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财务共享助力企业成本分摊

在管理会计的所有工具和方法中,财务共享成本管理的渊源最为深厚。上世纪80年代,财务共享服务中心诞生之初,即是以降低成本、提高效率为首要诉求。而环顾国外跨国公司财务共享中心的服务模式,其动机也大抵不出降本增效之外。

众所周知,财务共享中心通过将分散的业务进行集中处理,可以实现人工成本的有效降低,并有效提升企业整体成本数据的真实性、完整性和可比性。然而,很多人不了解,随着信息技术的深入发展,与互联网+、云计算、大数据和人工智能技术结合的智能财务共享平台不仅可以帮助企业实现更精细化的成本核算,还能助力企业实现更合理的成本分摊。

成本管理与成本分摊

成本管理的方法众多,有标准成本法、定额管理、作业成本法、目标成本法等,不同企业可能采用不同的方法。然而,无论企业采用何种方法,成本的归集与分摊都是绕不过去的核心难题。

成本分摊指企业将特定会计期间的成本费用按照一定的规则,分摊到机构、条线、产品、客户等不同维度,以反映各维度主体应承担的成本。成本分摊是成本核算管理的难点,也是现代企业开展成本核算的主要手段。

企业经营过程中必然会消耗各种资源。这些消耗的资源即构成成本。按照与产品或服务的关系,其可以分为直接成本和间接成本。直接成本可直接计入相应的产品或服务成本,而间接成本需采用适当的分配方法进行成本分摊,再按照分摊结果分配计入各批、各类产品或服务的成本中。

随着技术的不断进步、业务提供过程的日益复杂化和自动化程度的提高,间接成本在企业成本中所占的比重日益增大,甚至在很多企业成为比重最大的成本。在这种情况下,如何采用一种科学的分摊方法,对间接成本进行合理分摊,以真实地计算和反映出各项业务的真实成本,就成为企业成本管理中的关键问题。

作业成本法的理念和瓶颈

综观成本会计的发展史,成本会计的每一次重大发展都与成本分摊有关。而被视为20年来成本管理理论发展主要方向和成果的作业成本法(又称ABC),也是以成本分摊作为突破口的。

1987年,罗伯特•S•卡普兰与托马斯•H•约翰逊合作出版了《相关性的遗失:管理会计兴衰史》一书。该书的出版不仅轰动了西方会计学界,而且由此迎来了以“作业”(Activity)为核心的“作业管理会计”时代。之后,作业成本法逐步发展,日益确立了其在成本管理领域的地位,它不仅被认为是分配间接制造费用、评估产品服务收益以及成本管理的先进方法,而且被看作是优化耗用资源的作业与产出的有效途径。

作业成本法是以活动作业为基础的成本核算方法,主要通过追踪成本动因,找出导致成本发生的真正原因,确定其责任归属,从而分配成本。企业里每一项活动和作业都伴随着资源的消耗,而产品和业务则需要作业的支持。按照这个流程,资源成本会透过资源动因(如耗电量、工时等)归集到不同的作业成本池,再由成本池按作业动因(如作业次数等)把作业成本摊分至成本对象(即产品或业务条线)。作业成本法遵循“作业耗用资源、产品耗用作业”的原则,谁耗用谁分摊,多用多摊、少用少摊、不用不摊,避免了平均分配导致的成本扭曲,使成本核算的结果更加精细、准确。

成本分摊的理想标准是成本与分配对象的因果关系。因此,在理想状态下,基于对成本动因准确追踪的作业成本法可以科学合理地解决企业的一切成本分摊难题。然而现实中,基于企业管理能力、信息系统、数据基础等的条件所限,作业成本法在企业的应用中往往容易遇到一些瓶颈,包括如何将财务科目转化为资源概念的问题、作业的选择和划分问题、成本对象的选择问题、基础数据的改造问题等等。

举个例子,理论上讲,环节和作业可以无限细化,然而,企业在确定环节和作业时,通常需要结合管理需求、管理基础、复杂程度等,遵循成本与效益配比的原则综合进行评估,并最终做出一个权衡。几相权衡之下,企业最终确定的环节和作业,通常无法将所有成本与分配对象之间的因果关系进行一一对应,这多少会使得成本分摊的过程带有一定的假设性,对成本分摊的准确性造成一定影响。

公共成本分摊之困

在企业的成本费用中,有一类成本比较特殊,就是公共的内部资源成本(见图1),比较典型的比如公用资源,包括会议室、车辆、投影仪的使用等;比如公共人员,包括专业业务人员、管理人员、行政人员的借用等;比如专项业务,包括活动、会议、专项项目的成本等;还比如物资的领用和处理等。


图 1:企业的内部资源

几乎所有的企业在管理中都会碰到同样一个难题,就是公共成本的分摊问题。实际工作中,企业对公共成本的分摊方法五花八门。有的企业根据成本动因进行分摊,有的企业根据工时比例进行分摊,有的根据人员比例进行分摊,有的根据业务量比例进行分摊。然而,无论是采用何种动因和方法,即使是采用作业成本法对成本动因进行追踪并据此完成分摊,由于该类成本的使用对象复杂、成本发生过程零散琐碎、成本与分配对象的因果关系往往难以准确追踪,基于前述瓶颈所限,成本分配大多建立在因果关系不太明确的分配标准之上,带有一定的假设性,只能是对成本基于一定逻辑的大致估算,很难准确反映实际资源的消耗情况。

以车辆资源来说,公车作为企业的一项固定资产,在核算上通常以每期提取的固定折旧费加上车辆使用中产生的各项费用之和计入使用成本。企业在进行公车成本分摊时,成本管理较粗旷的企业可能会简单基于单一的分配比例,比如按业务总量的比例等对该项成本进行大致分摊。成本管理较细致一些的企业,可能会根据车辆使用记录,依据用车人所属部门追踪成本动因和成本对象,并根据各部门当期使用次数比例对车辆使用成本进行分摊。然而,即便如此,企业往往只能通过使用次数大致确定成本金额,而难以确定所发生的实际成本。比如同样是使用一次,但是A部门跑了100公里,B部门只跑了10公里,发生的成本肯定不一样,但是分摊到的成本很可能是一样的。又比如即使是同部门使用,但或许这次是为A事项,下次是为B事项,然而这些细致的成本动因很难被追踪。

其他的比如会议室资源使用费就更难以进行准确分摊。在实际工作中,企业对于会议室资源的成本核算大多采用粗略分摊的方法,简单由各部门平均分摊。

财务共享助力企业内部资源合理配置

我们在《在线商城+财务共享:重塑电商模式下的采购流程》(详见P17)一文中已经介绍过,架构于互联网和“云”上的消费商城,利用电商化平台,可以将企业的差旅服务、办公用品、公务用车以及大宗采购“互联网化”,并与财务共享服务平台紧密集成,实现企业消费业务和采购业务对供应商的直接结算。同时,基于电子发票信息,实现自动化的会计核算。

这是智能财务共享平台在企业对外交易中的价值展现。而在内部交易中,共享平台的价值同样巨大。基于智能财务共享平台,企业能够开展内部资源交易(基于智能财务共享平台的内部资源交易模式和交易流程详见下图2和下图3),藉此彻底解决企业公共成本的分摊难题,并对企业内部资源配置产生积极影响。


图 2:基于智能财务共享平台的内部资源交易模式


图 3:内部资源交易流程图

具体来说,一方面,基于在线商城平台,企业可以将内部人、设备、场地、车辆等公共资源的使用权标注价格,作为商品上架到商城,让不同业务单元在线进行订购。业务人员在订购时,在事前就可以将消耗数量、消耗价格和消耗成本实时地记录清楚,并与预算执行数进行对接,方便了事前事中管理,避免了事后基于各种假设对这些资源进行粗略分摊导致的成本信息失真。

另一方面,企业内部的专属资源同样可以通过在线商城进行定价,并供企业内部其他人员进行采购,业务人员在申请时即明确具体事项,这不仅有利于内部资源的合理配置,减少资源闲置成本,提升资源的使用率,也为后续精细化成本管理提供了基础数据。

在流程上,基于在线商城,相关人员在消耗资源前需要先在线选择资源项目,输入使用部门、使用时间、具体事项等信息后,系统自动生成费用总额,相关人员在线下单完成订购,确认后系统自动进行成本归集。如某部门需使用会议室前,由部门人员在商城平台录入交易主体、使用时间段等信息,系统自动按照预制的单价带出金额。如果选择的是需要分摊的项目如共享财务服务,需要确认服务内容和服务数量,系统自动带出金额。确认后均自动进行成本归集。

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