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元年采购共享平台

一、采购管理在企业中的现状

a) 采购部门的工作状态比较被动

采购计划的来源一般来自于设计、生产、销售等其他部门提交的采购申请,或者企业高管、采购主管下达的采购指令,大部分企业采购部门的工作状态大抵如此,采购部门处于一个比较被动的状态。通常情况下,价格便宜、质量保证、供货及时是企业领导或者采购主管对采购工作的基本要求,实际上,这个要求本身不低!

随着企业采购品类的不断增加,供应商的动态变换,采购部门的工作量、工作难度也在不断增加,解决这个难题的通行做法就是招募更多的采购经理,按品类、地区、行业进行划分,把工作量分解开来,才能完成采购任务。整个采购团队本身的工作强度很大,需要与供应商不断协调订单内容、质量把控、供货周期,还要不断解决内部投诉和对成本价格的议论等问题,经常处于一种疲于奔命的状态,无法对采购策略、产品设计提出意见,更不可能对市场营销提出更具建设性的意见。

b) 采购管理常见于各类IT系统中

过去20-30年来,企业信息化系统普及工作成效显著,即便是新建企业,也已经养成了要上信息系统的行业惯例。无论是财务软件、ERP,或者OA办公系统、SCM供应链管理、SRM供应商管理等系统,多少都会牵扯到采购管理的某一个节点,但都没有覆盖从采购策略、采购计划、寻源招采到交付,一直到财务系统分析等包含全部采购流程的管理体系,也没有理顺整个采购流程。

很多时候,企业管理者或者具体操作人员,虽然在不断登录各种信息系统时感到有些麻烦,但又经常处在繁忙的日常工作中,忽略这类小麻烦。久而久之,也就变成了一种习惯,如果没有特别重大的原因,也就安于现状,懒得改变了。

c) 生产性物料采购是重点,非生产性物料采购提上日程

对制造业来说,由产品BOM展开的、与生产相关的物料采购必然纳入到整个采购系统中的,在ERP系统、SCM系统中都会有专门模块来处理。尤其是那些大宗物料采购,生产企业都会按照时间计划、市场波动和物流计划等多种因素去考虑,对供应商的管理、战略性的采购都会有所规划。

但对于非生产性物料,包括办公用品、酒店机票、差旅服务等运营性成本的支出大多没有专门的系统来支持,或者有一些零星业务系统,没有系统性与主营业务系统整合在一起。但随着互联网技术的普及,这一类的采购管理也被提上议事日程,但与企业骨干系统的打通、共享、集成还需要时日,取决于企业领导对这类系统的重视程度如何。

d) 集团采购与分子公司采购协同不畅

为了更快地拓展区域市场或者行业性市场,企业在扩张过程中,通常都会给区域性、行业性的分子公司给予相对宽松的权力,集团管理和分子公司只有在财报汇总的时候有关联,在公司的实际运营商基本上是各自独立运作的。但随着企业规模的扩大,整个运营成本都在不断上升,有些企业单月差旅费可以达到几亿元之多。集团对资源、资金、人员的调配也到了进一步优化整合的阶段,期间可以挖掘的空间很大!

集团管控和分子公司的灵活运行,这两个看似矛盾的方向,如何在一套逻辑合理、功能灵活的采购管理系统中实现“决策权上收、选择权下放”的良好境界?

e) 采购管理没有与财务费控很好地集成

采购部和财务部是企业的两大重要部门,但采购不仅仅与采购计划的发起单位有关系,还与产品成本、运营成本息息相关,如何与财务部门形成一个良性互动,让财务政策、管理流程和企业的采购策略、营销策略挂钩,也是体现一家企业管理水平和运营效率的重要方面。

从实务调研来看,很多时候,财务部门与采购部门既有大量工作协调的压力,又有对相互工作特点不熟悉、不理解而产生矛盾的地方。有的矛盾可以通过交流可以化解,有的矛盾则必须站在更大范围内来协调,甚至需要企业最高领导的出面解决。

二、数字化技术不断推进企业采购模式优化升级

数字化并非是简单代替手工,或者移动互联网并非只是简单代替PC时代的信息化处理方式的“移动模式”。每一次技术革新其实都带有其自身的革命性特点,如果没有充分利用好这些特点,无异于在新时代又一个“拿枪当棍使”的另类版本。因此,随着企业信息化和数字化应用的不断深入,采购管理模式也在不断升级中。

采购业务数字化的过程大约可以分为三个阶段:

第一代:ERP内的采购管理

ERP作为企业运营的综合骨干系统,采购管理是其非常重要的一个模块,采购流程的设计也倾向于企业的直接物料,或生产性物料的采购管理,与生产计划的协同性比较强,还包括一部分的供应商绩效评估管理等。

第二代:SRM形式的采购管理

类似于CRM(客户关系管理),很多在进入到ERP系统之前的采购流程也需要进行管理,因此,SRM(供应商关系管理)应运而生,进一步细化了从采购申请开始以后的寻源管理、供应商评估、协同等内容,使得采购流程的数字化程度进一步提高。

第三代:BSM采购管理

BSM(BusinessSpend Management)也是类似于ERP一样的外来词汇,经过不断演化升级,已经或正在成为企业采购管理的一个新热点。BSM采购管理把非生产性物料的采购也纳入到企业整体采购管理中,同时,更加注重费用控制,与财务系统紧密相连;与外部电商平台的结合更加紧密,与企业内部管理系统更加集成。全面覆盖从采购申请、采购策略、寻源战略、供应商协同、企业商城、一点支付、内部协同等采购流程的管理体系!

深耕管理会计近20年的元年科技,在预算管理、费用管控、财务共享中心方面积累了丰富的经验,尤其是最近10年来,从企业商城、非生产性采购管理、商旅服务开始,顺应采购管理的全球发展趋势和中国企业的具体需求,基于BSM管理理念的元年采购共享平台日趋成熟,受到了越来越多大中型企业的欢迎。


元年科技引领的这一波企业数字化技术应用浪潮,让企业在经营管理层面的竞争又站到了一个新的起点,数字化采购就是企业数字化的重要内容,采购共享平台与财务、税务和ERP等业务系统的协同和集成更是企业达到降本增效的必要措施。

数字化技术带来的认知计算与人工智能、可视化工具、数据挖掘、预测/高级分析给企业采购提供了更多的采购需求预测、定位关键支出、预测供应商能力等,对寻源战略、支出分析、供应商协作等决策制定提供了可预测的采购指导意见。完成从智能内容提取、完善支出知识库的自动化处理、智能洞察,到可预测的战略寻源等工作,最终完成从采购到支付的全链条流程。

三、引领企业降本增效的“3+1”模式

元年采购共享平台不同于市场上流行的集中采购平台、供应商管理SRM等为某个部门的单独应用系统,而是从企业战略高度出发,通过“3+1”模式,降低采购成本、交易成本和整个供应链的运营成本。在管理会计思想指导下,从采购到设计、从生产到销售的全价值链环节都与财务数据紧密相关,与企业经营的成本效益数据息息相关。

销售环节通常被看作是企业发动机,是企业效益的重要来源。事实上,采购环节的重要性与销售环节等量齐观,形成企业快速发展的两个“轮子”。而基于业务经营行为的财务管理,也就是管理会计更像是贯穿企业每一个部件的“传动液”一样,在IT系统“传动轴”的支持下,形成了一套企业经营管理的动力系统!企业活力和企业动能由此产生。

a) 企业降本增效的三个层次(“3”)

数字化对采购管理本身和整个企业管理的影响深远,企业的降本增效必须重新审视采购流程的设计、团队建设和系统管理。所谓降本增效的“三个层次”就是:

第一,通过谈判获得降价。通过与供应商的常规议价,获得合理的价格。这是个通常做法,但最终价格是会触及到天花板。把供应商价格压得太低,势必会影响供应商利润,影响其积极性,最终会反过来影响供货质量、交货期,影响双方的长期合作。这个度的拿捏,需要长时间的数据积累分析。对经常使用的大宗物料的采购还与季节、市场波动相关,需要密切关注变化,在合适的时间做出正确的采购决策。

第二,通过电子商务降低交易成本。电子商务以及移动互联网的快速普及,包括寻源、采购到支付的整个流程和模式都发生了巨大变化。根据生产性物料采购和非生产性物料采购模式的不同,经常性采购和一次性采购模式的差异,电子商务手段都可以满足采购需求,并在交易环节上大大降低了企业成本。

采购权上收,选择权下放,采购管理向“共享服务”转型:

在统一运营、电商采购模式下,集团总部上收招投标、协议签订等战略性工作,基层单元只负责处理订单、接收、评价等具体交易业务,所有结算相关业务汇总到集团总部进行一点结算、一点支付、一点核算。

通过采购管理模式的转型推动组织变革、构建统一采购共享中心,打破原有以基层单位为边界的业务内部循环、大大提高采购业务管理的节约化程度。


元年采购共享系统,让集团战略、集团管控下的集团采购权与分子公司的选择权下放结合起来,在激发基层活力的同时,实现采购集约化、去现金化、去库存化,大大提升采购效率、降低采购综合成本。

第三,通过精益设计、精益生产降低生产成本,最终通过整个流程优化,实现整个供应链的成本降低。企业的成本不是省出来的,而是设计优化出来的。因此,从产品设计阶段就要对产品的成本组成做出精准的分析与设计,实现企业合理利润的最大化。

这一点与销售端的报价有很大差异。影响报价的因素当然有产品成本在里面,但也受到客户的预算、财务承受能力和市场竞争等因素的影响。如果我们在成本方面给产品定价留下足够的空间,则销售端就可以有更大的回旋余地参与市场竞争,最终实现产品单价和销售量的一个动态平衡,真正实现企业的最大效益。

b) 采购与财务共享,管理会计思维贯穿始终(“1”)

“所有的经营都是财务,所有的管理都是会计!”这句话很好地诠释了企业管理者都必须有财务管理的思想,也就是管理会计的思想,才能真正了解企业,把控企业运营状态。有销售背景的CEO在管理中必然依赖CFO的财务技巧、会计功力,而CFO经过多年历练,也会对企业所处的行业特点和企业本身的产品优势有更多了解,对企业运营有更精准地把控。

凭借在管理会计、智能财务和软件开发技术方面近20年来的长期积累,元年科技适时推出了符合时代特征和企业需求的财务共享平台,受到了大中型企业CFO和高管的认可,在短短几年时间里,已经成功为数十家企业提供了财务共享服务。

从企业本身业务集成和管理流程的角度出发,元年科技推出的“业财税一体化”智能共享平台,很自然地把采购管理和税务管理都纳入到了整个共享平台上,打通了业务流、财务流和数据流,让管理会计思想真正落实在软件系统中。


元年独具特色的“采购共享软件系统”,在共享平台上,能更好地与财务、税务系统实现整合协同。让身处数字化时代的企业能够从容应对在采购渠道、采购方式和管理方法上面临的巨大变革,真正做到降本增效,实现企业的战略目标和经营业绩。

四、元年采购共享的特点

综上所述,元年采购共享平台还具有以下这些典型特征:


解决方案

成功案例

专业文章

  • 元年采购共享平台支撑企业“供给侧”改革

    元年采购共享方案不同于传统的ERP和SRM中的采购管理,一站式BSM解决方案解决采购部门的专业需求和企业整体支出管理需求。企业把所有采购品类,包括商旅支出全部纳入到这个平台去管理、分析和控制。

  • 共享模式下的资金管理

    企业管理的核心在于财务管理,财务管理的核心则在于资金管理,这决定了资金管理在企业财务共享中心中占有核心位置。从企业集团业务发生到财务入账、支付、凭证归档的整个过程中,资金管理业务是财务共享服务中心整体业务范围的最主要内容之一。

  • 你有你的“双十一”,我有我的“企业商城”

    企业在线消费商城的出现,将彻底颠覆传统采购模式,它将员工在线消费申请、预算控制、审批、下单、收货、自动记账、发票、支付等流程全部线上化,全面实现了规则的程序化、流程的自动化以及管理的透明化。

  • “三层递进式”?说说企业税务共享服务的那些事儿

    税务共享主要涉及企业涉税业务的标准化、自动化、集中化处理,通过税务共享,企业税务管理人员能从简单、重复的基础涉税业务中脱离出来,进而在税务规划、风险控制、价值创造等方面发挥更大的作用。