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昆钢力量:83天完成财务共享一期项目实施

集团案例故事


2020年6月30日,昆明钢铁控股有限公司如期完成财务共享中心项目一期实施工作,“费用及商旅共享系统”在控股公司及武昆股份两个总部上线!当天举行的揭牌仪式让昆钢控股相关领导和项目小组成员们兴奋不已!

“从4月9日召开项目启动会到6月30日上线,仅仅过去了83天。我们完成了几乎不可能完成的任务!”昆钢经营财务部总经理文玉清回想当时与集团领导汇报项目推进计划时,原定9月30日完成一期实施任务给国庆献礼的目标,被领导根据公司战略要求提前到6月30日完成,要为党的生日献礼,时间整整提前了三个月!这对昆钢项目小组和元年科技的实施团队来说,压力空前,几乎是不可能完成的任务!

这种高度的紧张和压力终于在6月30日上线之时得到全部释放,大家的兴奋快乐之情难以言表。在这张历史性的上线仪式照片中,公司领导和项目小组、元年科技实施团队的小伙伴们喜笑颜开,他们的确可以畅快淋漓地为自己庆祝,加油助威!

这83天到底发生了什么?

昆钢到底采用了哪些硬核措施,让项目能如期完成?

领导对财务的深度理解

“领导重视是项目成功的首要条件!”文玉清很有感触地回顾在项目实施过程中,公司各级领导起到的关键作用。

昆钢党委书记、董事长杜陆军本人就是从普通的财务人员一路成长起来的企业家,对财务管理以及信息系统建设非常熟悉和重视。从2004年引入SAP ERP系统到2007年建立昆钢资金集中管理系统,都是杜董事长亲自布置,亲身推动。通过信息化系统的实施建设,让昆钢财务人员尝到了省时省力、效率提高、风险管控到位的甜头。

“1993年,昆钢产钢达到100万吨,财务人员却有四五百人,每个分厂或矿山都有20名左右财务人员,因为每一笔账都是手工核算完成的。2004年,产值过了100亿,由于上线了ERP系统,实现了信息化管理,财务人员反而大幅减少。”文玉清举例说,“2004年昆钢在红河和玉溪分别上了200万吨级的钢厂,每个钢厂财务人员却不到15人。业务量在不断增长的同时,财务人员在减少,效率却得到了很大提高,财务分析和预警工作也有了很大改善。”信息化建设的效益让管理团队感受到,必须要有好的系统平台,才能支撑财务转型和管理优化。昆钢正式提出了建设财务共享中心的计划也就变得顺利成章。

2019年,在公司十届四次全委会上明确提出了“尽快建立财务共享中心、财务管理中心、金融运营中心,构建与战略管控模式相匹配的财务、资金管理体系,提升管理水平”的要求。

从董事长到管理层非常理解项目实施特点,非常重视财务共享中心项目,甚至在具体环节上提出详细的指导方案。管理团队把项目一期提前三个月完成的决策,不仅仅是公司管理战略的需要,也是领导层对信息化项目的专业判断和信赖项目实施团队具体体现。

项目实施策略得当

“四大改革、六个不变、四个统一”

“策略得当的实施原则是项目成功实施的第二个关键要素。”财务共享中心建设是实现公司全委会提出的“四大改革” 落地的一项重要工作,已作为云南省国资委考核公司管理者经营业绩的主要指标之一,必须按照目标进度计划坚决予以贯彻落实。文玉清和项目小组知道,财务共享中心建设,不仅仅是财务职能职责的重新划分,也涉及前端业务操作流程的改变,业务人员职能职责的重新界定,项目建设存在一定风险,需要各部门、各单位主动参与,积极配合,才能按期完成。

因此,项目组特别制订了“六个不变”原则,即分子公司独立核算主体不变、核算系统SAP不变、会计法律责任不变、财务审批权不变、资金所有权使用权不变和财务管理监督权不变。

在系统实施上坚持“四个统一”原则,即一套标准,实现会计核算标准化、流程化、高效化;一个平台,即使用同一个财务共享平台,确保系统统一、安全;一个组织,即财务共享服务中心,进行统一管理,推进共享平台;一支队伍,专门组建一支专业化的财务共享服务队伍,协助分子公司和职能部门完成项目实施。

“优秀的项目实施和管理团队是项目成功的第三个关键”,项目建设开始后,昆钢信息中心、经营财务部和元年科技实施团队目标一致,全力配合。“很多企业的项目小组都是从业务部门抽调骨干兼职完成的,而我们为这个项目专门招募了10名‘80、90后’的年轻人。他们有思想、有能力、有财务专业知识,对项目推进提供了很好的支撑。”文玉清对这批年轻人的表现非常满意,“他们每个人心中都有明确的愿景,采取‘886工作制’,加班加点、任劳任怨,不断优化实施方案,按照时间节点往前推。思想统一,人心齐,泰山移,才能在83天里实现既定目标,完成不可能完成的任务!”

打通业财  效果显著

“一期上线后,各方的反应不错,大家越来越喜欢用这个系统。”文玉清和项目团队都感到非常欣慰。“费用、差旅管理很多时候涉及到是否严格遵守中央八项规定要求的问题。在没有上线系统之前,没有事前监督,只有事后审查。对已经出差在外的同事来说,还要临时修改酒店、机票、经常开错发票,耽误时间,影响工作效率。而现在系统就给出了符合规定的酒店、机票,员工无需垫付资金,在财务上也不会出现报销不符合规定的问题,把事后监督变为事前管控,等于保护了干部职工,让大家更关注于业务。”考虑到昆钢3万多的员工,财务共享平台的上线,给昆钢的费用、差旅管理带来的价值可想而知。

另一个应用场景是优化了薪酬核算流程。在共享上线前,薪酬的核算需线下提供纸质单据,各类薪酬数据提供时间节点参差不齐,数据较为粗泛,财务人员需手工对所需进的成本科目进行结构拆分,工作量大且准确度低;共享系统上线后,将人资ERP薪酬核算系统和财务共享系统实现了连接,将公司组织结构的各个部门、工段、生产班组与财务SAP系统的成本中心进行一一匹配,实现了薪酬发放数据、薪酬计提数据的全流程系统取数,这样的方式大大提升了财务人员的工作效率,减少了不同单位同类型薪酬业务核算的差异性,减少了人员借调、外派成本核算的无序性,减少了财务人员在成本核算的主观性,提升了集团公司薪酬业务的管控力度,便于进一步做好统筹规划。基础数据源头是劳资部门,我们都改不了,分配机制的管控是关键点。上了共享两个月以后,大家觉得很好。劳资人员没有以前辛苦,财务人员也没有辛苦,越来越好。”

在公司2020年上半年经营分析会上,杜陆军董事长特别指出财务共享中心建设是上半年公司管理创新的优秀案例,给财务共享中心项目团队给予了高度评价。


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