在新冠疫情受到较好管控后，企业商务交流和出行活动开始逐步恢复，企业报销的工作量也开始回升。一个拥有众多分支机构的大型企业集团，每天将面对数百、乃至上千笔的商旅报销单据需要处理。根据当前商旅活动的特性，以出行和住宿为主，主要分为机票、酒店、火车票和用车四大类，要提高工作效率、降低出行成本，针对这些资源的报销管控尤为重要。传统的商旅报销往往存在以下四点问题：
报销流程繁琐
由出行人填写报销单据，经所属机构主管审批后，送至总部交由主管部门领导和财务审核，最后再由出纳人员根据审批通过后的单据进行支付处理，整个流程需经过若干人员审批、流转，耗费很多时间。
重复劳动和高差错率
在完成商旅报销的审批后，财务人员需要将所有的单据逐一输入企业财务系统，进行数据匹配，而这些工作和出行人之前的填单工作都属于低价值的重复劳动，并且手工填写过程中极易发生差错，从而导致更多复查和返工，造成效率低下。
报销单据核对困难
自2019年4月税改政策发布后，机票行程单和酒店住宿费发票分别可以按照9%和6%进行抵税，企业必须要加强对这部分报销凭证的管理，享受抵税政策。但是在实际操作过程中，往往会遇到诸多困难。比如机票行程单打印金额是否正确，是否和支付金额一致？机票的当前状态是怎样的，如果是改期或未用状态，该如何处理？酒店的发票打印是否正确，有没有污损或遗失等。这些核验过程，或发现问题后的返工工作，将占用财务和相关管理人员大量时间。
商旅费用管理粗放
领导在审批报销单时，需要通过部门预算额度余额和当前差旅费用累计发生额等信息加以评判，如果没有商旅系统支持，很难及时获得以上信息，无法实时监控商旅费用的消费情况，从而不能做到精细化管理。另外，大型企业的多分支机构，往往会有管控政策、单据、发票形式等不统一的现象，增加了审批、记账的工作量和管理难度，也不利于费用分析的横向对比。
元年科技在总结智能财务和企业综合管理多年经验的基础上，提出了智能商旅共享解决方案，满足企业一站式数字化智能管理需求，通过为企业提供商旅共享的建设来提高企业日常工作效率、提升报销审批透明度、加强差旅费用的精细化管理。
针对以上四点问题，提出专门的解决方案：
商旅共享系统对接企业内外部的系统，和人事系统、财务系统打通，直接匹配组织架构、职级和差旅标准。预订出票成功则视为订单完成，执行预算扣减，无需人工审核，通过系统自动完成报销，极大简化报销的流程。
商旅共享平台采用统一预订与结算，在系统中已记账的订单可自动生成清单，并进行业务状态的核对，订单、发票数据以全数字化形式记录在系统中，不仅方便了员工，还省去了财务人员处理订单的时间，节约时间成本。同时系统自动比对所有的数据，杜绝差错情况的出现。
商旅共享平台通过和资源方的接口对接，实现了和供应商对帐的无缝对接。可在系统内即时比对客户的消费信息和供应商的结算信息，自动生成对账结果，由平台定期统一开票，同时可实时查询到发票和其他报销凭证的开票进度。通过高速扫描仪OCR技术，进行批量扫描，对发票影像进行存储，对数据进行解析。影像数据上传时，自动识别打印是否规范，是否有重复输入，行程单上金额里程信息和发票的对应信息等将和系统内自动对账系统得出的金额结果进行核对，确保单据和数据完全正确和匹配。还可连接中国航信的数据库，对机票使用状态进行核查，使企业对当前的消费情况一目了然。
商旅共享系统打通前端业务发生和后端财务审核记账间的壁垒，根据系统预置的差旅费用标准和预算金额，在消费时进行预算控制，经审批后在系统中做统一记账付款。在商旅业务发生时同步进行审批、记账，从而减少重复审批工作量，加强财务与业务的联系。此外，所有商旅费用发生的数据都会如实的记录在系统内，企业领导和主管人员可以随时对这些数据进行分析，查看预算的使用情况，实现事前管控和事后分析。
当前商旅报销工作的复杂性和财税政策息息相关，随着电子发票的大力推广，不久的未来，机票、酒店、火车票都将逐步实现报销凭证电子化。电子发票系统可以与企业内部的ERP、CRM、SCS等系统相结合，发票资料全面电子化并集中处理，在数据准确性和合规性上将更进一步有利于企业的账务处理，并能及时给企业经营者提供决策支持。随着企业数字化转型的需求日益增强，将业务量大、重复性高、可标准化程度高的商旅模块纳入共享体系，形成商旅共享管理体系是大势所趋。元年商旅将始终走在商旅管理的最前沿，利用集成化、自动化、智能化、大数据技术打造一体化的商旅管理生态圈，更好的帮助企业做好数字化转型，解决报销结算业务中的痛点，起到降本增效的作用。
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