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元年科技李彤:“商旅共享”推动企业支出管理数字化转型

新闻动态· 发布时间:2019-05-28 09:31:15

“商旅支出可能只占企业总支出的一小部分,但却可能是推动企业整体支出数字化转型的推动力量。”5月22日,刚刚代表公司荣获“年度最佳在线商旅服务平台”奖项的元年科技高级副总裁李彤在“2019亚太商旅未来大会暨第六届CTCS差旅合规高峰论坛”主旨演讲上的观点受到了与会专家和商旅行业从业者的广泛认同。


数据显示,2017年,全球商旅消费支出达到1.33万亿美元,2020年会达到1.56万亿美元左右的。其中,中国商旅消费在2017年达到3465亿美元,达到了世界第一。58.3%的千人以上规模的企业年花费超过了百万元以上级别。有少量50-100人规模的公司,年花费也在100-500万元以上。2017年的中国商旅管理市场达到了1901.5亿元,处于快速增长阶段,到2020年预计可以达到3000多亿人民币的规模。但超过80%的商旅管理产品还是机票业务,14%在酒店,4.8%左右在火车票或者移动车出行业务上。


商旅管理数字化大幅提升用户体验

对参与商旅活动的每一个个体来说,商旅活动全流程的体验非常重要,尤其对随着互联网发展成长起来的年轻人,对商旅管理的要求势必带着天然的互联网思维,把在消费领域的数字化经验也会带入到商旅管理的体验上,因此,从出差申请到审批,从报销到入账整个流程希望效率高、速度更快。对很多个人消费太多的“月光族”的年轻人来说,垫资金额和拿回差报销的时间都很重要。而对企业来说,随着规模的扩大,商旅支出的数额越来越大,对公司成本控制的要求越来越高,因此,对商旅管理的合规性要求也会越来越细,对财务人员的工作效率要求也会更高。因此,从企业管理和员工体验两方面来看,都对商旅管理的数字化转型需求提出了迫切需求。

员工最不满意的因素就是报销,要自己垫资和整理发票,报销的时长至少在一个月以上。希望企业能够统一支付,不用垫付。审核渠道更加优化、高效,免去自己整理发票这样繁琐的工作。大部分企业希望有一家比较专业的、技术成熟的公司去对接差旅资源,包括差旅预订的费用、结算整体的流程打通,解决企业的运营和支出成本,提高员工的满意度。

商旅管理的用户很可能是全体员工,但更大的主动权还是掌握在企业手里,李彤认为,应该站在企业运营的角度来看待商旅管理,商旅管理会融入到企业前面支出管理的大平台里面,通过数字化提高企业的运营效率,最终推动企业整体支出管理数字化的全面提升。


在企业数字化浪潮下面,商旅管理的数字化一直都在进行之中。从个人消费领域看,商旅数字化1.0是“个人预订+报销”模式,就是个人根据差旅需求自己订机票酒店,再拿回来报销。2.0时代则是单一的TMC电话预订统一结算。企业开始进入介入第三方服务机构,把商旅活动专业化的道路,可以称之为3.0阶段。企业通过选择一个TMC,用TMC提供的APP与企业内部管理系统打通,这基本上是不少企业的运行现状。

随着数字化进程的推进,企业和整个商旅行业的动态发展,会进入到4.0阶段,即企业通过自建或者选用第三方的商旅管理平台,去连接一家或者多家TMC等相关资源,并与内部管理系统深入打通和融合,解决企业在管控、合规、协同、效率等商旅管理现存的难题。

事实上,商旅管理只是企业大支出管理的一小部分,企业应该站在运营的角度、更高的维度看待商旅管理,商旅管理的数字化一定会从另一个维度促进或融入到企业全面支出管理的大平台,通过数字化升级提高企业运营效率。现在的差旅管理主要面临三个问题:

第一,TMC是我们供应商。但在不同阶段或不同行业,企业对TMC的要求是不一样的。如果前期对这个供应商的服务与企业需求的结合度没有非常深入的了解,有可能会导致已经选择的TMC服务商与最初的期待完全不一样而陷入被动。比如透明度存在问题,在流程上没有提高效率,在财务层面又会出现不同的问题,频繁发生停用的状态。

其实企业是有一个很成熟的、供应商全生命周期的管理评价体系的,从供应商的选择、评价、准入、交易后评价等一套完整的评估体系。如果这个供应商不合规马上换掉,我们的平台就具备这样的能力能够快速更换供应商,在一个品类里面寻找多家供应商,让员工选择一个最优秀的服务商的产品来给我们提供服务。但很多企业,在差旅管理里面没有引入供应商管理的概念;

第二,差旅服务的业务过度依赖了TMC提供的系统,导致更换供应商的成本很高。一旦供应商服务跟不上,导致整个服务就丢掉了;

第三,TMC的服务只能解决商旅管理的一部分,但是企业的需求非常复杂。把合规的标准放上在TMC平台上相对容易,但要把预算也放在里面会很痛苦,因为跟商旅有关的预算可能包含商旅费、培训费、会议费,预算项目里面还有非常多的其它支出,很难在商旅平台上做全面管控。

这些痛点其实与企业全面支出的痛点是相通的。企业的支出管理包括从采购、商旅到费用开销,是一个全面的、完整的开支管理信息系统。传统的费用管控发起部门主要是财务,财务部门在设计流程的时候是与交易分离的,不管交易的过程,只管拿到发票之后的报销和交易开始之前的预算管控、预算申请。很多为了管控而管控的流程,对效率的抹杀非常严重。

元年课题服务过20万人规模、全国最大的保险公司里就有一个集团级的费用管控系统。员工要出差,先在费用管控系统里面申请,然后逐级审批。我们知道一个保险公司最细的经营机构到了镇上,乡镇上的业务员要出差、报销费用的时候要逐级一层层批到地市级、省级分公司,至少五六个领导签字才能完成这个流程。从申请到借款到报销一遍流程走下来,出差要提前两个月安排。这样的话没有办法快速响应客户和市场的需求。

对账、结算、开票、付款是一个非常折磨人的过程,不管对于采购部门、行政部门还是财务部门都是非常痛苦的过程。我们往往上一个系统只解决了一个部门级局部的问题,没有解决公司全链条闭环的问题。因此,企业的支出管理数字化必须做好四件事情:

第一,整合资源。必须把供应商的商品、的服务直接链接到管理平台里面,让员工能看到、选到。所有资源都经过采购、行政部门的合规确认的,所有员工能够直接选择使用这些服务,而不需要经过烦琐的审计和申请,只要有预算、合规,符合公司战略支持的,都可以畅通无阻地使用这些资源。

第二,提升体验。员工的用户体验,管理部门的用户体验都要人性化。

第三,优化流程。把为了管控而管控的流程,通过机器学习、算法规则,融入到服务当中去,让员工感受不到有降低效率的管控流程的存在。

第四,分析数据。把流程交易的数据、管理的数据透明实时写入财务核算的数据库里面,写入面向数据分析的仓库里面,支撑后面对交易行为的分析,对于成本的分析和管理。把方方面面的数据沉淀下来,作为深入了解、洞察企业所有消费行为特征的基础,找到降低成本、提高效率更有效的方法。

上述四项工作体现了两个思想。第一,企业要建立和供应商交易结算流程的协同平台。也就是说,把企业管理延伸到交易端,把管理重点不是放在交易没发生之前的申请,而是放在交易发生过程当中的各种管理。把事后管理延伸到事前管理。第二,通过统一的企业级预算管控引擎、合规性控制引擎、流程管控引擎解决支出管理,涵盖从采购、商旅到费用方方面面的全面管理。

商旅共享纳入业财融合大框架中

商旅管理在最近几年呈现出了非常有明显的特征,就是与财务共享中心的整合。我们在帮助很多头部大型企业建立财务共享中心的时候,很多财务总监会在项目的第一阶段或者说最晚在第二阶段考虑把商旅管理纳入到财务共享中间的建设当中。因为商旅管理对企业财务来说也是一个痛点。

以今年1月份上线的某集团财务共享中心为例,在项目第一期里就整合了商旅资源,把商旅平台纳入到财务共享全流程体系里面。从几个数字就可以看出为什么这么安排了。集团财务共享中心每个月处理的发票数量是4万张,不含差旅发票。一年差旅费用大概一个亿,如果折算成发票数量,占到整个发票处理量的30%。集团的年收入200多亿,如果不采用财务共享平台,为了不到1%的成本要付出30%的管理成本,效率低下,非常不划算。所以财务总监提出要求一定要商旅数字化,这样很多问题就可以迎刃而解了:

第一,打通合规性、预算管控以及对账、支付全流程。

IT能力建设的时候总会遇到各方面的挑战,因此,企业商旅管理一定要做商旅共享,一定是集团财务共享中心或者全面共享中心里面的一个重要分支,是提高效率、深入管控的一个有效的手段。财务部门掌握预算,非常清楚建立商旅平台的价值,因此由财务牵头建立商旅管理平台比较顺畅。而行政部门牵头做这件事情可能因为没有预算而要求TMC提供免费服务,那TMC的日子就会很惨。

我们帮集团测算过,单张发票的处理成本100元。一张发票从供应商获取回来,员工整理、贴票,邮寄到共享中心,一堆领导花时间批,财务各种审,通过系统存放数据,全部流程下来,一张发票的成本在100块钱,一个月几万张发票是什么概念就非常清楚了。

还有一个重要问题。我们的财务人员在发票上面花了这么多成本,因为系统没有关联到交易,所以只能知道员工提交上来的发票是不是真的,至于背后的交易有没有真的发生,完全没有判断,花了这么大的成本没有根本解决成本管控的问题。而通过一站式企业支出管理数字化平台,费用管理的效率会大幅提高。2013年,我们推出云快报互联网平台的时候,就倡导一个理念叫做“消灭报销”,还有一个更可怕的目标是“消灭会计”。全面数字化以后,发现订单在系统里面,合同在系统里面,发票是也在系统里面,财务的校验、记账由机器自动完成,这就是数字化带给我们的重要价值。


第二,在业态模式上有一些变化。

我们给企业建一连串的像“插线板”一样的平台。不管差旅申请的管理还是管控方式,审批流程、对账、开票等流程企业都有自己的内部标准,而且这些数据企业不希望放在云端,要在自己家里做私有化部署。

另外一端是供应商资源的接入,类似接线板一样,把商旅资源对接进来,比如与TMC、滴滴、火车票、餐饮、快递对接,与所有行政类采购对接等等,所有接口都是标准化的。只要符合企业平台标准,就可以随时在系统里面进行插拔,可以通过API把商品纳入进来,形成协同平台。很多企业有很强的IT能力可以自己开发,没有IT能力就借助第三方构建第三方的数字平台。

这样,企业端重点是建立标准化的流程,建立控制规则,平台方提供的是产品跟社会化资源提供方打通接口。商旅资源的提供方可以更专注于资源整合,不用把精力花到跟企业内部流程打通上面。

第三是共享应用。

就是让集团内部的分、子公司都可以使用。同时,把好的区域性商旅资源集合起来,让全集团使用。通过共享平台的工厂化、集约化模式统一结算,降低成本、提高透明度。

元年科技在共享领域已经专注深耕了20年,涵盖业务、财务和税务的共享,是一个完整闭环的解决方案。通过互联网方式打通交易平台,在私有云完成内部流程的管理,在公有云上供应商来协同,让员工的体验更高,跟供应商协同的效率更高,结算的速度更快。给企业行政、采购、领导和普通员工提供个性化体验以及大数据分析能力。

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