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企业商旅管理方法论——节省之道

企业商旅管理,在财务角度看,归属于企业费用管理。同时这是一项非常高频且刚需的业务,几乎与每一个员工相关、与钱相关、与票相关、与税相关。密切相关的职能部门包括财务、行政、采购,现在还包括了IT部门。元年研究院资深研究员孙誉认为,企业管理者思考商旅业务该如何管理、希望实现何种管理目标时,往往需要从节约、合规、效率、体验四个角度入手。这四个维度的管理目标往往落实在资源、系统、服务三个管理对象上。资源是指机酒火等传统商旅资源以及新型商旅资源如车、餐等。系统即以往的规则、流程。如今随着科技进步,几乎所有的规则与流程管理都可以搬到系统上来完成。如果哪个环节搬不上来,就会在哪个环节出现管理堰塞湖现象。商旅服务内容比较丰富,传统服务包括资源统筹与拓展、客服、对账、结算、开票、VIP服务、垫资服务等。传统服务的范围正在被挤压,现代商旅管理正重新定义所需的商旅服务。

明确了管理目标、管理对象,也清晰看到了中国商旅管理的新机遇、新环境、新挑战,那么我们该如何去架构商旅管理方案?从哪些角度予以关注呢?元年商旅管理方法论针对梳理的三个管理对象:资源、系统(流程&规则)、服务,结合四个管理目标:节约、效率、体验、合规,建议企业在矩阵上每一个交叉单元提出问题,参考企业自身情况得出答案。比如如何实现资源的节约,需要哪些商旅资源,现在有哪些资源,现有资源通过什么渠道获得,有没有更高性价比的资源。如何实现系统的节约,系统需要覆盖住哪些业务流程,实现全流程覆盖所需对接的周围系统情况,何种流程设计能尽量减少不必要的接口开发与维护工作,使用何种部署方式更合理。如何提高服务体验?企业内部各个角色,比如员工、出行人、审批人、财务、采购等,他们目前需要操作哪些商旅管理相关的业务,他们的工作体验如何。通过完成这份“量身定做”的答卷,企业商旅管理者就能够得出最适合的商旅管理体系建设方案。

抽丝剥茧谈节约

如何把节约这个管理目标落实在必要的管理对象上?孙誉建议,企业可以从系统、资源、服务三方面入手。系统实际上代表规则和流程,包括部署方式、流程设计、方案设计等内容。资源是指机票、酒店、火车票、用车、用餐等商旅资源。服务包括了企业的外部服务,例如客服、对账、结算等都属于服务内容。另外一方面它也包括企业内部服务,例如行政部门、财务部门,它实际上具备管理和服务两个属性。元年商旅管理系统包含了企业外部和企业内部的商业管理,上线后,企业内部各个相关部门的人如何用这套系统来服务,实际上也是企业商旅管理需要考虑的问题。

企业商旅管理应该如何节约呢?在部署方式上,企业如何在本地化部署、云端部署、混合部署等方式中做选择,直接影响到企业在技术方面的投入。例如在流程设计方面,企业需要重点关注引擎能否可以灵活支撑系统。资源节约方面,每一种资源它所能够实现的节约的路径和效果不一样,机票酒店或者用餐用车也不一样。企业资源节约会着眼两个层面去考虑问题,包括企业的实际需求、资源市场的状态。服务节约方面,主要体现在服务费计算及差异化服务如何使用的问题。

酒店资源直连的门道

孙誉认为,企业商旅资源池建设理念应包括以下内容:

高覆盖度:通过广泛的资源渠道对接,满足资源的全域全量覆盖。

去中间化:不断深化与资源方的直连,核心资源全面直连,边缘资源积极拓展。

资源筛选:资源是否安全;附加服务是否满足企业级需求。

节约企业投入:云端完成资源整合;平台资源与定向资源结合供给。

酒店直连资源具有便宜、好用的特点,具体体现在:

酒店含早服务:可以减少外出就餐时间,节约出更多休息的时间;食品的卫生和安全,保障了出行人的健康;丰盛的早餐能保证用餐者精力充沛,以更良好的状态进入到工作或会议中。

延迟退房服务:可以有更充裕的时间做各种工作准备;如果会议安排在上午,就不需要早起整理行李和前台寄存,更不用拖着沉重的行李去参加会议,使得商旅行程安排的更具合理性。    

免费取消服务:可以在限定期限内取消无法消费的酒店,减少因突发事件临时取消而造成的费用损失,有效减少企业的额外支出成本。

安全保障服务:连锁品牌酒店对于安全保障体系,具有严格的高标准要求,在平时能有效减少商务客人受到各类伤害的几率,在紧急情况发生时,更能够采取应急措施,保障客人的人身和财产安全。

标准品质服务:连锁品牌酒店能提供统一、标准化服务和设施,能保证住宿环境的干净整洁和服务品质的一贯性,使商旅人士在任何时候入住都能享受到优质服务和舒适的体验。

那么,企业商旅资源池该如何建设呢?孙誉强调要把握住四点,即全面覆盖、优势互补、核心提升、定点突破。以元年商旅资源池为例,通过接口整合了广大优秀资源和服务供应商,保障数据精准,产品价格稳定,覆盖餐饮、用车、酒店、机票等领域,入驻了二十余家中外优质商旅服务商。覆盖国内主流OTA资源与B2B分销资源,同时开通国内二十余家航司旗舰店资源(支持航司三方协议托管),实现和20余个酒店集团技术直连、ToB协议直供。服务供应商(TMC)可以由企业自主选择、新增、开启、关闭。服务供应商变动时,按标准化服务流程在云端资源池进行对接与磨合,各角色员工使用的工具及前后体验一致,减少投诉避免二次开发。

华住商旅拥有丰富的商旅资源,其成熟的体系值得商旅企业借鉴。作为元年科技合作伙伴,华住自2005年创立以来,始终以专业而高效的智能化管理系统,专注于为客户提供高品质和多元化的出行体验。华住目前遍布全国420多家城市,拥有5618家酒店,旗下经营多个知名酒店品牌,包括禧玥、花间堂、诺富特、美居、桔子水晶、全季、星程、宜必思、汉庭等,三线及以上城市覆盖率达100%,让客户差旅出行更方便。华住为客户提供专属权益,包括免费早餐、延迟退房、多倍积分、预定权益、随心预定、自助入住等权益及服务。企业、老板、财务、行政、员工出行成本更低,同时支持企业定制,总对总月结、商务支付、在线预订、门店现付等多种形式可选,贴合企业支付需求。打通公司OA,进行系统直连无需收取企业服务费,支持协议价预订。员工绑定企业,即可享受企业优惠权益。提供数据分析报表,保障企业差旅合规透明,也提供企业专属差旅顾问服务。华住与主流商旅公司整合,其系统已对接元年平台,实现协议酒店直接预订。

华住酒店集团销售总监卫书豪介绍,为方便客户预订,华住开发了多个平台,客户可在手机上使用华住会APP进行预订,也可使用企业卡在华住官网登录进行预订。员工使用个人账号登录华住会APP,绑定企业关系后,可享受公司卡的折扣权益。大型企业通过直连、商旅管理公司(TMC)托管等模式提供给企业客户差旅服务。针对企业大客户,华住提供整体差旅解决方案:总对总结算和开票,提升员工差旅体验及财务效率;通过直连酒店集团CRS,以企业直销的方式降低酒店差旅成本;集成企业差旅标准,深入差旅管控,价格更透明,保障企业差旅透明合规;企业员工出差,入住华住旗下酒店无需垫钱,降低员工财务成本,无需贴发票回公司报销,降低员工时间成本,企业财务人员每月只需处理一张大发票,降低财务工作强度,多种集团间结算方式;支持主流企业差旅标准,分级/分区域管控,根据差标筛选酒店,员工预订入住管控,支持普通预订、行政代订分级管理,支持预订及入住明细报表;降低成本,打通公司办公自动化系统(OA),进行系统直连,无需收取企业服务费,协议价预订。BTB支持多种结算模式,支持月结、支付宝代扣、现付、预付方式。华住提供API接口及H5方式。API提供酒店数据、下单、支付、对账等接口,H5除提供上述数据接口外,还配套前端页面设计。华住商旅优质服务满足客户多样化的品味需求,是差旅首选,其与元年科技的合作,为客户提供了更为效率便捷、满意实惠的商旅活动。

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