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采购数字化大潮来袭,一站式智能化大势所趋

随着疫情的又一次反弹,让企业数字化建设进一步提速,尤其在保障供应链的通畅与安全方面,其中采购数字化作为重要一环正快速迈进3.0阶段。因为采购数字化为企业降本增效效果明显,采购效率直接决定着企业成本乃至利润,所以在企业数字化建设的优先级方面一直靠前。据相关数据显示,采购数字化近年来一直保持20%以上增速,预计2022年市场规模将超200亿元。

采购作为企业经营管理的重要职能,它的发展经历了三个阶段。在1.0阶段,采购主要是解决企业生产性物资采购和供应链的需求,关注采购与企业生产计划的协同,通常是由ERP等管理软件中的采购模块完成管理。在2.0阶段,采购不但进行物资寻源、供应商管理评估等,与生产计划和供应商的协同性进一步增强,还与物流、交付、投产等组成相对完整的供应链体系。在3.0阶段,采购更多体现出业务成果和企业价值,采购同结算与费用报销逐渐整合,涵盖内容也更加广泛,不仅包括了供应链,更是企业全支出管理的重要组成。在新阶段,采购数字化的一站式与智能化就显得尤为重要。

首先,企业全物资采购逐渐一体化

由于原材料等生产性物资采购额度大、成本高,是企业最关注的采购种类,也是企业采购部的主要职责。但随着2C互联网时代的商旅、出行、餐饮等已经成为基础设施且数字化程度高,再加上不同类型的电子商城发展成熟,使得非生产性物资的采购逐渐集中。并且,随着这种类型的采购数量快速增长、采购频次逐年升高,其采购职能也从原来企业中的商务部、行政部等非传统采购部门的职责中纳入到企业大采购体系中,让采购管理职能更完整更专业,真正实现了企业的采购、业务、财务一体化,逐步形成了企业全支出管理体系。

采购统一后,也因此向下延伸到税务、票务,向上延伸到供应商管理体系。同时,其与外部电商供应链、供应商全面协同,与企业内部信息系统高度集成,全面打通采购、报销与财税流程,实现了采购的集中共享,提高企业财务整体工作效率。

在体验方面,利用电商化采购体系、可视化的商品详情,将采购员和员工日常采购统一到一个平台,不但统一了入口,多端并行,全程云操作。而且商品种类得到了极大的丰富,提升了采购业务流程体验,员工采购的自主选择与企业采购部门的管控也得到了和谐平衡。

由于不同厂商的数字化平台都逐渐过度到云原生框架且具有很好的开放性,非常容易实现数据打通和共享,一体化已经是必然。

其次,采购全生命周期管理数字化与全流程高度自动化

采购流程涉及寻源、招标、协议、订单、预算、支付、报销等多个环节,既涉及外部供应商管理、合同管理,又涉及内部采购种类、采购权限等多个管理维度。随着各种新技术应用到采购平台,以及电子发票与电子合同等应用的普及,全程电子化已经能够完全实现,将信息流、商品流、业务流、财务流“四流合一”,通过内嵌规则、设定权限、标准一致、预算分配、流程优化、统一结算,解决了内部审批流程规范问题和预算管控问题。

但要想真正实现降本增效,全程电子化后必须能够实现高度自动化,否则效果会大打折扣。首先是很多包括各类输入输出等操作的自动化。比如,以前录入供应商信息需要操作员手动填写表格,现在使用OCR影像识别技术自动扫描供应商电子营业执照,即可完成信息自动采集,避免了人工输入易引发错误,又提高了效率。

数字化采购平台的全程电子化,实现了数据在一定规则下的共享互通,采购的风险管控也逐步实现自动化。比如计划采购时,通过数据自动分析供应商资质,包括供应商经营历史、注册资本、员工人数等经营状况,甚至供应商质量管理能力等,以便确定合格的供应商;在采购中,能够根据合同约定履行自动确定完成各自的责任和义务;结算时,能够将相关业务与税务数据能自动勾稽比对,增强了与发票、税务相关的合规管理,避免了潜在风险,确保整个采购流程的合规管控,实现采购闭环。

全流程电子化后的高度自动化,可以在全过程数据链的支持下,对合同、订单、收发料单、运单、结算单等多种单据的数据进行数据分析,建立不断完善的交易规则体系,成为精细化管理和智能化管理的基础。

第三,技术与数据驱动采购智能化

智能化采购是依靠大数据等技术完善系统,典型特征之一就是降低“人”在整体流程中的参与度,“人”的因素越低,数字化采购的智能化程度越高。只有发挥技术与数据优势,打造智能化采购,才能真正实现智能管理、降本增效。

在技术层面,大量采用智能机器人、OCR影像识别、RPA等技术,帮助企业真正实现采购流程自动化,全面降低采购相关人员工作量。比如在采购过程中,通过OCR识别将采购验收单扫描,系统根据相关项及对应数据进行匹配,选择流程进行相应处理;在采购中遇到问题,客服机器人根据知识库与学习回答问题,RPA将根据规则实现流程自动化处理等。

在数据驱动层面,首先要构建统一的主数据管理平台等,要保证同采购相关的数据在企业范围内的一致性、完整性、相关性和精确性,完成数据治理,这是自动化智能化的基础。比如非生产物资采购中的笔记本电脑采购,接入不同服务商的电子商城,要进行比价,在企业内部需要有统一的唯一编码,以保证产品的一致性。

其次利用大数据相关技术拓展各类应用。比如自动识别物料进行主数据编码,拓展服务能力维度,自动寻源,做供应商评估筛选、智能价格筛选、合同条款分析和匹配以及自动风险评估等。

只有将采购管理打造的更智能化,才能将采购部门打造成企业价值创造的重要中心。

第四,网络协同一体化

包括直接采购与间接采购的各类供应商都在外部,具有天然的云端属性,采购数字化平台通过将分布在不同节点的服务构建成的一个网络进行协同。对于在大中型企业的采购而言,包括生产物资和非生产物资有数千个供应商提供实时服务,必须通过网络一体化协同。

同时,构建这样的采购网络一般成本高、难度大。很多大中型企业将采购平台共享给自己的产业链伙伴,聚量议价,赋能采购降本。有的企业甚至开放给同行业中的其他企业或中小企业,让采购数字化平台发挥更多效益,这也是一种通过网络实现产业链或区域产业集群的一体化协同。

第五,采购软件服务与运营一体化

利用领先平台改善企业的数字化采购水平是企业提升采购绩效的一个方面,但采购运营本身对企业的帮助更加直接,即平台建设完成后运营成为关键。因此,能够同时提供更多匹配企业需求的供应商资源和软件平台才能真正满足企业在采购资源和管理效率上的两大需求。

为何软件服务与运营逐渐一体化?因为对于运营团队而言,企业未达到一定规模,作为运营的发展路径受到抑制。除大型集团企业之外,很多企业建立专业商城运营团队并不现实。对中大型企业或者发展型企业而言,专业运营团队在人力成本不断增长的现实下负担较大。

所以,领先的数字化采购方案供应商,会提供包括软件平台、供应资源池、运营服务等方面的内容,还能够提供专家支持系统与算法支持队伍等,随时随地支持客户需求,帮助企业尽快实现一站式采购解决方案。

了解了采购数字化的一站式与智能化趋势,在选型时还要从技术、产品理念与架构、生态等方面注意,否则平台不一定能够真正支持未来发展。

在技术层面,数字化采购平台首先具备云原生与微服务架构,方便系统功能的扩展。其次要有良好的开放性,以满足与不同业务系统的集成,以及同外部不同服务商的集成。三是方便嵌入各类最新技术,比如OCR影像识别、RPA、AI语音交互等。四是要完整的数据处理和数据治理的平台与能力,比如能够将价格分析、趋势分析等嵌入业务或交易过程。五是要有低代码/零代码能力,适应迅速创新的商业环境。

在产品理念与架构层面,数字化采购平台要支持中台。中台是指介于前台和后台之间的一个综合能力平台,可以有效地连接前后台,具备对于前台业务变化及创新的快速响应能力。中台也打破了烟囱式的企业传统IT架构,在前后台之间增加了一层系统,使新一代企业IT架构从一系列套装软件系统的方式变为各种服务支撑下的一系列前端应用系统。除了自身的采购中台外,采购数字化中台通常还包括同采购相关的数据中台、数据处理AI中台等。

在生态层面,由于运营与软件服务一体化的需求,要求服务商还要能提供各类预置的供应商资源。多数企业的采购渠道,通常仍然依赖采购经理独立挖掘,或者行业内供应商相互推荐。这往往带来两方面后果:一是信息渠道并不丰富;二是企业的采购效果将会“因人而异”。所以,还要软件服务商能够进行供应商资源的定向开拓、品类优化服务和采购风险分析等服务内容,有客户还需要服务商给出统一的供应商结算服务,以便进行统一对账和结算。

在数字化大潮下,企业采购也必然进入数字化管理阶段,虽然需要一个循序渐进的过程,但其一站式智能化的时代已经到来。

元年科技认为采购的效率直接决定着企业成本乃至利润的优劣,通过数字化转型提高效率成为目前国内外企业选择采购系统建设的不二选择,也促使采购的数字化转型成为了撬动企业商业模式、运作模式变化的重要杠杆。元年科技通过采用云计算、大数据、人工智能技术,并结合互联网用户体验,帮助企业构建智慧采购平台,实现企业采购业务降本增效的目标,全面支撑企业采购数字化目标建设。

元年打造独具特色的“一站式智慧采购平台”针对客户不同需求提供了三大业务应用场景:非生产性物资采购管理、物资主数据管理、合同管理,涵盖五大核心产品-企业内部采购商城、采购SRM管理、资产实物管理、物料主数据管理、合同管理。五大产品既解决了不同客户在不同场景下的业务痛点,又可以互为拓展,通过企业多系统间的数据打通,及多引擎下的数据统计、智能分析及应用、深度优化的用户体验、微服务化的快步迭代,轻松实现企业业财税一体化的采购数字化转型。

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