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智能差旅管控给企业带来哪三大价值?

“出差”是企业日常生产经营活动中逃避不了的环节,“差旅成本”也是企业日常费用中仅次于人力成本的第二大可控成本。但如何即能让员工有良好的差旅报销体验,解决员工的后顾之忧;又能真正管控住差旅风险,降低企业的差旅成本;还能减少财务人员工作量,提升财务运营效率,一直是企业管理中的重大课题,而智能差旅管控能给企业带来提升员工体验、风控水平和管理效率三大价值。

企业差旅管理的痛点

差旅管理的挑战,也是出差人员、管理人员和财务人员的痛点。

出差人员的痛苦

公司申请借款比较麻烦,自己垫钱出差,生活不易压力好大!

差旅报销标准太复杂,更新不及时,回来报销时才发现费用已超标,经常找领导也不好,自己亏钱吧!

公司差旅标准有限,经常遇到各种大型活动和会议,导致酒店爆满价格调高,经常需要招领导特批,领导也很烦。

每次出差回来,一堆的发票,经常回想不起来每张发票是什么费用,填写报销单一填就是大半天。

管理人员的难题

没有有效的数据支撑,审批完全跟着感觉走。

超标的费用是真是假,无法辨别,全凭出差人一张嘴。

是否存在重复报销、虚假报销,难以判断,只能靠报销人员自觉。

财务人员的无奈

很多风险管控点,紧靠人脑无法管控,例如:同一报销人在多张报销单上,针对同一费用重复报销;在A地出差住宿期间,发生B地的交通费、餐饮费。

严格执行公司制度,会造成与业务部门关系紧张,不利于工作开展;但不严格执行公司制度又是自己的失职。

审核工作量大,但最大的问题还是工作附加值不高,个人没有太多成长。

智能化应用场景下差旅管理方案

差旅管理有其自身独特性。企业很多日常费用可以依据预实对比、同比、环比等纯财务数据进行很好的分析和管控,但差旅费用不同于其他日常费用,差旅费用仅仅依靠纯财务数据是无法实现最佳的管控的。差旅费用的管控通常需要结合以下维度:

机票:员工级别、票款折扣、舱位等级、最低价、提前预订天数;

酒店:员工级别、城市级别、酒店星级、酒店品牌、房间类型、单价;

火车票:员工级别、座位席别;

差补:员工级别、城市级别、阶梯天数;

用车:行车范围、车型档次;

餐饮:总价、人均单价。

智能化差旅管理也有其新思路。智能差旅管控,包含差旅的行程模型、员工差旅评分,对差旅过程中的单据、预算检测、员工行为检测,搭配相关资料文档、报表统计信息的推荐展示,实现差旅智能化管控。通过对报销环节中员工差旅行为全过程的智能化应用,提升企业员工差旅应用体验、提升企业差旅风险管控水平、提升企业差旅管控效率。

加强风险管控:提高操作准确及时性和真实性,降低决策风险;提高信息透明度,降低运营风险;提升内部控制,符合监管要求,降低合规风险;

提高质量效率:推动财务流程标准化,促进业务规范化;提升管理效率,缩短审批周期,提高响应速度;强化财务操作规范的一致性,提高财务工作效率;

降低运作成本:减少重复工作,优化运营成本。


智能化差旅管理具体方案包含几个方面:

1. 构建差旅行程模型

通过智能化信息系统,内置差旅行为模型,勾勒员工差旅消费画像。由系统做出更加精准的风险预警给审核人员或自动打回给报销人。

2. 进行系统智能审核

智能审核:审核环节启用智能审核,审核校验结果通过时自动审批;审核校验结果不通过时,展示校验结果标记风险项;

行为风险:构建员工信用评分体系以及差旅行为风险模型,实现差旅行程中各种虚假、虚报风险及互斥类报销风险提示;

智能关联:基于数据建模能力,推荐展示行程单据相关联信息,关联的制度、关联的订单、关联的同行人行程等;

数据统计:推荐展示公司、部门的相关统计报表,如行程统计表、预算报表等;

实时提醒:基于智能预警平台,对已识别的风险进行提示;

3. 智能审核要点设计

借助智能化信息系统可实现对各风险管控点的智能自动审核,结合差旅费用的独特性设计匹配的风险管控点。

单据检测——

单据检测:单据是否符合公司制度,如机票的仓位和等级等;

单据以及附件中敏感信息监测,如包含礼金、送礼等敏感信息;

票据检测:通过票据智能识别后提取的信息进行风险项的检测,例如发票的验真、发票的验重复、发票超期检测、发票专业章检测、发票连号检测、发票购买方公司检测等;

附件类型检测:附件类型的智能识别,用于判断附件是否为要求的类型,例如申请差旅补助时候需上传差旅补助的清单附件,可智能识别其附件类型是否为补助清单;

附件信息检测:附件内容的提取,用于判断是否符合制度相关的要求,例如差旅补助的清单附件,可判断附件中的差旅信息和差旅申请单是否一致,差补金额是否符合当前报销用户的标准等等;

费用预算检测——

预算检测:是否符合公司、部门、项目等组织的预算制度,如费用是否超标等;

员工行为检测——

虚假报销检测:如判断差旅期间内是否存在其他地方的交通、酒店、餐饮招待报销;同一时间入住多家酒店等:

重复报销检测:如判断报销的单据是否和历史单据中有高度重合的,判断是否与差旅同行人报销有重合;

消费合理性检测:如结合大数据,判断差旅过程中的酒店、餐饮是否和差旅地消费水平相符;

员工欠款检测:检测员工是否存在欠款未还情况,报销费用也可用于冲抵员工欠款;

检测信息推荐——

相关政策档案推荐:根据报销的类型、员工的职级、权限等,推荐相关制度档案;

统计表推荐:在审核的同时推荐相关的统计表,辅助统计决策,如预算统计表;

相关单据信息推荐:根据报销的信息、推荐相关联的单据信息;

4. 启用员工信用管理

针对员工差旅报销可启用信用管理,设定一系列差旅指标,针对报销良好的员工进行加分,实现诚信管控提升员工体验。

传统依靠“人”的管理,已经远远无法满足现代化企业追求员工体验最佳、风险管控最优、低附加值工作最简的诉求。智能化、数字化时代已经来临,这些问题可以完全交给“人工智能”去解决,系统可以完美的化解企业差旅管理中的矛与盾。000

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