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RPA:流程自动化透视

随着信息技术的快速发展,RPARoboticsProcessAutomation)在企业中的应用正在变得日益深入。如今,企业已可以在各个方面采用RPA以取代一些重复和繁琐的日常流程,包括财务管理、税务管理、数据科技、金融、会计、人力资源和供应链的管理。与此同时,RPA的市场规模也在迅速扩张中。最新的研究数据显示,在2016年,在全球范围内有超过10%的组织机构已经开始引入RPA技术来提升日常的运营管理,而在2020年,预测将会有超过40%的组织机构将会引入RPA技术的应用,同时全球机器人自动化市场规模在2020年将达到49.8亿美元。

究竟什么是RPA呢?它是如何工作的?它的出现会将给企业财务管理带来哪些变化?RPA距离真正的智能财务又有多远呢?

RPA是什么?

从定义上来看,所谓RPA,是指机器人的流程自动化。它可用于自动化执行重复性高、工作量大的工作。根据机器人流程自动化和人工智能研究所(IRPAAI)的定义,RPA描述了这样一种技术应用:“让公司员工能够配置计算机软件或‘机器人’,采集和解释现有应用,以便处理交易、操纵数据和触发响应,并与其他数字系统通信。”它将转变企业对于文书处理相关工作的态度,使得员工能腾出更多的时间关注客户需求,完成价值提升的工作。

多年来一直致力于企业信息化研究和管理咨询服务的RPA专家孙逸在接受元年科技记者采访时,概括了RPA的六大特征:

其一,RPA并不是一个有着和人类一样外形的物理机器人;

其二,RPA并不能代替人类的认知能力,所以并不能完全取代人类;

其三,RPA是一款基于桌面记录的自动化软件;

其四,RPA能够自动执行基本的流程化任务,用“机器人”或者虚拟员工来代替人力完成这些低附加值的工作;

其五,RPA平台能7*24小时连续工作,其完成同样工作的成本仅为一位离岸操作人员的三分之一,或本地操作人员的九分之一;

其六,RPA能提供极强的管控能力及审核能力,因为它能做到详细、实时地追踪所有流程步骤。

那么,整体而言,哪些工作将更可能被RPA所替代呢?孙逸认为,从当前全球范围内已经应用RPA技术的业务领域来看,具有如下特征的工作,往往会是应用RPA技术的首选:

一、借助电脑来完成的结构化的、可重复的工作任务;

二、基于规则预定义的工作任务;

三、跨多平台、多系统进行的工作任务;

四、数据查询、收集和更新相关的工作任务;五、具有逻辑性强的工作任务等等。

在企业管理中,诸多财务、业务流程都具有上述特点。因此,RPA可在财务、业务等领域进行广泛应用。以最常见的财务业务——应付账款流程为例,通常一个完整的应付流程应该包括:维护供应商数据→提交采购请求/采购订单→收货确认→收到供应商发票→三单匹配→调整差异→建立付款日期→准备付款→批准付款→付款执行→记账。在上述流程场景中,绝大多数业务环节都可以采用RPA来协助完成,如:RPA可以协助企业进行供应商信息更新、创建采购申请、查询物流信息、更新采购计划、收货确认提醒、三单匹配核对、核对价格、检查付款差异、信用检查以及银行对账等等,通过这些环节的自动化应用,会在很大程度上提高应付流程的执行效率和质量。

再比如在对账方面,这是一项繁琐且耗时的工作,又是一项固定且重要的工作,财务人员往往耗费的巨大的精力,加班加点,还容易出现对不上账的情况。而RPA可以在企业共享平台按照订单状态提取出对账清单,与商城平台和商旅平台的订单进行核对,核对状态及金额,核对完成后生成相应凭证。快速便捷,可以减少财务人员90%以上的工作。

基于RPA的上述特点,Gartner曾在调研报告《机器人流程自动化软件市场指南》中指出,RPA业务对象主要涵盖共享服务中心主管,及业务流程外包(BPO)合同的管理人员。因为这两类对象的一个共同的特点:客户使用的系统众多,系统深度集成且自动化程度低,靠RPA外挂,进行集成和自动化。

为什么要应用RPA?

随着近几年中国经济进入新的经济周期,企业的生存环境变得日益恶劣,企业的生产禀赋结构也在发生变化,原先资源消耗式的粗放式的发展模式变得越来越难以为继,很多企业处于转型升级的关口,通过数字化的方式改进现有流程,为企业降本增效、降低企业经营风险,成了企业管理变革的一种主要趋势。

但坦白而言,当前企业在流程创新方面所取得的效果并不理想,传统业务流程优化逐渐陷入瓶颈。例如很多企业尝试部署大型ERP系统,但其架构复杂,集成难度大,集成成本高;人为手工处理复杂的流程及工作,不仅出错率高,而且成本较高;碎片化流程贯穿多套系统解决方案,导致其响应周期较长,用户体验较差;六西格玛的深化应用,也同样收益甚微。而智能的自动化执行,尤其是机器人自动化,则很好地弥补了上述缺陷,并逐渐成为企业优化流程的首选工具。

“举个例子,在今天企业内部业务系统环境下,企业要完成前端客户的产品、服务请求,往往需要在中后端、基于不同的要求,跨职能、跨部门、跨系统平台,完成分散的、复杂的业务活动,直到最终产品或服务的交付。”孙逸表示,为了提升业务活动的效率与交付时间,很多企业可能会考虑采用系统和业务集成相关项目的实施来完成企业业务数字化转型,但此类项目改造所存在的变革风险,使得企业并不能将这种方式视为改进业务提升惟一的方法路径。这些风险包括:第一,需要较长的交付周期,通常完成一个完整的转型交付项目平均需要3~5年的交付期;第二,大致有将近70%左右的变革项目实际的交付并不能带来客户满意的效果;第三,较高的项目投资以及受到股东的监督与制约等等。而RPA技术的应用,却能在很大程度上达到数字化转型的目的,与此同时降低其所带来的风险和投入,包括实施与升级维护阶段的风险与投入。

总体而言,RPA在企业内部的深化应用,将会给企业带来较大益处,这些益处主要体现在以下几个方面:

一是降低成本,特别是人力成本,这有利于企业增加新的投资机会;

二是RPA的深入应用可以使企业员工从枯燥繁琐、重复性的工作中解脱出来,从而从事一些具有高附加值的工作;

三是机器人7×24小时的连续工作可以降低高峰期工作量,提升相应速度,软件机器人会通过缩短服务客户的周期来增加收入;

四是减少花费在流程执行过程中的时间,提供更快速、流畅的客户体验;

五是机器人的使用规模可以按需求调整——例如,在每年高峰期处理大量的数据;

六是提高质量与合规性,当前,RPA的出错率可以降低至0.05%以下。

RPA:智能财务第一步

从上文可看出,RPA所关注的重点是一些重复性高、业务规则标准化程度高、基于明确规则的业务流程,而就RPA技术在财务管理领域的应用范围来看,基本覆盖了财务运营管理的方方面面。比如:账单管理、报表管理、预算管理、信用管理、税务管理、流程控制等等,依据每个企业流程的规范化、标准化程度不同,RPA技术应用的范围也不同。

但需要强调的是,RPA和真正的智能财务尚有距离。从本质上来看,RPA应用的实现基础依然是传统的流程规则的明确,它是针对企业现有信息系统提供的外挂自动化软件,对企业已经存在的系统、应用和流程,不会有任何的改动和影响,只是把需要人工操作的部分变成机器代替人来操作。

而智能财务的实现基础,则是机器的自我学习、自我认知能力。它不仅仅是只包含一个基于明确规则的自动化机器人,而是综合运用了人工智能的多项最新的技术,例如图像识别技术、语音识别技术、自然语言处理技术、语义解析技术、规则与流程引擎技术、机器深度学习技术等人工智能相关技术,为企业提供多场景全方位的智能财务服务。以实际的应用场景举例,真正的智能财务机器人,不仅要能自动化执行相关操作,如自动凭证、自动对账、自动月结、自动付款、自动报税等,同时还要具备自我学习、自我纠正的能力,通过机器学习技术使自己功能愈加强大。

孙逸认为,从整个人工智能在企业管理中的应用过程来看,要实现企业财务运营智能化,先后需要经过:业务流程自动化平台、机器人流程自动化(RPA)、自然语言识别技术、智能/认知计算、模型化业务等几个阶段的发展与沉淀。从上我们不难看出,RPA积累的深化应用与积累,将会是企业实现财务运营智能化的重要一步。

财务人员如何转型,一直是萦绕财务人员职业发展的一个热门话题。长期以来,财务人员一直被结构化、重复且繁琐的劳动所禁锢。如何把员工从这些工作中解放出来,优化整个企业财务流程作业,减少成本,提高效率,确保零失误是当下很多企业都在思考的问题。

而RPA的出现,无疑能在很大程度上减轻财务人员负担,帮助企业实现上述梦想,并对财务人员转型带来裨益。RPA能够执行许多预先制定的行动方案,并可以以更快的速度完成人类的工作,在财务工作中,RPA机器人以轻量、高效、快速、便宜的特质跨出了“机器做事”的阶段,步入“相当于人做事”的新领域。在虚拟环境下复制人机交互行为的RPA机器人无需人工操作、很少发生错误并提供自动校验和流程检查,可以说,它是低成本、低风险的财物流程改造首选。

但与此同时,我们也必须强调,就如本文所指出的那样,RPA和真正的智能财务仍然尚有距离。未来,随着人工智能的深度发展,在以智能财务共享平台和智能管理会计平台为主流的智能财务体系下,企业或许可以将认知自动化逐渐渗透到现有RPA结构中,基于强大的深度学习能力、计算能力和反应能力,像人类一样进行自主信息搜集、信息分析并代替人类作出经营决策。那时,企业财务运营智能化的时代或许将会真正到来。

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