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特稿 | 2021企业商旅管理数字化八大发展趋势

元年科技在业务数字化领域已专注深耕多年,涵盖财务、税务、采购、商旅业务,是一个完整闭环的解决方案。商旅管理数字化是企业整体支出管理数字化重要部分,企业可以通过商旅管理数字化升级提高企业运营效率,并最终推动企业整体管理数字化的全面提升。

2020年的疫情为企业数字化转型升级带来新机遇。作为数字化管理的重要内容之一,商旅管理数字化的路径逐渐清晰。下来我们就一起来看看当前商旅管理数字化所呈现出来的八大趋势。

趋势1:跨部门全流程商旅管理成为主流

随着企业对商旅管理接受程度的逐渐提升,企业对商旅管理产品的需求由单一的产品逐渐向多产品管控和跨部门全流程管控转变。这就对商旅管理产品及其资源整合能力提出了更高的要求。

回顾商旅管理产品的发展历程。早期企业商旅管理主要有两种形式:一是员工自由分散预定交票报销;二是专业商旅管理公司【TMC】代员工订票、垫款、定期统一配送发票(早期主要为机票行程单)。2010年前后,随着科技进步,上游资源商的互联网销售工具逐渐成熟,在线旅行社如携程、去哪儿陆续兴起【OTA】,商旅在线预定模式形成,企业员工能够自主进行商旅资源预定。2015年前后,随着企业内部数字化建设不断完善,企业对商旅业务的管理目标不断提高。然而,一方面,传统TMC服务模式下,差旅申请审批过程与预定环节脱节、与员工报销或财务核销环节脱节,很难做到过程管理。另一方面,员工、行政、财务岗位的工作效率、准确度与工作量问题也日益凸显。这时,大部分企业尤其是头部大体量企业,纷纷提出了涵盖资源统筹、申请审批、查询预订、标准与合规管理、对账结算、票税管理、核销入账、数据分析等跨部门全流程的商旅管理平台建设需求。2020年新冠疫情的爆发给商旅业务带来巨大的冲击,企业的商旅出行较以往更加的谨慎,大家最关心的问题逐步集中在了安全、降本、增效这三个核心点上,进一步推动了企业对跨部门全流程商旅管理数字化平台的需求。

未来的商旅服务中,企业对商旅平台在线上差旅审批、人事对接、产品预订、结算对接、数据互通一体化、全流程服务等方面的要求会持续提升。具备强大的数据信息搜集处理能力,能够对接和融合多平台商旅资源,并与企业内部的人事系统、审批系统、费控系统、财务系统和绩效管理系统打通的具有开放性、在线化、快速性和标准化的商旅一体化数字管理平台,将更容易为企业所接纳。

趋势2:商旅资源采购去中间商化

商旅资源市场包括传统商旅资源机酒火,即航空公司、酒店行业、火车。同时近年增加了用车【出租车、网约车】,用餐等。以往商旅资源市场基本通过分销方式进行资源销售。分销方式有两大特点,分别是分销商自身必须有足够差价利润或返佣利润以及对大流量渠道进行价格倾斜。这两个特点对于企业采购来说存在两大严重问题。一是企业追求采购价格透明,二是单一企业流量无法与庞大的C端市场去争夺更好的资源商政策。近10余年来,部分C端市场渠道快速发展壮大,对部分出行领域上游资源商形成了抢夺定价权、控制渠道权的态势。上游资源商开始加强自身直销能力建设,同时逐渐重视企业端——这个具备高黏性、重视服务价值、无法被C端渠道全面控制的优质市场。他们不断升级自身与企业端对接的系统能力、出台有利于企业直连资源商的销售政策。如何多快好省地建设资源直连能力,解决资源直连后的管理运营与财务对接,变成了摆在企业商旅管理者面前的新问题。

趋势3:更广泛的商旅资源纳入商旅管理范畴

前文提到除了传统机酒火资源外,近年来新型商旅资源商加入企业商旅管理范畴,包括用车服务、餐饮服务。这两类资源很长时间无法纳入企业统一管理有着两方面原因:一是外部原因,即没有服务于全国范围的统一资源商或资源整合平台;二是内部原因,即应用场景复杂。两类业务均包括差旅、加班、商务三个多部门管理场景,难以进行标准化与系统级的管理。随着上游资源市场的创新、发展,技术工具的成熟应用,用车与餐饮业务也在逐渐纳入企业费控或差旅管理范畴。新一代商旅管理数字化系统通过资源平台进行用车用餐资源整合,包括单一供应商如滴滴、神州、首汽等,同时也包括高德、悦行、饿了么、美团等聚合供应商。通过商旅管理平台向企业输出整合后的资源服务,同时提供新型资源在差旅、加班、商务等多场景下的流程、标准、合规管理解决方案。


趋势4:企业差旅服务商服务价值重塑

传统商旅服务商【TMC】为企业提供的服务价值主要体现以下几方面:一是系统能力,即为企业提供一套在线资源预定系统。二是服务能力,主要包括电话客服与配合结算对账服务。三是垫资能力,即TMC为企业先行垫付资源预定费用,之后按账期与企业财务统一结算开票。四是资源统筹能力,即为企业寻找并提供机酒火车餐等差旅资源供预定。

商旅行业发展到今天,传统TMC的四大能力正在迅速失去价值并被替代。在系统能力上,企业需要的商旅管理系统已经不局限于预定环节。出现了具备搭建跨部门全流程管理系统能力的新型商旅服务商。而传统TMC因为缺乏财务领域积累、信息化系统搭建与实施专业能力,以及自身经营模式影响,基本只能依赖异业合作来实现企业的商旅管理系统建设需求。在服务能力上,服务能力中电话客服包括VIP客服,依然被企业需要并且有逐渐加强的趋势,得以保留。结账与票据服务能力,随着新型商旅管理系统的自动对账功能推出,逐渐被系统取代。同时,随着专票电子化的全国全行业推广,票税处理能力也将依赖新系统立刻完成在线电子化转型。在垫资能力上,以往部分企业由TMC代为垫资的原因主要有两点,一是行业惯例。在上游资源商尚未完成直销体系建设前,分销体系有着高额价差或返佣,导致TMC争夺市场时,将垫资服务作为谈判条件,期望获取更多客户。随着资源市场价格逐渐透明,垫资服务带来的资金成本,被TMC融入商旅服务费中,向企业变相收取。而垫资费用,对于企业来说基本没有服务价值,成为企业商旅管理的隐性成本。故而越来越多的企业选择不需要TMC代为垫资,追求服务费的清晰透明与更高性价比。二是天然的结算期。由于传统服务模式下,票据流转和对结账业务需要在固定时间窗口内完成,所以商旅业务结算在企业内部有着天然的结算期。而这一问题,正在被新系统的自动化对账能力与电票全面推广带来的数字化票税处理能力完美解决。第四,资源统筹能力。传统TMC大多为资源代理或分销平台转型,为企业提供商旅资源时,首先考虑自身价差利润或返佣利润,无法为企业提供最高性价比的资源,甚至因此放弃一些需要投入大量人力物力去对接的新型资源商。而行业中出现的新型商旅管理服务商,站在企业利益最大化与全面管理的角度为企业进行上游资源统筹,充分考虑引入资源的合规性、性价比,结合资源直连与传统多渠道比价体系建设,打造并不断优化企业商旅资源平台。

综合以上,中国企业商旅服务行业的服务价值,正在被快速重构和优化。对于企业来说,快速拥抱新型商旅服务模式,会为自身带来持续不断的管理价值提升。

趋势5:商旅费控由结果管理转向过程管理

国内企业费控管理系统2003年前后诞生,打通了企业OA体系与财务体系,管理内部费用相关的流程、票据、数据。随着技术进步,企业费控理念不断升级,上游资源市场的服务意识也随之觉醒。企业发现传统费控只管理费用发生前与发生后,缺少了对费用发生过程即外部资源商服务环节的管理,严重影响降本增效合规的管理目标。商旅管理数字化平台通过费控规则引擎将复杂的差旅及费控规则内化于系统中,标准化报销流程和费用处理,可以轻松有效地对所有商旅行为进行过程管控,实时监控和反馈企业总部和各单位的商旅消费行为,从源头上对商旅费用进行控制,实现过程显性化、透明化,确保费用不超标。

趋势6:差旅数据分析获广泛和深入应用

企业差旅数据分析主要分为三个方向,成本方向、效率方向、合规方向。传统TMC行业因为技术和专业能力限制,只能为企业提供成本方向中资源使用环节分析。而随着企业管理数字化进程的深入,对差旅支出数据分析的要求日益提升。这就要求商旅管理数字化系统具备对商旅业务全过程的数据收集分析能力,并能够为企业提供全维度的数据分析及管理建议服务,主要包括:成本方向的消费分析、节约分析;效率方向的提报效率、预定效率、结算效率;合规方向的标准合规、行为合规、风险分析;全平台、同行业等横向比对分析;有针对性的企业商旅管理建议书等。商旅管理数字化不仅能高效完成跨部门全流程的商旅管理,还能辅助企业内部管理部门,实现商旅业务管理的不断优化。

趋势7:商旅管理平台SaaS化

市场对于企业商旅管理系统的复杂度认知经历了三个阶段。第一阶段,早期由于TMC仅能够提供资源预定环节的系统,所以企业只能依靠线上线下结合的方式进行差旅管理,存在体验差、管理手段缺乏、数据收集困难的问题。第二阶段,随着高度定制化的商旅系统供应商出现,帮助企业实现了通过本地化搭建系统、大量接口对接实现多系统打通的全流程解决方案。但这种方案存在系统建设成本、运营成本过高,功能升级优化困难等问题。第三阶段,随着服务的商旅客户逐渐增加,商旅数字化平台的能力不断升级,以往被广泛认为多样且复杂的企业内部商旅管理需求,在满足管理多样性的条件下正在被快速标准化与模块化。就功能实现性而言,领先的商旅数字化系统无论本地化部署、混合云部署还是SaaS化交付,均能够满足企业在全流程管理与多系统打通方面的诉求。而SaaS化交付的低成本、快响应优势逐渐凸显,成为被越来越多大型客户所接受的交付模式。

趋势8:电票全面推广给商旅管理带来新需求

目前,在商旅管理中工作量最大的票税管理环节中,由于上游行业仍以纸质发票为主,系统只能提供辅助人工操作的功能,比如用高速扫描仪配合OCR能力解决实物票据与对账数据的交叉比对。但随着电子发票的全面推广,企业需要重点关注三个方面:第一,商旅管理系统的提前应对。企业需要在现有系统中增加电票收取模块,支持多种渠道和格式的电子发票收集。同时,还需要对后续的价税处理以及账务系统对接功能进行升级改造。第二,商旅服务商的能力要求。传统服务商的纸票收集整理与邮寄服务,将升级为电子化管理。需要提供对应的接口能力或对接能力。同时,需要类比传统该项服务,重新定义新的线上化服务与监督标准。第三,由于电票的行业推广存在先后性,而企业商旅管理业务不可能中断,所以需要具备同时支持纸票和电票的系统以及并行供应商管理的解决方案。同时,还需要做好过渡期的切换方案,同样包括系统层面和管理层面。

数字化商旅管理系统是企业的坚强后盾。在后疫情时代,商旅管理已不仅仅只是基础的商旅资源管理,而已日益发展成为融合商旅业务执行、费用控制、成本控制、数据分析等功能于一体的智能化、自动化、定制化、标准化的一站式数字化管理平台。

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