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采购数字化转型升级之路

背景

2020年春节,一场突如其来的新冠肺炎疫情席卷了中华大地。这次疫情对社会方方面面产生巨大影响,物资采购管理也不例外。有统计数据显示,2020年1月-3月,58%的公司称因为在华业务暂停而影响到全球运营;78%的公司称没有足够人手运作完整的业务;40%的公司认为物流受到巨大的影响;45%的公司缺少必须的生产和企业运营所需要物资;69%的公司认为无法进行采购供应链相关的有效沟通。但通过这次疫情影响,很多公司思考如何更好地推动高效合理的采购管理模式、交易模式的转变,开始关注如何建立高效合规的协同流程、增强专业的采购管理能力、建设创新的采购交易平台。

引领创新、智能、高效数字化采购转型

元年研究院资深研究员顾春华介绍,企业采购管理转型经历了1.0阶段以ERP模式为核心的管理平台、2.0阶段以招标采购为核心的招采平台、3.0阶段以数据为基础的互联网采购管理和交易平台。随着技术的不断成熟,企业采购数字化转型成为大势所趋。在采购管理层面,企业开始注重全链条采购管理,从前端业务部门采购需求计划开始,到中间采购部门,到财务核算部门,再到连接外部的各种资源,整个供应链平台变成了供应链管理体系和供应链综合服务交易平台。数字化采购平台最终需要具有全品类全流程的采购管理能力,以及集成整合的供应链服务能力。数字化采购平台首先提升和整合采购管理能力,实现全品类、全流程线上完全透明,可追溯、可视化。其次,提升采购服务能力,整合资源,服务上下游。第三,提升增值服务能力,提供金融服务,促进价值转型。最后,提升数据管理能力,实现标准化、可视化、智能化。

顾春华强调,采购数字化平台管理体系目标的实现需要后台来支撑。平台首先需要技术领先,领先技术确保互联网用户体验,基于AI技术的数据标准化工作,基于大数据技术的数据分析服务。其次,互联互通。打通内部从采购计划到采购结算的全流程,打通外部供应商协同流程,快速对接互联网电商和商旅资源,联通结算相关的税务信息。最后,快速实现。低代码快速业务建模,满足个性化需求。标准ERP、OA接口满足企业内部系统对接,标准的互联网电商、商旅接口对接,快速交付。

顾春华表示,元年数字化采购平台具备上述要求,分为前台、管理中台、后台三部分,它可以支撑企业快速实现采购端的转型升级。管理中台覆盖从前端的采购需求和计划提报,到寻源招标合同订单到协同,同时可以提供电商式采购解决方案和供应商合同管理,以及库存实物的管理等业务。在中台体系之上,元年还提供采购业务前台,例如电商商城平台、电子交易平台、商城、商旅等交易平台。同时后台是基础的技术架构,微服务技术架构可以满足企业个性化需求。除此之外,元年提供很多的接口服务,通过元年统一接口平台,企业实现快速对接。

元年采购管理平台具有自己的特点:

首先,采购中台+业务模块+自定义应用来满足快速实现需求。平台底座里面具有主数据、单据、流程等各类引擎,企业通过拖拉方式去快速定义个性化流程及业务表单,无需写代码。

第二,采购业务全品类覆盖。通过系统把平台预先标准化,系统里面的规章制度通过系统来落地。

第三,提供预接入资源或者统一接口平台。对于很多大型企业来说,可能已经签署了很多框架协议,元年可以直接使用框架协议统一帮企业对接。

第四,打通结算和财务、税务环节。从三单匹配,到发票的自动获取,再到发票和系统结算单据,以及发起付款申请,元年采购管理平台可以对整个流程进行打通。

第五,基于大数据的采购智能服务,实现技术和应用场景相结合。

第六,内嵌最新技术支撑场景化应用。OCR影像识别、发票查验和认证、RPA、电子签章、移动技术、区块链等技术应用到采购平台。

企业进行采购数字化转型,需要确定采购升级转型目标,分析现有采购模式和系统架构,总体设计采购业务和系统架构,分布实施,全面推广,实现价值转型。

物资管理的数字化趋势和实践

物资管理具有自己的特性:流程更具多样性;业务更具社会性;决策更具灵活性。因此固化规则和流程、指令性的人员管理、单一的指标体系,不能有效管理采购和供应业务。流程多样性表现在交易过程、物流过程、付款过程等内容多样性;业务社会性表现在参与人员的多层次化和协同化;决策灵活性表现在主观和客观的共同作用形成结果。这是ERP难于实现最佳效果的原因。传统的ERP系统,采用相对固化流程的管理模式,降低了业务效率,需要用新方法进行优化。

中施企协(北京)数据服务有限公司总经理资深采购专家谢美珍介绍,很多企业都在开展电商采购业务,从数据链分析业务过程,因城施策,因地施策,针对性地进行业务规范和提升物资工作效率,实现整体采购成本的降低。建立电商采购平台,不仅可以进行招标采购和采购集中管理,还可以通过工业品的商城采购,协同供应商、物流、金融,实现社会化、数字化的高效采购平台。工业品的商城化采购,侧重于交易数据的记录、沟通效率的提高和业务模式的优化。建立物资主数据系统和数据分析体系,可以给物资采购和供应业务提供精细化管理的业务模式,通过不断优化数据模型,有效指导采购和供应业务。让广大物资管理人员采用市场化的交易模式,扶持创新类供应商和优化资源渠道,形成长期共存、高科技含量的供应商体系。

谢美珍认为,数字化发展趋势具体表现在三个方面:

(1)协同。物资采购和供应管理以数字驱动为主线,在既有ERP的基础上,建立物资主数据体系和商城采购协同平台,物资管理、产品管理和资产管理一体化,形成全寿命周期的数据链。协同是高效的保证,是降低整个社会采购成本的基础,是社会进步的标志;

(2)精细。精细化的分级分类管理政策,按照类别品种进行采购政策和交易模式的制定,利用数据进行针对性的流程管理。在全过程数据链的支持下,对合同、订单、收发料单、运单、结算单等多种单据的数据进行数据分析,建立不断完善的交易规则体系;精细化是新时代物资管理的重要内容,是国家经济和企业发展的必要过程。

(3)融合。社会专业化采购和企业自有采购体系的融合,极大降低企业采购成本,保证供应的及时性。类似钢材交易平台、建材交易平台、供应链金融平台、互联网标识平台等专业化平台和企业电商采购平台的结合会更加密切,通过数据交互实现你中有我、我中有你。

目前,在企业数字化采购发展趋势中,很多创新型的典型应用应运而生。例如更加精细化的企业供应商评价和企业信用体系建设,实现供应商分级分类管理,利用物资主数据开展因地制宜的供应商管理工作;供应链金融服务,将财务应收应付系统和物资实物管理进行紧密捆绑,利用数据流和实物管理,强化供应链金融的风险管理;互联网标识体系的建设,为物资管理大数据分析技术提供基础规范,配套扫码识别、图像识别、路径算法等技术,有效提高物资管理的技术含量。

在新技术的支持下,基于供应链协同的特性,建议从社会层面开展物资采购供应的数据治理工作,将物资信息和产品、资产信息打通,将企业和上下游之间的信息打通,将资源和需求信息打通。数据治理和标识系统以应用高科技技术提高效率为主线,避免重复建设,实现成本最低、效益最高、路径最短的数据治理。社会化的物资数据治理工作,可以促进大中型企业数据标准化,降低企业实施成本,实现绿色、高效的共享经济。基于国家工业互联网标识系统的物资主数据系统,可以将编码和实物连在一起,在整个供应链互联网里进行信息沟通,真正实现物资全过程记录。

谢美珍介绍,中施企协开展的数据治理实践活动主要包括四个方面:一是赋码标识,给产品唯一身份证,保证产品全寿命周期业务数据一致性;二是数据标准化,规范物资、商品的基本属性,编制物资编码,商品SKU,支撑电商平台和财务共享系统运行;三是提供标识打码集成服务,为工业互联网提供标识基础。四是建立数据云平台,为打通物资和产品、物资和资产,提供标准化规范化的数据模板。平台具有以下三个特点:

(1)理论体系领先。依据IEC 81346-2009国际标准进行顶层设计,定义了商品从设计、生产至报废的全过程,形成了全生命周期的编码体系及数据处理方法论。

(2)技术体系完善。从支撑平台层、数据交互层、数据管理层、业务管理层等方面进行技术完善;

(3)运营体系保障。依托专家支持系统、算法支持队伍、运营服务团队,随时随地支持客户需求。

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