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疫情之后如何做好企业商旅管理

转变

2020年伊始,新冠肺炎的出现,给广大企业带来了巨大的损失,随着政府强有力的管控措施,疫情得到了有效控制,生产开始复苏,业务量逐步恢复,但是仍和之前的状况有很大的差距。疫情之后众多的企业改变了以往的营销策略,远程的线上交流远远大于了面对面的线下交流,企业的商旅出行也较以往更加的谨慎,大家最关心的问题逐步集中在了安全、降本、增效这三个核心点上。

这些问题放在了每一个商旅管理公司面前,只有把这些问题真正落实和解决掉,才能完全体现出商旅管理的价值。

新冠疫情的出现,使得安全问题被提到了最重要的高度,作为称职的商旅公司在制订商旅计划时就需要充分考虑到疫情对出行带来的负面影响。必须了解差旅目的地疫情防控政策,对差旅范围进行有效划分,区分出差旅目的地风险级别,细化商旅出行的每一个环节,将风险系数降到最低。

疫情造成了企业经营环境短期内剧烈变化,竞争力不强的企业势必会在这种恶化的环境中被淘汰掉,但只要应对策略得当,渡过难关后的企业依然能够继续生存和发展。一些公司为了减少开支,商务出行的频率下降,差旅标准也相应的降低了,与此同时还需要商旅公司给出更合理方案,来进一步加强对商旅行为的管控,确保每一次出行都能达到利润最大化,每一分钱都能用在刀刃上。

除了采购成本以外,以往被忽视的时间和人力成本现在也被凸显出来了。商旅公司必须能够提供综合的解决能力,帮助企业解决员工垫资报销和财务收票核验的问题,将他们从繁琐的重复性工作中解放出来,能够把自己所有的时间和精力投入到业务和生产中去,通过提高工作效率来进一步提高生产率。

由此可见,商旅管理是企业业务拓展中的一个重要管理环节,是必须要和整个企业的升级转型相匹配的。俗话说的好,“好船配好帆”,因此选择合适的商旅管理模式和系统对优秀的企业就显得尤为重要。

企业可以通过元年科技商旅共享的技术加持,通过全产品、全流程、全场景的一站式商旅平台和服务,以及产品、系统、流程、财务等方面的共享,为企业在全面保障安全的基础上,节省更多成本并提升整体效率。

商旅共享系统采用技术手段,将企业的全系统打通,形成一站式跨部门全流程管理,保障信息和数据的流通,提高效率。企业要做数字化管理转型,就必须打破数据的孤岛,让商旅管理的数据在企业内部的人事系统、审批系统、费控系统、财务系统,以及绩效管理系统中发挥更大的作用,只有选择将商旅管理平台的订单、结算数据、企业的费控管理、财务结算系统都打通,让数据真正流通起来,这样才能更好做好企业的内部管理并推动财税一体化的普及。接下来让我们来看一下商旅共享能给企业带来哪些优势。

安全

1、商旅共享系统对接企业全系统后,能够全面掌握企业内部的组织架构和人员信息,面对疫情这样的突发情况,可以采用快速响应机制,即时查讯是否有客户与确诊病人同行,及时通告,进行有效的隔离或医治。企业也能在第一时间内了解到实时动态,对每一位员工的安全情况了如指掌,帮助企业的领导层做好疫情防控,减少损失。

2、通过专门的信息收集和数据分析体系,实时获取商旅目的地的信息,帮助企业在出行前提供完整的行程管理计划,采用最安全的交通运输方式和住宿环境,抵达目的地时做好全程行程追踪和安全汇报,了解出行人的具体动态,记录在案。随时关注疫情变化,关注影响是否扩大,预警级别是否需要进一步提高等,行程结束后合理安排回程路线,避免直接穿行高危地带,快速返回安全区域。整个商旅流程中,商旅共享系统都将全程保持关注和信息反馈,随时调整商旅安全保障的级别和对策。

效率

商旅共享平台融合了商旅管理行业上游的资源供给和下游企业端的差旅需求,实现差旅审批、人事对接、产品预订、结算对接、数据互通一体化、全流程的差旅服务,帮助企业解决报销流程繁琐、个人垫资、发票核验困难等痛点。

采用统一支付、结算、开票的管理方式,保障了消费的真实、有效、透明,提高了财务工作效率,省去其他碎片化处理支付订单的时间,节省了企业时间成本。

节约成本

1、通过API接口对接整合了全行业的优势资源,源头直采,全网比价,充分降低采购成本。平台内资源包含了机票、酒店、火车票、用车、商城采购、用餐等,囊括了商旅流程全环节的产品,形成了自有生态系统。作为商旅出行的核心要素,在机票和酒店资源中既整合了OTA平台,大分销平台的优势资源,又与航司及酒店等直接资源供给方进行直连资源对接,可以跳过中间商直接拿到第一手的资源,保持了对资源源头输出强而有力的把控,真正做到人无我有,人有我优。

2、商旅共享平台通过资源和服务分离模式,来保证价格最优性和服务收费合理性。在商旅共享资源池中,可进行多平台,多供应商比价,保证经过多重比对后,可以给企业客户呈现出真实、透明的底价。通过航司三方大客户协议对接,可以给到客户更优惠的折扣比例,同时在系统中监督退票改期费的收取,保障所有费用的收取按照航司规定来严格执行,避免违规加价行为的发生。针对企业客户的直连酒店优惠价格,对比同级别非直连酒店,不仅能提供更多企业特供服务,更低于同类酒店价格10%~15%。具有效数据测算,商旅共享资源池中的机票和酒店资源,经多方比价后输出,将比市场价更低10~15%左右。

商旅共享系统通过以上三个方面给企业注入了新的生命力,但是仅有这些还不够,在商旅管理的政策上,也必须要做对应的调整,这样才能更有效地做好企业的商旅管理工作:

1、收紧差旅审批流程。企业出行管控政策和各国各地区的政府疫情管控政策进行匹配考量,设立层次分明的审批制度。

2、重新审核合同条款。了解机票酒店等资源产品变化给企业带来的影响,预估调整原差旅量的数据。

3、缓解焦虑提供指引。做好复工防护指引、行前物品提醒、行中安全提示、开设差旅专页、实时信息更新,消除疫情给员工带来的焦虑情绪。

4、优化预订消化库存。优先使用之前改期未使用的机票或其他产品,并确保产品的安全使用。

5、收集反馈优化流程。了解出行情况,洞察数据变化和需求,通过反馈信息优化差旅流程和供应商管理。

元年商旅共享平台是用集成化、自动化、智能化、大数据技术打造的一体化企业资源管理模式。商旅共享系统连接前、后台部门的运营和数据中台,融合采购共享和税务共享,将智能技术引擎贯穿于整个流程,为企业提供更多的可随时调用的业务支持。集成了核算数据、预算数据、资金数据、成本数据等大量随业务产生的数据,为企业商旅业务和政策的调整提供决策依据,帮助企业做好数字化转型。在疫情肆虐之后的今天,具有更显著的优越性,能更好的解决企业痛点,更好的完成商旅采购工作,有效控制好成本支出,提高企业的综合管理能力,增加更多的效益。

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