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基于财务共享模式的企业全面预算管理

一、全面预算管理的发展及问题

预算管理是中国企业应用最广泛的管理会计工具,并已经有越来越多的企业已经或正在构建全面预算管理系统。作为企业规划和控制的首要工具,全面预算管理在企业合理配置资源、确保战略落地等方面发挥着重要作用。然而,伴随着预算管理的应用,针对其有效性的各种诟病也从未停止过。

著名的通用电气公司的CEO杰克·韦尔奇就是预算管理的彻底否定者,他毫不留情地指出:“预算已经成为了美国公司的毒瘤,它根本不应该存在。”而企业家比尔·科林则指责道:“预算对于我们能否完成任务起不了任何作用。”

预算管理为何会受到如此众多的质疑?笔者认为,这主要是由传统财务模式所带来的全面预算管理的两大弱点所决定的。

一方面,预算编制的依据不足,编制质量不高。企业预算的编制基本都是基于历史数据分析得出的。同时,预算编制时下一年度各项经营还未实际开展。因此,各部门在做年度预算时,总是拼命地为自己留余地。这种博弈一方面带来了部门间的不信任,另一方面容易造成预算结果失真,大大降低预算的价值。

另一方面,预算难以有效执行。全面预算管理是包括预算目标制定与分解、预算编制、预算控制、预算考核与评价等流程在内的闭环系统。然而,当前企业的预算系统往往只能实现预算编制功能,难以进行预算控制。在企业信息系统中,预算数据往往只孤立地存在于预算系统和核算系统中,预算执行情况只有财务人员知道,且多数时候财务人员只有在核算系统中做账时才知道预算执行情况。即使一些企业使用了费控系统并将其与预算系统和核算系统进行了对接,但也只能对费用类科目的预算执行情况进行控制,无法涵盖企业的全面预算。

二、基于财务共享的全面预算管理及应用案例

针对以上现象,基于财务共享的全面预算管理可以解决上述预算管理中的常见问题。财务共享平台不仅可以加强预算编制的准确性,推动预算执行更加有效,还有助于预算分析考核更加公平合理。财务共享平台与预算平台系统的关系如图1所示。

图 1:财务共享平台与预算平台的系统关系

Y公司在建设企业的财务共享中心时,对企业的业务流程和核算规则进行了全面的优化和梳理,为企业的预算编制提供了结构清晰、逻辑科学、准确高效的数据基础。在预算控制中,Y公司依据人员部门、业务类别、业务金额等不同维度在共享平台中将预算控制的流程分为两类:一类是先审批后执行。

(一)预算的编制

在财务共享平台的建设过程中,Y公司对公司的业务流程进行了全面的梳理和优化。针对共享业务,Y公司制定了集团内统一的会计核算规则和数据存储标准,为集团的预算编制提供了统一的标准和数据基础。此外,优化后的业务流程和统一的会计核算标准,使得公司的业务数据和财务数据高效一体化,财务数据和业务数据之间的勾稽关系得以强化,公司的预算编制更加可靠。财务业务数据的一体化不仅提高了预算编制的科学性,也为后续的预算分析和控制提供了良好的基础。

(二)预算的事前控制

在业务发生前,相关人员在系统中填写费用报销申请单、差旅费报销单或采购申请单(采购业务)等,必须先进行预算或事项申请,申请审批通过后,才能发起后续的借款及报销。在事前申请流程中,从使用(一次和多次)、填单(机构、科目、活动、项目限制)和金额(申请时就进行预算控制,对超过预算数的申请不予通过)三个方面进行预算控制。

(三)预算的事中控制

在发起借款时,相关人员需在系统中填写借支申请单,借款单依据企业借款审批流程进行审批,需要借款人提供相关附件。

在报销时,相关人员需填写报销单,报销人按照业务实际发生情况填写报销单进行报销。对于先申请后报销业务,报销单需要受申请可用金额控制。对于直接报销业务,报销单受预算限额控制。对于有借款的业务,报销时需要关联冲销借款。在采购时,填写采购申请单,采购金额按合同金额填列,在业务发生之前先进行预算或事项申请。

在实际采购时,相关人员填写采购付款单,依据合同付款条件、付款金额进行预付单的填写。对于事前未经审批直接发生的采购,必须受预算限额控制。

此外,在兼顾预算控制风险的基础上,为给分子公司一定的自主权,Y公司还在共享平台上设置了预算调整单,在满足一定的前提条件下,分子公司可以在公司内部进行预算调剂,由分子公司审批和进行调整。

(四)预算的分析与考核

实施财务共享模式后,Y公司下属各分子公司的预算执行过程由集团公司统一控制和监督。通过全面打通共享系统与预算系统,Y公司彻底改变了过往预算系统与财务核算系统互为信息孤岛的局面,结束了预算执行数难取得,或取得的数据标准和口径不统一、数据不完整的窘境,得以从基于交易端的财务共享平台中获得真实、完整、口径统一的预算执行数据,据此开展预算分析、组织预算考核,有力地提升了预算分析的科学性和预算考核的公平性。

三、思考与启示

(一)共享平台使预算编制更可靠

财务共享平台为预算编制提供了基础数据支撑,有助于预算的编制更加准确可靠。财务共享平台可以将企业各分子公司的交易端数据汇集在一起,使预算编制所需要用到的历史数据更真实、更完整、更有效、更可比,这使得预算管理部门可以提取经财务共享中心标准化处理后各机构的财务数据,通过对历史数据的分析与比较,在集团层面制定更加准确的总体预算方案。

以滚动预测的编制为例,企业在编制滚动预测时,可随时从财务共享服务平台查询企业下属所有分子公司上一年度同期的预算执行数据、上一月份的预算执行数据以及预算评价结果,能够通过大数据技术采集市场情况等外部数据,并结合企业当月的生产目标、销售计划等按月进行预算编制,使得编制的滚动预测在满足集团战略目标的同时更加符合集团下属分子公司的生产经营情况和同行业竞争现状。

(二)共享平台使预算执行更有效

财务共享流程可以与预算流程进行多方位协同融合,使预算的执行更有效。

在财务共享模式下,通过搭建财务共享平台,集团及各分子公司的交易发生过程集中到共享中心完成,集团通过对共享平台设置预算管控流程,可以轻松有效地对分子公司的资金往来进行过程管控,实时监控和反馈集团和各单位的预算执行情况,确保预算编制内容的有力实现。

具体而言,财务共享平台可以将预算的部分流程嵌入系统,在应收、应付、费用报销等流程中融合预算的审批、执行和控制过程,控制刚性预算,自动审批控制成本费用的发生是否在预算内,比较预算数与执行数的差异,与预算总额对标,整体把控预算的执行过程。基于共享平台的预算执行控制流程如图2所示。

图 2:基于共享平台的预算执行控制流程

在传统财务共享平台下,以费用的执行流程为例,企业相关业务部门在发生报销业务前,对经规定需先申请后报销业务应先在系统中提出申请,系统自动连接预算系统中相应的预算标准进行预算检查,并设置红绿灯预警机制对部门费用是否超标进行事前控制。对于审批通过的业务,相关费用实时反馈回预算系统计入预算执行数。报销执行时,对于经过事前申请程序的业务在不超过申请金额的额度内予以自动通过,对于未经过事前申请程序的业务,自动进行如前述申请中启动的预算控制程序。同时,系统还可以设置实时的预算执行情况表和固定时期预算执行情况表,以便于权限人员随时掌握预算执行情况。特别需要指出的是,在财务智能化的浪潮下,接入在线消费商城和商旅平台的智能财务共享平台通过将预算执行的控制流程全面移至事前,可以进一步简化预算控制的流程和提高控制效率。以采购结算的执行为例,采购业务发生时,相关人员直接在共享商城平台上下单进行订购,下单时选择部门和费用科目,系统自动根据相关预算标准确定是否通过下单,对于预算内项目自动进入审批程序,超预算项目则无法进入审批。进入审批程序的订单由相关领导根据事项的合理性结合相关规定完成审批,对于通过审批的业务,系统自动下单完成购买,并与供应商自动按期统一结算。

(三)共享平台使预算分析及考核更科学

预算管理考核与评价的核心是建立一套科学的评价体系,比如平衡计分卡或绩效棱柱模型等,而评价体系的核心内容是一系列的评价指标,其获取与衡量需要更加系统化、精细化的数据支撑,而财务共享平台恰恰提供了这种精细化、系统化的数据。

实施财务共享模式后,一方面,企业可通过财务共享中心获得各分子公司的真实完整的交易端数据,使其预算执行结果可以运用统一的标准进行衡量,从而加大考核的公平性。另一方面,企业还可以在共享平台中应用大数据技术获取销售费用率、库存周转率等外部数据,对标同行业其他企业进行预算分析,并与本集团企业的预算管理进行横向对比,据此构建全面、科学、合理的评价体系。

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