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如何有效调节企业差旅成本和员工体验度的关系?

经常会有企业说要想控制好商旅成本就一定要加强管控,但是加强管控以后,就会给员工出行带来更多限制,束手束脚,很难让员工获得满意的体验度,但是不加以管控,员工自由度增加了,往往就很难控制成本。难道这两者之间始终存在着不可调和的矛盾关系么?

首先我们来分析下企业差旅成本究竟有哪些构成?其中主要包含了显性成本和隐性成本两大类:一类是显性成本,主要指对商旅产品和资源的采购成本,比如机票、酒店、火车票等,和资源配套的服务费成本,税务成本等。另一类隐性成本则包含了申请审批、预订出票、资源比对,发票报销,行程改退等环节所对应的时间成本、人力成本、沟通成本等。

我们要对企业差旅成本进行降本增效,就必须要对员工的差旅行为进行管控,设置对应的差旅政策和标准,在违规时对其行为进行必要的审批,从而使所有的差旅行为都趋向于规范化和合理化。

接下来,我们来看下员工体验度方面的要求主要有哪些方面?

1、预订的便捷性:包括了产品的种类,类似机票、酒店、火车、用车、餐饮等商旅业务流程中所涉及到的产品是否都能覆盖到,以避免有多需求时还要切换不同的平台去预订。同时对于产品整合的范围是否足够宽广也有一定要求,单品类产品的大部分资源是否都能整合进平台内以给出行人更多样化的选择。

2、报销的简化性:能否解决员工报销问题:包含了帮助员工解决出差垫资问题;解决报销流程繁琐问题,减少填单数量和提高审批时效;解决报销发票收集问题等。

3、差标的合理性:怎样根据员工的职级和出差需求来进行合理的差旅标准设置,在不违反企业差旅政策的规定下,最大化的满足出行人的正当需求。

从以上二者的诉求不难看出,既有企业共同利益所在,又有各自不同的需求矛盾所在,所以只有平衡好二者之间的关系,才能给企业带来更有益的增进效果。不过我们不能简单的通过增加行政人员的方式来提高管理能力,目前大部分的企业会采用两类差旅管控模式对商旅业务和出行进行管理:第一大类采用员工分散预订、事后报销的模式,员工自行通过OTA或航司酒店官网进行分散预订,事后进行报销。这种管控模式流程比较繁琐,需要员工进行个人垫资,审核困难,差旅满意度比较低。第二大类采用差旅集中管控模式,通过和第三方差旅合作方,如专业TMC商旅管理公司、航司酒店直销合作、中小票务代理等,来进行集中管控。这种管控模式,往往采用系统预订,企业统一支付结算,免去垫资和报销烦恼,差旅满意度比较高。

元年商旅采用的商旅数字化管理模式,就是在第二类管控模式基础上,加入现代商旅管理方法论,从系统、资源、服务等方向进行分析,提出有效解决方案,达成两者的诉求交集,帮助企业量身定制属于自己的商旅管理政策。

一、系统方面

1.系统全面打通,跨部门全程管理

用统一数据接口打通商旅系统和企业内外部其他系统,实现一站式差旅管理和跨部门的全流程管理。

2.房流程设置灵活,个性化单据配置

元年商旅系统的九大核心引擎,快速适配业务变化,可支持自定义审批流程的设置、各类权限控制,按需对申请单据进行个性化配置,节约企业大量时间和金钱成本,避免二次开发,满足更多需求。

3.数据自动化处理,多维度深入分析

元年商旅系统可通过多种方式灵活导出各类报表,随时查询历史消费记录,便于负责人及时核对差旅费用。 企业消费明细清晰展示,多维度对数据进行分析,持续不断优化差旅政策,形成良性循环。

二、资源方面

1.资源全面整合,平台多方比价

一站式商旅出行资源全覆盖,一次预订全面满足多种需求。机票、酒店、用车等多种优势资源入库,在资源池内进行多方比价,择优选用,最大幅度的降低资源采购的成本支出。

2.企业专属优惠,定向拓展资源

为企业提供专有资源池,加入更多机票和酒店折扣及增值服务,并根据企业要求及多维数据分析内容对未来资源需求进行预判,定向开发优势资源,获取到更好的资源和折扣。

3.三方模式管控,保障资源稳定

对元年商旅平台内所有供应商实行全生命周期的管理,公正监督管理,实时管控资源渠道,保障数据精准,产品价格稳定,更具约束力。

三、服务方面

1.专业方法论指导,量身定制方案

元年商旅为企业提供基于新一代商旅管理方法论的咨询服务,涵盖商旅系统选型、流程设计、差标制定、接口方案、资源统筹与拓展、服务商选型与管理等,帮助企业量身打造最合适自己的商旅管理平台。

2.商旅智能出行,提升差旅体验

员工自主消费,企业统一采购,尽享专享折扣价,出差免垫资、免报销、免收行程单,效率更高,智能问答、语音识别、机器人等高科技手段,体验更方便舒适,满意度全面升级。

3.差标全程管控,标准和个性服务结合

系统自动导入企业人员信息,配置管控条件,智能识别与拦截超标行为。除标准服务外还可提供VIP及其他增值定制服务,全方位满足个性化需求。

综上所述,企业想要长足发展,需从整体管控以及员工出行体验等方面综合考量为其提供服务的商旅管理公司的服务能力,这样才能有效调和差旅成本和员工出行体验度之间的关系,达到一个比较好的平衡点。元年商旅一直在努力为企业客户创造价值,在合规、透明、便捷、高效的基础上,打通商旅闭环上的各个环节,为企业建立属于自己的商旅管理生态系统,为持续降本增效提供更大助力。

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