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行政事业单位内部控制

北京元年科技股份有限公司(以下简称“元年科技”),作为国内领先的全面预算管理及内部控制解决方案提供商,在10多年的数百家企事业单位的内部控制管理实践中探测并总结了一套符合行政事业单位管理需求及内控管理规范的行政事业单位内部控制解决方案。

该方案以全面预算管理为主线、以资金管控为核心,具有规范性高、可操作性强、可快速信息化落地的特点,可以帮助各级行政事业单位快速、规范、高效的建立符合自身管理要求及特点的专有内部控制管理体系,实现合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整、有效防范舞弊和预防腐败、提高公共服务的效率和效果的管理目标,有效提升行政事业单位的内部控制管理水平。

1.行政事业单位内部控制解决方案内容

通过对行政事业单位业务的梳理及优化,帮助行政事业单位建立符合行政事业单位标准化内部控制管理要求的管理体系。

建立及优化内部控制职能部门,负责组织协调内部控制工作。设置内部控制管理专职岗位并订立岗位职责,健全内部控制管理机制,明确岗位职责及分工,确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督,实现对其业务内控的全面管理。

建立财会、内部审计、纪检监察、政府采购、基建、资产管理等内控管理体系。重点包括对其预算管理、收支管理、政府采购管理、资产管理、建设项目管理以及合同管理等主要经济活动的财务管理及风险控制。

2.全面预算管理体系建设方案

以行政事业单位管理目标为核心、以工作规划为源头、以内部控制管理为保障,全面梳理优化行政事业单位业务体系,建立符合行政事业单位业务特点和管理要求的全面预算管理体系,明确行政事业单位的预算管理组织体系及其职责,规范预算批复及追加调整、政府采购、匹配发布、支付申请与审核、出纳受理、会计核算等预算执行环节的管控要求,满足行政事业单位对预算执行统计分析的管理需求。实现从预算目标制定到预算编制、预算审核、预算执行、内外部监督、绩效评价考核、预算调整的标准化全面预算管理过程。

预算编制是细化目标、责任及分配、落实资源配置的过程。行政事业单位为一级预算管理主体,行政事业单位所属部门、下属单位为二级预算管理主体,各级主体承接上级要求履行本级预算管理的各项职能,同时对下级主体进行预算管理。各预算单位根据预算编制原则、要求、预算目标,结合本预算单位工作任务、业务计划认真测算,客观编制。预算编制过程采用 “自上而下、上下结合”的预算编制管理方法,建立二上二下的预算编制与批复体系,快速高效完成预算编制工作。

3.行政事业单位内部管理制度优化方案

以财政部2012年11月29日财会〔2012〕21号印发的《行政事业单位内部控制规范(试行)》为指导,结合行政事业单位管理的实际内部控制管理需求,对现有内部控制管理制度进行分析评估,优化完善内部控制管理结构,帮助行政事业单位管理健全差旅管理、公务接待管理、公车管理、会议管理、采购管理、资产管理、公务卡管理等内部控制管理细则,明确内部控制管理流程及有效的控制措施,优化经费支出、政府采购、资产管理、工程项目管理等业务流程,确定各关键环节上的风险点,建立行政事业单位资金管理流程的风险管控体系。

以预算、费用支出标准、合同、资金计划为控制依据,采用事前申请、事中控制、事后分析等多种方式进行预算控制及预算实时预警机制,保障预算编制数据的有效执行及监管,实现行政事业单位内部管理制度全面优化,有效控制行政事业单位的成本支出。

4.行政事业单位内部管理信息化落地方案

以行政事业单位内部控制管理要求及业务特点为依据,结合各单位的实际情况,建立行政事业单位内部管理信息化系统,使包括预算业务、收支业务、采购业务、合同业务、资产业务、建设项目等经济活动过程在信息系统上实现业务流转,实现相关制度、规范及预算执行的系统自动监管及数据分析,有效保障行政事业单位内部控制管理体系的正常运转。

4.1 系统整体框架

行政事业单位内部控制管理系统的整体建设要满足行政事业单位战略发展需要,在设计上采用多系统集中管理模式,打通各系统之间的壁垒,充分发挥各系统的专业优势,推动行政事业单位管理变革,扩展管理广度和深度,提高管理水平,提升运作效率,降低运营成本。

4.2预算管理系统

  • 预算管理系统需要搭建多维度预算管理模型,满足行政事业单位预算目标分解、预算编制、预算汇总、预算审批、预算调整、预算分析等管理需求;

  • 系统需要提供强大的权限控制和管理功能,既能够让不同部门的人员参与预算管理,又能对其权限进行灵活控制,以保证行政事业单位预算信息的安全。

  • 系统需要实现预算流程管理的自动化,高效的完成数据分解、汇总、合并的操作。

  • 系统需要强大的远程访问和多任务处理的能力保证整个组织的所有用户都能参与到预算管理流程中来。

  • 系统需要实现跨部门的协作,将各业务部门有效的绑定到统一的预算管理平台中。所有部门能够在统一的工作平台上开展协作。预算管理循环中的所有环节:预算编制、协商与反复修订、流程控制、报表以及预算调整等都可以在系统中进行协调和管理。

  • 系统内预算编制完成后,可以直接查看不同场景下的预算层面行政事业单位经营报表,可以作为后期考核的依据。


4.3预算控制管理系统

预算控制系统是行政事业单位内部控制管理的执行系统,包括收入管理、报销管理、对公支付管理、采购管理、项目管理、合同管理、资产管理、资金管理、核算管理等。通过构建统一的预算控制信息化平台,实现内部控制和资金支付流程的统一化、规范化、标准化、透明化、自动化。

4.31收入管理

收入管理包括收入预测、开票申请、收入确认等,需要在系统内对财政拨款、事业收入、预算外收入等分类管理。


4.32支出管理

支出管理主要包括借款管理、报销管理、对公支付管理、发票管理等,需要在系统设置符合行政事业单位管理特点的预算控制管理模型,依据预算数据,将报销管理制度、差旅费管理制度等纳入系统控制逻辑,在系统内填写单据时就直观的展现控制预警,结合事前申请控制、事中实时控制、费用标准控制、审批流程控制、项目控制、合同控制、发票关联、事后核算等多种机制,实现行政事业单位支出的精细化管理。

系统下接财务核算系统,将系统中的单据利用规则生成凭证信息,形成一个完整的业务链条;同时由移动终端系统和邮件系统辅助,保证信息的完整性、安全性,业务审批的及时性,全面提高行政事业单位内部控制管理水平。


4.33采购管理

采购管理包括计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的全过程管理。

在预算控制管理系统中需要涉及采购申请、采购合同登记、采购发票管理、采购付款等,实现采购管理的预算控制、标准化控制。

采购发票及采购付款环节需要向下承接资产管理系统实现后续的到货验收、入库等管理。


4.34项目管理

项目管理是为了实现项目的目标,从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价。在预算控制系统中以预算角度实现项目的立项申请、项目预算执行控制、项目费用分析。

其中项目预算执行控制包括项目借款管理、项目合同管理、预付款管理、付款结算管理等,需要以项目预算控制角度根据项目的进度及付款节点严格控制项目款项的支出。

4.35合同管理

合同管理是合同订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等的全过程管理。

在预算控制系统中以合同支付角度配合收入管理、支出管理、项目管理等实现合同的执行控制,主要包括合同信息登记、合同台账管理、合同支付控制、合同发票管理等。在支付管理时关联合同信息,直观展现合同条款、合同已支付情况、合同发票情况等信息,为支付管理提供完整的管理数据。


4.36资产管理

行政事业单位资产管理包括资产配置、使用、处置等各环节的管理。

通过对资产采购一体化、资产全周期管理,依托支出管理的单据、流程应用,实现全流程的管控,同时解决在核算系统中应用的运维成本,集中处理:

资产购置环节:接收资产验收单、录入资产信息、进行资产购置的账务处理;

资产盘点调整环节:实物盘点、差异核对、盘点差异处理。

将设备设施、运行、维护、备件物流等纳入统一的信息平台

跟踪计划、采购、运行、维护到退役的全生命周期

建立多层次设备台账

不同业务主管随时跟踪和掌握资产设备的状况

在线调阅资产设备图纸、档案

对资产的有效监控

建立动态的资产台账、运行台账、维修台账体系


4.37资金管理

在系统内建立账户管理机制,将行政事业单位内的所有账户均纳入系统管理,包括及时反映账户的变动情况,通过系统实现资金的自动归集和资金划拨,使用资金集中管理方式有效提高资金的使用效率。

4.38核算管理

预算控制管理系统是行政事业单位内部管理系统体系中的业务数据平台,系统内的各类单据包含了行政事业单位管理过程中发生的所有核算基础信息。

系统内需要建立内部数据转换机制,将业务单据数据自动按规则转换为财务核算数据,将财务人员从基础财务制单工作中解放出来,更多的参与到财务审核、财务分析工作中。


4.4分析考核系统

行政事业单位内部控制管理系统中需要使用报表工具设计一套符合行政事业单位管理要求的实时数据展现系统。根据不同层级领导的实际情况,以多种方式直观展现行政事业单位的各项运营指标,帮助领导及时发现行政事业单位内部控制管理过程中的问题,快速分析寻找问题根源,实现行政事业单位的内部监督管理,降低行政事业单位经营风险并可以对比初期设定的预算目标实现绩效考核。


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