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自动化应收应付共享的流程与实现——以应付业务为例

传统的发票处理方式是将纸质发票上的数据手工录入财务应用系统,这不仅费时费力,而且数据核对容易出错,难以保证数据质量。企业采取应付流程自动化方案后,流程的步骤显著减少,业务流程优化明显,自动化程度显著提升,生产力也显著提升。

财务共享服务中心建立后,应收组和应付组都是非常重要的部门,也是人员较多、工作量较大的部门。应收组承担着整个集团及分子公司的开票、回款、核销、催收等管理;而应付组通常会为几十家法人实体或分支机构提供AP应付、GL总账、AR应收、费用等会计服务。

通过端对端的流程自动化解决方案,企业可以实现应收和应付业务的自动化处理,从而实现业务流程的明显优化,显著提高业务的效率和完成质量。

应付管理难题

对海量发票的处理是财务共享服务中心面临的巨大挑战:传统的发票处理方式是将纸质发票上的数据手工录入财务应用系统,这不仅费时费力,而且数据核对容易出错,难以保证数据质量,是一项低效且极耗内部资源的作业;月末大量纸质发票,来不及录入系统,导致应计负债不准确;供应商争议无法及时记录、反馈,造成增值税发票废票、错票引起的业务延迟和成本;一旦出现差异,企业内部及时沟通存在困难,基本靠人工驱动,信息不连贯,处理缓慢;人工核对发票、PO定单和GR入库单工作量巨大,核对容易出错、效率低下,处理不及时。


手动发票流程会给企业带来严重的风险。信息可能不完整且不准确、任务耗时且效率低下,以及操作中解决方案可能出现分散现象,从而导致可见性不佳且易暴露在风险中。


“从发票到收付款”的端到端流程自动化解决方案

针对以上遇到的应收和应付问题,企业可以使用基于光学字符识别 (OCR)、供应商门户和工作流技术的发票管理实现从供应商对账、发票扫描识别输入、三单校验到审批、记账的自动化,VAT发票网上集中认证等技术来优化流程、提高生产力。


端对端的流程自动化系统采用扫描OCR识别技术,可确保文字识别率高;系统可以自动对接供应商门户,完成供应商对账,付款过程透明可查;系统采用发票自动校验和工作流技术,可以减少人工匹配,自动分配任务;可以实现发票集中认证,在共享服务中心一个点完成全国所有发票认证;采用发票抽取技术,可支持抽取不同开票系统的开票数据。

企业采取应付流程自动化方案后,流程的步骤显著减少,业务流程优化明显,自动化程度显著提升,生产力也显著提升。


发票管理的流程自动化

自动对接供应商服务门户:供应商可以抽取并批量上传开票机的电子发票,从而减少手工录入发票的工作;通过导入ERP的供应商基本信息以及对应的PO(定单)、GR(入库单)完成对帐工作;通过自助服务跟踪发票状态、付款和信用;发送查询请求,协同处理发票相关的争议;调阅发票原始影像,帮助买卖双方更有效沟通。

发票扫描:扫描发票后,将发票影像保存至文档影像服务器;需要对图像进行高比例的压缩处理;支持各式扫描仪,特别是高速扫描仪。

发票OCR识别:自动读取发票影像并准确识别多种发票,在ERP系统中生成电子发票;支持多线程OCR识别;和扫描模块实现异步处理, OCR识别程序在运行时不影响扫描发票工作。


自动三单匹配校验:系统按照预定义规则对发票进行校验,对于物理发票号、公司代码、供应商、税率、货币等出现不一致的发票,或者是重复发票、合同无效发票、价格或数量存在差异的发票以及无法匹配采购订单行项目的发票,系统不予通过。

异常处理:如果出现匹配异常情况,客户争议、例外处理等事件,工作流将自动通知相关人员做进一步检查,并显示在待办工作界面、手机短信、微信、邮件等中提醒。

审批:发票校验完毕后,工作流会自动将发票自动发送到主管环节供批准,可以与通过网上审批或其他方式审批。

自动记账:主管审批完成的发票将自动在ERP系统中记账。

付款:ERP记帐后,工作流会自动将环节流转到付款专员,付款专员确认后,和资金管理系统或网上银行对接,完成给供应商付款。

网上集中认证:先由相关人员统计好收支情况,再确定这个月需要抵扣认证的金额、需要认证哪些发票。

发票认证:操作人员可以灵活地选择待认证发票数据,系统根据配置,将待认证数据发送到相应的税务局进行发票认证,并接受认证结果,更新到集中认证系统中。

数据导出:通过在线上传或者文件方式将认证结果导出。

查询统计:操作人员方便对认证情况进行汇总统计,并查看发票详细信息。

调控暂缓:对一些特殊发票,操作人员可以进行标示隔离,本日或本月可暂时不进行发票认证。

*原文作者吴碧峰,有删改

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