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企业采购商城管理方法论-高效管控与极致体验间的平衡

2021年3月24日,中共中央办公厅 国务院办公厅印发《关于进一步深化税收征管改革的意见》,意见要求加快推进智慧税务建设,深化税收大数据共享应用,不断完善税务执法制度和机制。3月26日,国家税务总局发布深入学习贯彻落实《关于进一步深化税收征管改革的意见》的通知,通知明确要求要把正在开展的金税四期建设作为落实《意见》的重要举措。


种种迹象表明,金税四期的上线已经排上日程,国家对税务的执法力度、管控维度也将会越来越严格、清晰。

企业的采购行为与企业财税管理息息相关,采购物资需要资金购买,购买后的物资需要入财务报表,采购与财税已经密不可分。采购的数字化管理、大数据统计以及采购行为的可控性必须满足相关要求。传统企业采购的风险不容忽视。

我们认为企业内部商城产品是可以有效的降低传统采购企业风险,今天就来聊聊如何实现采购行为中的高效管控,同时又给与用户一个完美的互联网式体验,从而使企业内部商城可以快速推广。

企业采购过程中,会面临什么样的财务风险及管控风险

在探讨传统企业采购面临的风险前,需要对采购的行为进行分类。

按照物资采购类型分,一般划分为战略物资、原材料、通用物资、复杂采购;按照物资如财务报表类型分为资产性物资及费用性物资;按照财务实务,可以分为报销类采购及对公支付类采购两类。今天我们从财务实务角度来对传统采购过程中的风险来阐述。

在报销类过程中,主要面临以下风险:

1 、审税风险

深圳一家公司因员工垫资报销额度高频且金额巨大,税务局判定其存在以销代薪,对其进行相关查处。

当员工垫资购买额度过大,公司企业对员工个人付款额度较大,并且此种打款情况涉及到的员工普及率较高时,会引起税务部门重视,存在疑似发票抵薪的做法,存在极大的税务风险漏洞。

同时,部分采买过程中,供应商可能无法提供票据,需要员工自行找票补充,与真实发生的采买品类以及金额有差距,容易出现税务管控风险。

2、 预算管控风险

员工垫资购买,流程一般都是在线下进行,采买流程存在较大漏洞,或者审批流程较长,对于一些应急购买物资较长的线下审批流程会影响效率,并且线下处理无法将采买金额与预算规划实时匹配,造成预算失控。

同时,部分企业在员工垫资购买过程中,事前不做审批管控,员工采买后事后审批,事前的预算控制几乎是空谈,面临很大的预算管控风险。

3 、采购灰度风险及显隐性成本上升风险

员工购买,采购的商品及渠道,公司采购部门无法把控,对采买商品的质量、价格、服务做不到统一管理,不能与供应商协商价格体系,容易造成显性成本的上升。

同时,员工选购商品过程中,线上商品挑选,沟通,线下外出购买,会浪费大量人力成本,冗余的审批流程,报销流程等,也会造成大量隐性成本的上升。

4 、员工与企业之间的矛盾风险

员工垫资购物,报销流程较长,对员工的资金占用成本高,部分负责采购的员工,会因此类相关事项引起对公司的不满。

5 、票据出错风险

大量报销单据,在提交票据、保存票据以及审核票据过程中,容易出现丢失,缺损、核对出错等风险,造成账目不对问题。

在票据对账过程中,仅靠票据作为唯一的对账凭证,与采购商品无法有对应记录,造成对账风险。

当公司对公支付类采购时,主要面临以下风险

1、 与供应商协同风险

供应链管理中的“牛鞭效应”以及JIT管理,都是在力求预测采购数量及频次的准确性,从而降低库存及在途物料,传统供应商管理中,上下游双方没有办法做到数据共享,对于采购需求的预测存在数据缺失及不同步的现象,既造成大量人工操作,增加了双方的运营负担,同时提升了出错风险及预测风险。

2 、 供应商资质审核中途变更风险

公司层层筛选后的供应商,在入选当时的节点企业征信没有任何问题,在合作过程中,若爆发了风险,企业需要第一时间知晓,从而决定是否需要继续合作下去。传统的供应商管理中无法做到中途征信及舆情的实时监测,或者时效性差,存在合作隐患。

3 、大量采购物资无法盘活,资金占用风险

物资采购后,需要一套系统对采购物资,采购过程,采购后的使用情况做相应记录,对采购物资进行全生命周期的管理记录,并且保证采购产品在库中相应的唯一性,避免一物多码,造成重复采购同类商品,库存商品无法发挥使用价值等,从而造成库存积压,产生大量资金占用风险等。

4、对账结算风险

账目核对业务在采购流程中是无法避免的一个环节。采购过程中的对账结算直接与公司财务相关,三单匹配的核对工作量大,重复性劳动力多,效率低,易出错。

另外,在实际操作过程中,收货后不做收货单,对收到货物账单最后不确认,造成大量对账结算停滞的情况也时有发生。

5、流程效率风险

艾瑞咨询在《2020年中国企业采购数字化管理调研白皮书》中数据显示,2019年中国企业采购的主要痛点是采购流程复杂,有超过50%的调研者认为日常采购过程中,流程的冗余影响了企业的采购效果。

风险来源于企业对采购过程中控制力不足

以上两种方式的采购面临的风险,其实都来在于企业对采购过程的把控力不足,具体包括以下几个方面:预算与实际业务失控内部数据无法全面共享,数据无法给与决策层基本面的支撑业务与财税间大量人工及重复操作,出错率提升,财税结果失控上下游协同效率失控采购物资的流程及渠道无法管控。

采购管理过程中如何规避这些风险

针对以上的风险,一套成熟的企业内部商城系统可以完全高效的规避掉风险。企业内部商城是如何规避掉这些风险,有何功能才能成为成熟的企业内部商城系统,我们认为,一套成熟的企业内部商城系统需要满足以下几个特点:


1 、业财税的一体化融合

为了避免对账的繁琐、频繁核对出现的问题,以及账单确认过程中出现的不必要的琐碎过程,在商城系统中,必须将业务与财务税务相结合,实现业财税的一体化融合,数据互通,流程业务自动实现。

采购申请单,采购订单与预算关联,下单流程、物流信息网上自动抓取,货物签收后做最终确认,自动生成结算凭证;已签收完成单据可以根据需要按照时间自动生成对账单,核对后进入财务系统做结算,同时内置开票信息、票据识别信息,直至付款结束。

2 、 商城需要满足全功能、多模式需求

无论是零星采购,还是标准化电商采购、寻源式非标采购,集合竞价采购、复杂采购等,都可以在商城系统中实现,避免同一公司采购业务发生在多平台管理的低效。同一平台,供应商用户也只需维护一套系统,所有数据在同一平台共享。

同时在下单过程中,同一订单支持多地址、同一订单不同支付方式,个人支付,个人与企业统付的混合支付及对账结算等,商城系统需要满足各种订单场景,做全功能商城产品。

而除了采购商品之外,酒店、火车票、机票等都可以在同一个平台实现,才会不断提升使用频率,真正做到一站式支出平台。

3、 商城系统需要极强的融合性可拓展性,可以与企业各系统打通

商城系统是企业采购数字化的重要标志,在采购商城系统中,需要关联部门很多,为了实现数据统一性,一致性,以及可用性,需要关联各系统数据。

比如,商城中的审批,需要管理企业OA,获取组织架构以及审批流;商城的订单上下游协同,需要关联企业的ERP,获取订单数据及信息;商城的供应商需要关联企业的SRM系统,获取到供应商及商品信息数据;商城的订单信息需要关联企业的相关合同管理软件,从而更好的进行合同履约;商城的订单金额等需要关联企业财税信息,实现业财税的一体化。

以上,是从企业内部系统来讲,在外部,需要关联的东西将会更多,比如在供应商的生命周期中,需要关联企业征信相关供应商实时获取信息;在合同签订过程中,可以对接相关的电子合同供应商,实现合同的数字化签约;在获取商品的过程中,可以与多主流电商平台接通,获取海量商品数据。

技术的发展与推动,关联信息的海量数据,都促使商城系统不断的拥有自拓展的外延能力。

4  、完善的管控体系

安全稳定的商城系统,要对整体业务流程负责,完善的管控系统就必不可缺。主要表现在以下几个方面:供应商的筛选入驻,过程预警,资金监控;商品的审核上下架,价格政策措施,比价;事前预算控制,事中完善审批流,事后数据统计;智能化异常订单监测等。

事前

商品审核:进入到商城的商品必须由采购审核才能发布。

预算控制:预算控制可以对科目,部门,项目,甚至细化到项目的里程碑,同时可以多部门、多项目分摊。

事中

流程审批,领导可以清晰的看到下单商品的明细、价格、供应商等明细。

事后

时候数据统计分析,可以清晰的看到异常订单情况,同时对某些经常采购商品可以通过数据分析得出后续可以集中采购品类,降低商品采购价格。

在采购管理过程中,管控风险的同时,如何提高用户体验

企业商城在满足管控增强的同时,并不一定能保证在企业内部顺利开展,目标还是要让终端用户用的爽,系统上手快,学习成本低。这就要求我们的企业内部商城从设计开始,在满足功能基础上,一定要具备用户思维,为B端客户以及客户员工打造极致的使用体验。

1、企业级商城(B端商城)与消费级商城(C端商城)的重大区别是,C端要让用户逛逛逛,B端需要满足用户快速下单

2020年发布的《中国互联网络发展状况统计报告》数据显示,中国网络购物用户规模达7.1亿,普及率越来越高。互联网电商产品的体验也在不断的优化。越来越多的C端商城产品为了提升自身的GMV,通过促销活动、展示推广、关联商品等多种方式刺激用户消费,尽量延长用户的在线时间。

B端商城的目的并不是为了促使用户在商城界面逛逛逛,而是可以快速的满足用户的需求,快速准确下单。同时在场景化办公环境中,可以快速购买一系列场景化商品。

在洞悉产品用户的不同目标之后,我们元年采购商城产品,通过多维度筛选机制,智能化推荐,大数据搜索,订单记录埋点,不同供应商间商品比价,AI数据标准化、场景化楼层推荐等,不断简化筛选商品时间,帮助用户快速下单。

同时,不同于传统填单单据需要众多字段,元年采购商城字段会根据用户习惯及规则设定默认导出字段类型,并且多单据同一字段中不需要重复录入。助力用户快速筛选商品的同时,尽快完成下单全流程。

2 、商城的用户不仅仅是下单人员,还包括商城管理运营人员,要充分考虑管理运营人员的使用需求

对于企业客户而言,完整的商城体验不仅包括各部门的采购下单员,同时商城的运营人员、自有供应商也是商城使用的主要人员。

商城运营人员,在商城运营过程中会涉及到前端装修,会员权限管理、订单管理、供应商管理、结算对账等功能。一个好的运营后台体系会节省大量运营人员精力。元年采购商城的商城后台装修内置多种模板供用户选择,无需任何代码操作。看板式的订单数据、节支率等一目了然,方便的对账结算体系,降低资金风险,余额、异常订单预警系统,保障系统顺利运行。

供应商端,据我们调查了解,商品图片上传上架、每日订单维护会占据较大部分精力。在处理过程中,可以引入RPA技术实现自动导入图片上传上架商品、处理订单,同时对接供应商接口的形式,自动传送订单,在企业客户内部,也可以将SRM系统的供应商及商品数据与商城前端一致的安排处理方式来简化流程。降低人力等隐形成本,上下游协同上起到降本增效的作用。

3 、配置端的灵活部署

随着客户部门的增多,以及流程的变动等,企业客户在使用商城过程中,经常会需要对流程、审批流、单据等的变动修改。采购商城的后台逻辑需要配置有可视化建议的修改方式,零代码实现修改变动。

4 、自带资源,满足广度需求

采购商城可以逐步提高企业用户的线上购买率,降低企业总体采购成本,同时易于数据的统一管理。在满足企业客户自有供应商上架商品的同时,采购商城需要满足企业客户越来越多的采购需求,尤其是零星采购的多样性及便捷性体验。自带商品资源的采购商城就成为了用户的硬性条件。


自带商品资源,主要来自于平台方自有供应商,以及主流电商平台商的对接,这里面的工作不仅仅是商品供应商的筛选、谈判、上架,还有很多隐性问题需要把控,比如不同电商平台间的品类不同如何统一、商品池的统一管理如何解决、搜索的结果如何排序、不同供应商间如何比价等等。

元年采购商城自带商品池资源,目前已对接十余家电商,涉及到上千万SKU商品,涵盖通用消费品、办公用品、工业品等,同时对多平台统一标准的处理方式上有高效的解决方案。通过建立统一接口平台的形式,在主流平台对接进来过程中统一做好品类映射、商品主数据的AI智能识别分类、API统一接口进来后在前端商城统一展现、通过主数据的统一进而可以对属性维度进行比价等,背后是高效的运营、前沿的技术以及丰富的经验的不断积累。


5、软件+专业代运营的结合

采购商城的交付是起点,不是终点。在企业采购数字化过程中,尤其是接入新的系统后,人才团队一般没能及时搭建,而建一套专业团队有时也好像性价比不高。元年采购商城在提供产品的同时,提供代运营服务,可以让用户在实施交付时就是服务开始时,无后顾之忧。

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