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解密财务共享服务中心构建的“五大真相”

上世纪80年代,随着集团企业管理的变革,财务共享服务中心应运而生。而经济全球化和信息技术的迅猛发展,使财务共享服务这一概念逐渐落地生根。

当前,随着移动互联网、云计算、大数据、智能化等信息技术的日新月异,传统的建立财务共享服务中心的理念与方法已经“过时”,难以满足新时期企业财务转型、管理变革的新需求。

元年研究院认为,传统的财务共享中心在目标定位、平台搭建、功能设计、数据利用、平台扩展等五大方面亟待与时俱进。


目标定位:实现价值最大化

从目标定位看,构建财务共享中心的目的不仅仅是降本增效,还应当包括支持业务扩展、实现高效管控、提供支持决策、实现价值最大化等四个目标,其中前三者是手段和措施,实现价值最大化是最终目标。

建立财务共享中心最初的动机就是降低成本、提高效率,带来规模效益。在共享模式下,集团企业将会计核算、费用报销、资金支付等易于流程化和标准化的财务工作集中到统一的信息化平台集中处理,通过规模化运作提供高质量、低成本、标准化的会计服务。

然而,局部最优不等于整体最优。如果仅仅认为财务共享的价值就是降本增效,无异于管中窥豹。受困于传统财务共享的定位不够高或定位存在偏差,完全没有站在管理者的角度去立项,致使第一批共享服务的先行者们发现,曾经的目标定位与现行的管理需求渐行渐远。

事实上,随着共享模式的日渐成熟,企业发现,运用财务共享服务能让他们在控制风险和提高决策效率等方面获得更大的价值。一个成功的共享服务中心,应该是一个完整的集核算、管控和决策支持于一体的平台,建立共享中心的真正目的是提供业务支持,为决策提供数据和信息支持,最终助力企业实现价值最大化。

系统定位:平台化模块化

传统的财务共享中心是根据特定行业、特定企业的特定需求进行的定制化开发,不具有适用性。而且,随着企业管理需求的增加,每次优化都需要打补丁。定制化产品应用的局限性,致使共享服务中心难以大范围、低成本地推广。

元年研究院认为,财务共享服务中心是一个可独立运行并不断优化发展的平台支持系统。相比较定制化产品的适用局限性,共享服务平台化产品是一套综合的工具,它形成了完整、开放、模块化的解决方案,旨在能随需应变开发软件和基于软件的服务,从而能够灵活创新和迅速响应市场变化。换句话说,平台化产品的适用型强、架构易拓展,能满足不同行业、不同企业、不同模块的不断变革的需求,每家企业只需要简单地改变配置或稍作调整,就能轻松满足各个企业的应用需求。


数据定位:集团级数据平台

传统财务共享中心集中的数据基础是对外披露的、以单体企业核算为主的“局部”数据。这些数据的局限性表现在以下几方面:只注重核算、忽视了分析;只有法人口径的数据,没有管理口径的数据;只有核算数据,没有业务数据;空有数据,但很难提炼出对管理决策有价值的成果。

通过大量的调查研究,元年研究院归纳出传统财务共享中心数据应用的几种现状:一种是构建了数据中心,但只是做了简单的数据收集,忽视了管理报告的应用;另一种是没有构建数据中心,数据没有收集进来,或者收集的数据不全、质量不好,更谈不上出具管理报告。

事实上,数据是企业的一座“沉睡的金矿”。舍恩伯格在《大数据时代》一书中指出,数据已经成为一种商业资本,一项重要的经济投入,可以创造新的经济利益。一切为集团管控、战略决策提供依据的数据,都可以从共享服务中心的大数据里挖掘出来。

未来的财务共享服务中心,其核心在于构建以数据共享为核心的财务共享中心,使其成为集团级数据中心,集成核算数据、预算数据、资金数据、资产数据、成本数据、外部标杆数据等与高层管理和决策相关的信息,成为公司未来决策的最重要的数据支持平台。

功能设计:纳入报表合并

传统的共享服务平台在功能设计方面忽视了一个问题——大集团报表合并的需求,对集团企业合并报表的迫切性也理解得不够。

当前,企业集团化进程越来越快,各个利益相关者对财务信息需求日益增强,如何通过合并财务报表综合反映企业集团整体财务状况、经营成果及现金流量状况成为集团企业亟待解决的问题之一。

报表合并工作是一个程序化、标准化且相对规范化的工作,其中,集团合并抵消、关联交易对账、多准则转换、外币折算等工作量大且繁杂,但相对规范化标准化,非常适合拿出来“共享”。

然而,现有的共享服务平台并没有把报表合并纳入进来,原因在于传统共享服务的功能薄弱,难以实现报表合并。功能设计上的缺陷导致传统共享服务平台面临挑战。


平台定位:开放的信息化平台

传统的共享服务中心一般认为将上一套系统等同于实现财务共享。事实上,财务共享服务中心本质上是一个信息化的平台,需要随着内外部环境的不断变化而不断拓展。

对内,财务共享服务中心不断地扩大业务领域,从费用审核,到子公司账表业务,再到管理数据,完成了从财务会计领域向管理会计领域的延伸。对外,共享平台需要与税务、网银等外部系统对接。譬如,当前电子票据、营改增等新形势对共享提出的新挑战,财务共享中心要及时进行平台化拓展,迅速应对环境的变化。

值得注意的是,随着云计算、大数据逐渐成为主流趋势,基于SaaS模式的共享必须考虑与云计算、大数据的结合。譬如,元年科技搭建了一个基于云平台的财务共享服务中心,实现了与云快报、大数据平台的无缝对接。云快报采用大数据、云计算和移动互联网时代的用户交互等技术,是当下最简单易用、安全可靠的“报销管理和费用控制”平台之一。

总之,财务共享中服务心建设是个系统工程,不可能一蹴而就,其实施的过程也是一个不断完善、逐步改进并提高的过程,若要充分发挥出财务共享服务中心的作用,就应当将其当作一种长效机制来建立。

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