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特稿 | 2021年采购数字化七大发展趋势

元年研究院特别策划——“数字时代企业管理趋势”盘点系列文章,将元年数千家大型企业实践经验与前瞻理论相结合,为企业数字化转型提供方向和路径。本文继管理会计、数字化转型、财务共享、技术中台之后,提出采购数字化七大趋势,为已经通过元年智能业财税共享平台实现采购数字化的企业和还在探索、建设采购数字化的企业提供有益的借鉴。

在数字化大潮下,企业采购也必然进入数字化管理阶段。采购流程涉及寻源、订单、支付、报销等多个环节,既涉及外部供应商管理、合同管理,又涉及内部采购种类、采购权限等多个管理维度。采购数字化正不断走向深入,其应用效能不仅关乎到企业组织的成本支出,更关乎到产品研发、生产计划、客户服务、供应链协同等关键环节,最终影响企业战略实施和日常运营效率。

趋势1:生产性物资和非生产性物资采购整体纳入全支出管理体系

由于原材料等生产性物资采购额度大、成本高,是企业最关注的采购种类,也是企业采购部的主要职责,企业对这一种类的信息化、数字化系统应用的时间比较早,经验也比较丰富。随着MRO工业品、行政办公、后勤类、服务类采购数量快速增长、采购频次逐年升高,企业对非生产性物资采购的关注度也持续上升。从采购系统、组织设置等各个方面,企业越来越趋向于把生产性和非生产性物资采购整合在一起,形成覆盖全品类的采购系统平台。

与此同时,商旅支出也从原来的商务部、行政部等非传统采购部门的职责中纳入到企业大采购体系中,逐步形成企业全支出管理体系。采购数字化和商旅数字化平台在数字技术的支持下,实现了数据打通和共享,逐步实现了覆盖全员的费控和全成本分析管理体系。

趋势2:电商化采购更加普及,逐步形成数字化供应链新生态

数字化采购模式在电商化采购方面继续发力,电商化采购方式越来越被企业所接受,既扩大了企业寻源范围,降低寻源难度,又提高了采购效率,让供应商更快地纳入到企业采购商城,最快形成供需对接。与此同时,电商化采购覆盖了从寻源、招标、协议和订单等全部流程环节,既方便企业内部管理的数据共享,又确保整个采购流程的合规性管控。

电商化采购促进企业采购管理流程从内部管理向与供应商、合作伙伴协同的外部协同拓展,确保供应链的稳定和可持续发展,增强了企业应对不确定性外部环境的韧性。尤其在新冠疫情期间,非接触式交流更加普及,必须借助电商化、数字化手段才能完成所有采购流程,数字化采购系统对企业保持供应链的稳定起到至关重要的作用。

电商化采购快速发展加强了供应链节点企业的协同效率和质量,为企业打造一个新型的数字化供应链生态。


趋势3:打通与财务、税务的管理流程,打造采购协同平台

从申请到寻源,从订单到采购,从预算到支付,采购流程的多个环节都与财务相关,但在很多企业的实际操作过程中,采购与财务在流程管理上并没有很顺畅对接。这一定程度上源于双方职责各异、分工不同,而数字化系统对融合双方流程起到了重要的推动作用。

发票作为付款的凭证,供应商在开票前,一般需要先完成对账。很多企业跟供应商定期对账,从ERP系统里拉报表,整理后通过邮件或传真给供应商,双方再电话沟通确认。如果涉及到有扣款或退货的情况,供应商无法及时了解相关情况,导致对账、付款等差异,则需重新对账。确认无误后,供应商才会登录开票软件开票,而人工操作容易发生开票项目、订单号、金额不准确等各种意外情况。

按照传统的三单匹配流程,财务人员在收到纸质发票后,需要根据发票、订单、入库单信息的比对,信息匹配后才会进入财务处理流程。人工匹配采购订单行项目、税率、供应商、价格差异、数量差异、物理发票号、公司代码等信息处理工作比较复杂,涉及岗位人员较多,工作量较大,容易出错。采购数字化与财税数字化的不断发展,使得两个部门的数据在一定规则下共享互通,相关税务数据会自动勾稽比对,增强了与发票、税务相关的合规性管理,避免了潜在风险。

随着电子专票的推进,采购与财税部门的数字化协同,将打通从采购到财务的最后一公里,实现真正的“业财税一体化”协同管理。采购和财务部门从各司其职到“力出一孔”的协同配合,再到“利出一孔”的思想转变是企业发展的必然要求。

趋势4:统一标准的主数据管理是采购数字化升级的重要基础

主数据管理的缺失或薄弱,已经严重影响电商采购平台的运行效率,削弱了电商平台的价值,因此,建立统一的主数据平台已经成为企业采购的新基建项目。通过实现数据标准化,规范物资、商品的基本属性和过程属性,编制物资编码、商品SKU支撑电商平台运营。通过物资编码匹配对接各电商平台,实现编码的智能匹配。对于关键产品给予唯一身份证,保证产品全生命周期业务数据的一致性。给关键产品提供标识打码集成服务,为工业互联网提供标识基础。

统一标准的主数据管理和智能匹配为全网比价、全网询价、价格趋势等数字化应用奠定了坚实基础。内嵌的AI引擎,自动完成数据清洗和匹配。专业的数据团队,提供持续的数据运营服务。开放的架构和微服务,提供各种采购应用灵活调用。

在统一的接口平台中内置企业的规范标准,使得外部平台数据和内部商城数据实时交互,达到最佳运营效率。同时,供应商协同平台实现采购业务与财务、税务处理的融合,使得相互之间的对账和结算更加顺畅。

趋势5:中台架构成为数字化采购平台的主要技术架构平台

如同营销数字化的快速发展对企业管理带来更高要求以外,采购端的快速变化对企业管理的压力也与日俱增,中台架构是成为企业数字化采购的主要技术架构平台,是企业加强采购数字化管理的发展方向。

作为企业管理中台的一部分,采购中台通常也分为业务中台、数据中台和技术中台三部分。技术中台用于对接外部需求,数据中台用于分析业务数据,业务中台用于快速响应前台需求。采购中台让用户无需编码即可完成表单制作,流程的修改和新建,确保采购业务和管理流程的快速迭代能力。

采购中台能力的增强助力企业数字化转型中的技术应用升级,技术与业务管理进一步融合,以及组织重构,进一步帮助企业降本增效。

趋势6、 软件加运营的一体化服务成为企业数字化采购的新模式

利用领先的软件平台改善企业的数字化采购水平是企业提升采购绩效的一个方面,但采购运营本身对企业的帮助更加直接。因此,能够同时提供更多匹配企业需求的供应商资源和软件平台将真正满足企业在采购资源和管理效率上的两大需求。

领先的数字化采购方案供应商,将提供包括软件平台、供应资源池、运营服务等几个方面的内容,并且在部署方式上更倾向于建议采用云端方案,帮助企业尽快实现一站式采购解决方案。

比如元年云的云采购方案,除了为企业客户提供采购软件模块外,还能够提供预置的供应商资源,包括京东、苏宁、史泰博、得力、晨光、西域、鑫方盛、库控、嘉岩等;统一的供应商结算服务,客户只需和元年云进行统一的对账和结算;供应商资源的定向开拓、品类优化服务和采购风险分析等服务内容。

趋势7:SaaS成为企业数字化采购平台的首选模式

采购数字化建设本身需要一个循序渐进的过程,但企业对数字化采购的需求却非常迫切,因此,部署方式灵活,满足各类采购应用场景的SaaS模式将成为企业部署采购数字化平台的首选模式。

一方面,SaaS模式不仅仅提供系统平台,往往还连接内外部资源,企业可以方便地寻找合适的供应商资源,加快寻源速度,提升采购效率。另一方面,SaaS平台自带的AI智能引擎,大数据采集和分析能力给企业更加精准和细致的数据分析结果,给企业采购决策奠定了良好基础。

SaaS平台提供公有云,混合云和私有云等多种灵活应用模式,并利用最新的中台架构和创新技术,为客户提供“软件+专业运营”的一站式采购解决方案。打通采购与财务,实现完全的闭环管理,实现企业降本增效的目的。

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