务对资金结算的基本技术要求。在企业常见的付款方式(如柜台转账付款、网银付款和银企互联付款等)中,银企互联付款也是最为便捷的模式。

从本质上来看,银企互联系统就是将网上银行系统和企业的财务软件系统相联接,从而在封闭通道中进行支付数据交互。企业财务共享服务中心的银企互联系统,包括银行账户管理、资金转拨管理以及快捷的银行支付管理等功能。

银企互联系统包括两种模式,银企直连和银企互联。银企直连是由企业提供ERP系统的接口标准,银行配合企业客户ERP系统进行接口的接入。银企互联指的是由银行提供标准接口给企业,企业按照银行提供的接口标准进行接入。

银企互联系统的实施过程中,重点关注支付信息的可靠性。为配合系统实施,通常需要在网络报账或其他前端系统中存储员工及供应商银行账号信息,一旦前端业务处理环节确定,出纳环节就不可更改,以确保资金安全。

此外,银企互联系统需要和银行签订协议,并在其配合下进行系统实现,因此,系统实施前需谨慎选择一家或多家合作银行,而且在进行洽谈时,需重点关注支付手续费、接口方式以及是否能够和银行数据交互。如能进行数据交互,还可以实现与银行间的自动对账等高端功能。

银企互联解决的是企业到银行之间信息传递的问题,实现了企业和银行双方不落地的数据交互,和高效的支付数据提交、处理、反馈的整个过程,交易数据通过系统间的有效传递,使企业集团账户数据更加透明、收付过程有效缩短,资金流向更加精确,同时也不断提高企业集团内外部客户的满意度。另外由于截断了人为干预的渠道,资金支付风险得到有效的控制。

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