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企业在设计差旅管理制度时需要考虑哪些问题?

前言

企业通过对差旅政策的遵从,差旅流程的规范,自主或者委托合作伙伴实现差旅支出的集中管理,目的是合理控制差旅管理成本,提高企业差旅活动效率,并为员工提供高质量的差旅服务。但是企业做差旅管理并不单纯意味着节约成本,不能为了管理而管理,为了节约成本而节约,放弃了对服务的体验,而是要达到成本和体验的平衡点,这样才是一个合理的管理方案。

销售部的同事张先生上个月去西安和北京出差,在某航司官网上买了上海前往北京、西安的往返机票,住宿了两晚当地的酒店,到月底报销的时候,发生了很头疼的事情。由于出发时间比较紧急,机票行程单都没有在机场打印,而在航司官网上提交了打印行程单申请后,发现发送行程单需要承担一个额外的快递费用。酒店的发票有一张没有保存好,上面溅上了油渍,有了明显的污渍,无法识别。财务更是反馈信息说另一张发票查无此票,还需和酒店进行沟通查验情况,行政部则要求张先生尽快完成上个月的商旅费用统计和报销,制订下一季度的预算。一方面是自己垫资的出差费用迟迟没有报销,另一方面快递费等额外支出未在商旅报销范围内,要自掏腰包,再加上还要和酒店去交涉验证和重开发票的事情,顿时让张先生苦不堪言。

诸如此类的问题,每天都在不同的企业中上演,要想解决好这些问题,我们首先要了解企业中的各种角色在商旅行为中都会遇到哪些困难。虽然大家在工作中遇到的困难各不相同,但是我们可以通过商旅共享模式来妥善解决以上这些问题:

1、通过商旅共享模式的多种结算方式对机票、火车票、酒店的费用全部采用统一支付,将员工从报销的苦恼中解放出,员工无需垫款、参与报销和贴票,可以把全部精力都放在业务上。

2、通过商旅共享模式票据自动生成,付款及入账的功能,实现线上自动化对账、开票、报销单、付款及入账等工作,这样既保障了消费的真实、有效、透明,节省了员工手工填写费用的工作量,同时也减轻了财务审核工作,省去行政碎片化处理支付订单的时间,进一步提高工作效率,节省企业时间成本。

3、通过商旅共享系统移动端及其他多种途径及时反馈各类信息,可以进行实时审批,提高工作效率,并将审批前置,做到行前管控,进一步来降低企业的出行成本。

4、商旅共享系统还可以提供多维度的数据分析,通过个性化差旅数据分析报告,调整企业差旅政策,给出更合理的建议,帮助企业管理部门更好的管理和发展业务。

除了通过商旅共享系统来解决问题之外,我们还必须要制订一套合理的商旅管理制度并且合理执行,这样才能形成对商旅行为的有效管控。但是在不同的领域有那么多的企业,大家的需求都不一样,我们该从哪些方面来入手呢?

一、需要了解商旅管理制度中的差旅标准

它是和公司总体预算费用挂钩的,将总预算中的差旅预算分摊到各部门,就决定了所对应不同职级人员的差旅标准,这是商旅管理的基础。

二、需要重点关注结算方式

企业和提供差旅管理的供应商采用的不同结算方式会对成本带来较大的影响。目前采用较多的是月结、预存、保证金三种方式,我们来看下利弊之处:

第一种是供应商月结垫资方式,优点是可以避免占用公司流动资金,缺点是服务费收取比例较高。

第二种是企业预存消费金额的方式,优点是服务费收取比例低,带来的缺点是,预存金额过多会占用流动资金,预存金额过少,会频繁增加手续,更会遇到账户余额不够无法出票的情况。

第三种是企业预存保证金的方式,优点是可以取得一定额度的授信,减少多次操作账户,缺点是会预占一部分流动资金。

这三种方式各有千秋,企业会根据自身的实际情况进行考量。

三、熟悉员工出差的预定习惯会对商旅管理制度的制定带来很大的帮助

对于飞机和火车这样的长途旅程交通工具,一般优先考虑使用高铁,超过500公里以上视企业差旅标准规则来决定是否使用飞机。

出行的航班、火车时间一般会根据准确的出行时间进行选择,可根据企业的需求在商旅共享系统中设置提前出票的天数期限,通过提前出票来管控出行预算。

在出行航班的航司选择上,可优先考虑以当地为母港的航空公司,更可根据消费体量和航司签署三方合作协议,进一步获取更多的福利和优惠。

商旅住宿的酒店选择,一般根据企业差标为参考依据,以连锁酒店和星级酒店为主,住宿区域以商务活动周边区域为佳,若商务活动在偏远地区,则可以考虑下榻在市区或繁华商务区,提高安全系数。酒店服务升级对商旅管理的影响

四、最重要的是需要了解选择合适商旅供应商的关键要素

经营资质:具备相应的航空运输和旅行社经营资质。

服务年限:在行业中服务的年限,一般时间越长越好,如果是要针对大型企业的话,8~10年以上必不可少。

规模匹配:根据企业的业务需求来选择对应能提供合适服务的供应商。

资源整合能力:具备机票、酒店、火车票、用车及其他商旅相关产品的一站式综合资源服务能力。

线上线下的全面服务能力:系统全自动化预订、改退,及线下7*24小时专业顾问服务,专人服务小组、商旅呼叫中心的有益服务补充,资深企业差旅顾问提供尊贵VIP服务及复杂行程咨询服务。

数据整合和智能规划能力:具备数据提供和专业报表分析能力,帮助企业更好地降本提效并能从中挖掘出企业的业务发展规律。能通过智能搜索和员工出行习惯设计最佳的商旅路线和沿途住宿交通安排,保证商旅全流程一站到底无缝衔接。

商旅管理制度的实行需要有一个适应的过程,新的审批流程、系统操作以及有别于以前的报销方式,在初期会给大家带来一定的违和感。企业在推广新政时切勿操之过急,需要建立一个循序渐进的环境:

首先,要做好政策上的宣传,通过员工培训和企业OA系统,让每位同事都能了解公司在商旅管理上的决议,确保差旅政策的顺利执行。企业内部可以建立论坛,大家可以通过论坛对商旅制度规则和商旅产品的使用进行内部讨论,分享经验和心得,增强员工的认知和理解。同时还要做好信息的及时传递,确保政策变化后员工及时获知,在正确的指导下进行操作和实施。

其次,要确保对商旅共享系统实行有效监控。差旅政策内置于商旅共享管理系统中,我们要对出差申请、预订、财务报销等系统的执行情况做跟踪与修正,对政策执行情况进行分析,及时完善和修订政策的使用规则,使其更符合企业与出差员工的实际需求,实现成本节省和员工满意度之间的平衡。另外,对于违反政策行为人员,通知其和所属部门领导,在信息上给予及时反馈与提醒,使其了解违规的真正原因,避免重复不合规的行为。延伸阅读:突发紧急情况时如何做好商旅管理?

再次,我们需要把控好商旅共享系统培训和上线的节奏,做好自然过度的准备。在系统上线前,先给出全流程实操手册,再通过视频,线上培训和专人现场培训加深员工对系统、制度和产品使用的理解,减少问题出现的概率。系统的分组织分条线上线,先选择一些部门试运行一段时间,从中发现不足和使用问题,不断优化,再逐步推广到上一级区域,实现全公司统一规划管理。

最后,企业可以在内部推行员工关怀计划,用飞行里程奖励免票、酒店增值产品、分享商旅经验拿奖品等活动,针对良好执行商旅管理制度的员工予以一定物质和精神上的奖励,鼓励大家积极面对政策的实施,提高出行员工的满意度,降低对系统管控的抵触情绪。

希望通过对以上内容的分析和解决,可以帮助广大企业用户平衡好商旅管控的尺度,在积极推广商旅管理制度的同时更好地提高用户体验,最终达成企业降本提效的目标。

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