电子发票无纸化归档,数字化转型Say High!

2021-08-13 09:36:20

今年两会上,碳达峰、碳中和被首次写入政府工作报告。力争2030年前实现碳达峰、2060年前实现碳中和,是我国的重大战略决策。碳达峰是指二氧化碳的排放达到峰值不再增长。碳中和是指在企业、个人等测算一定时间内直接或间接产生的温室气体排放总量,通过植树造林、节能减排等途径,抵消自身所产生的二氧化碳排放量,实现二氧化碳“零排放”。

近两年,国家在财务领域大力推行的发票电子化、无纸化归档是减少碳排放的重要方向,未来几年推进力度将持续加大。以电子代替纸质,可消除纸质发票和会计档案中产生的纸张消耗以及相应的印刷、快递、管理过程中的耗材,更加低碳环保,加速实现碳中和。

企业会计档案管理升级

在企业数字化、特别是财务数字化时代的大背景下,作为“业财资税”一体化管理的最后一个环节,会计档案载体的存储以及信息的共享,已成为企业高速发展的重要需求,电子会计档案作为企业的重要无形资产,需要得到良好的保管和使用。

过去,传统线下会计档案管理模式,为企业带来了高成本、高风险、低效率、低共享等一系列的问题。

现在,电子发票破冰出现,加速了无纸化归档进程,但由于信息系统跟不上发票电子化的步伐,很多企业无法做到报销“无纸化”,往往采取纸质+电子并存方式归档。

未来,归档趋势是电子化,会计凭证从纸质走向电子化的历程,说明电子化的趋势已经不可逆转,电子会计档案是电子会计凭证归档的最后一公里。

政策的驱动使得数字化财务系统建设发展进入快车道,电子会计档案是企业财务数字化转型的重要一环,无纸化时代,不具备电子档案管理能力的企业,将面临合规危机,甚至税局的重点关注。


元年云电子会计档案,遵照国家政策要求标准设计

电子档案系统建设于企业而言已经如箭在弦,但提及对归档的认知却有一个很大的误区,认为电子档案系统只要能够满足归档的功能即可。实际并非如此,电子发票等电子会计凭证在入账归档阶段必须要符合《会计档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》等国家政策法规对对档案管理的要求,才算是合规的归档方式。

2018年4月,《文书类电子档案检测一般要求》(DA/T 70—2018)由国家档案局正式发布,明确了「四性要求」规定了文书类电子档案真实性、完整性、可用性、安全性检测的指标及实现方案。这对保证电子档案的四性在电子档案生命周期管理过程中具有举足轻重的作用。

满足四性要求需要同时满足真实性、完整性、可用性、安全性:

真实性指电子档案的内容必须要是真实的与原始材料没有任何不同;

完整性指电子档案的内容和信息没有遭受改动与丢弃的性质;

可用性指电子档案可以被使用、被检索;

安全性指电子档案的管理过程没有遭到人为的改动或者非法侵入的性质。

随着电子档案系列政策逐步落实,一套满足「四性要求」,解决电子文档数据在归档、移交、储存各环节中的四性检测的电子档案系统将逐步成为企业刚需。

元年云电子档案解决方案全面保障「四性要求」,通过元数据检测、影像文件检测、预览水印、下载水印、下载控制、电子签章、日志管理等强大的系统控制逻辑,支持档案管理对真实性、完整性、可用性、安全性的“四性”检测要求。


元年云电子档案,会计资料智慧归档

在《国家档案局令第79号:会计档案管理办法》中明确指出了需要归档的会计资料,包含以下四种类型。

会计凭证:电子发票等原始凭证、记账凭证;

会计账簿:总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

会计报表:月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

其他会计资料:银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

元年云电子会计档案管理系统,支持对接电子发票等上述各类型会计档案,全面满足国家规定与企业管理需求。

元年云全新电子会计档案产品上线

通过建立电子会计档案管理平台,可以对财务会计档案这一企业战略性核心资源进行统一管理,达到会计资料的数字化、档案采集的自动化、信息存储的安全化、档案使用的自助化、档案管理的流程化,实现对全集团、各分子公司、各业务板块会计档案的有效利用,实现会计档案信息资源的共享,最大限度的发挥电子会计档案这一无形资产的价值和功效。

元年云电子会计档案系统,覆盖档案全生命周期,包括档案采集、归档、查询、借阅、应用、移交、销毁、清册等关键环节。

档案采集:自动智能采集,加速无纸化;

档案归档:自动归档,多维度标签追溯;

档案查询:多种查询方式,灵活高效;

档案借阅:一键借阅,对应凭证不迷路;

综合应用:档案专题应用,提高利用效率;

档案移交:预归档管理,在线移交建档;

档案销毁:明确权责,优化管理职能;

档案清册:追溯跟踪,记录各类清册信息。


电子与实物统一管理


灵活高效查询方式


元年云电子会计档案全流程归档

元年云业财资税一体化归档

快速接入企业自有系统,形成集约化管理

电子档案的核心是结构化数据,结构化数据分为:系统结构化数据和原始数据。系统结构化数据包含报销单据、发票、银行回单、凭证;原始数据包含文件、影像,比如原始纸质发票形成的电子影像文件,或银行PDF回单。

元年云提供开放平台的快速接入能力,与企业各业务系统(如ERP、OA、CRM)、财务系统(如金蝶、用友、浪潮、Oracle、SAP),资金系统(如用友NC、各大银行系统)、税务系统(如发票认证系统)等打通。

基于《会计档案管理办法》规定的业务系统的业务单据,财务系统的报销单据、原始凭证、记账凭证、账簿、资产卡片,资金系统的电子回单、余额调节表,税务系统的发票信息、纳税申报表,影像系统的各类影像单据等涉及的会计档案资料数据,采集到元年云电子档案系统中,建立关联,并且对会计资料分类存储、智能关联。


与元年云应用无缝集成

使用元年云平台,一键归档全过程管理

企业依赖档案日常管理的业务系统用到元年云相关,如费用报销、采购、项目管理等,天然形成一体化电子档案管理。有了前置业务数据源的沉淀,转成在线化的一个电子档案的数据。

与元年云费用、采购、商旅、税务、计划分析等各产品线天然融合,自动完成从事前申请、采购处理、商旅预定、报销发起、发票验证、资金支付、凭证生成、总账报表、纳税申报、合并报表等会计资料自动归档。

由此支撑外部审计调阅,内部销售或采购部门在线快速查阅历史合同、发票等资料,既保障了数据的真实、有效、透明,又节省了财务整理采集档案的工作量,也减轻了企业保管档案的成本。


元年云电子会计档案,成本节约估算(某企业)


元年云电子会计档案紧随国家档案无纸化的推进步伐,加速实现碳达峰与碳中和。一方面帮助企业节省人力投入、纸张耗材、存储空间等方面的经济成本;另一方面,档案全流程管理颗粒度更细、数据价值得到有效利用,赋能企业智慧运营。电子会计档案管理是数字化转型的必然产物,带领企业迈向更高的数字管理水平(High Level )。我们跨越崇山峻岭,登高处必有欢呼声,数字化转型Say High!

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