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电子会计档案这样管理,发票、凭证、账簿打印Say bye!

中国已进入发票电子化时代,很多企业会疑惑:我的系统怎么办?能否在现有系统上升级?系统难道还要全面重建?元年科技基于云技术,使企业能够在现有IT架构上,实现发票、凭证、账簿全面电子化。本文以元年云平台为例,给出实现路径。

近两年,我国大力推行电子发票,使用电子发票,既可以减少企业成本、又易于消费者保存,也有利于税务部门规范管理,是一件利国利民的好事,但在具体实行过程中,却遭遇许多吐槽。

事业单位工作人员Tom:“电子发票的实施并没有节约纸张,反而让企业大量使用纸张打印。”

电子器材公司财务LILY:“既要打印出来装订成凭证,又要买移动硬盘来保存电子档,太繁琐了!”

保险公司IT主管Jerry:“公司现有的业务系统陈旧,不具备电子档案的承接能力,是该上系统还是手动留存电子版?为这事愁半个月了!”


电子发票应如何归档保存


①已建立电子档案管理系统的单位

实施了会计信息系统,与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化(不包括纸质凭证扫描,下同),可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等电子会计凭证通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存,归档方法可参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》(档办发〔2015〕4号);

如与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等未实现电子化,可单独将电子发票通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存;整理、归档、长期保存方法可参照《企业电子文件归档电子档案管理指南》(档办发〔2015〕4号)。

也就是说,企业实现电子化后就不用打印凭证和账簿了。

②无电子档案管理系统的单位

如实施了会计信息系统,与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化,可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等移交会计档案管理人员保存,编制档号,存储结构建议采取下图所示方式:


同时,建立电子会计档案台账或者目录,台账或者目录的结构建议如下表:


如未实施会计信息系统,与电子发票相关的记账凭证、报销凭证未实现电子化,电子发票以电子形式移交会计档案管理人员保存,存储结构建议采取下图所示方式:


同时,建立电子发票台账或者目录,台账或者目录的结构建议如下表:


提示:保存电子发票时,应当采用多重备份、定期检测等方法,保证电子发票档案在规定的保管期限内不会丢失并能被读取。

未实施会计信息系统,企业按照国家规定来归档保存,程序非常繁琐,且耗时耗力。

电子会计档案信息化势在必行

在发票电子数据保存方面,财政部指出以电子发票的纸质打印件作为报销入账归档依据的,应当同时保存打印该纸质件的电子发票,并建立电子会计凭证与相关联会计档案的检索关系。

但企业如果没有建立档案管理系统,实施起来有很大难度,电子发票本身是分散在公司每个报销人员的手上,别人报销都是用打印件,但财务要求把电子文档在报销同时报送,也是麻烦事。一方面根据报销凭证号收集整理这些电子文档费时耗力,另一方面建立索引更是工作量巨大,所以现状基本是很少企业做到完全规范。

要根本上解决这些问题,只有加强单位信息化建设,及时升级会计核算系统,实施并完善电子档案管理,确保单位对电子会计凭证的利用、保管等符合有关法律和行政法规的规定。

电子会计档案政策4大重点解读

电子发票只是电子会计凭证报销入账的其中一种文件类型,早在2020年3月23日,财政部就指出以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证,同时强调了元数据的接收、读取、使用和管理。


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①电子档案管理系统归档重点


电子会计凭证经查验合法、真实

由费控报销系统/会计核算系统完成验真工作;归档到电子档案管理系统后,确保其生命状态为已归档且不可被修改。

电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现

费控报销系统/会计核算系统/电子档案管理系统都要做到,在电子档案管理系统要确保归档后的电子会计凭证的安全性,任何针对电子会计凭证的修改都有日志记录以便追踪审计。

会计核算系统输出的电子会计凭证格式应为PDF、PDF/A或者OFD【参见GB/T 18894-2016 《电子文件归档与电子档案管理规范》】。

②电子档案元数据管理的重要性


特别强调了电子会计凭证的元数据,元数据的管理对电子会计凭证的真实性、完整性、安全性以及审计追踪等至关重要,因此必须要建立电子会计档案的元数据规范。


③电子会计凭证归档要求


存档范围:包括不限于业务单据、电子发票/财政电子票据/电子客票/电子行程单/电子海关专用缴款书/银行电子回单等

存档格式:电子会计凭证必须获取到发票的PDF或者OFD原件,纸质打印件/扫描件是不符合规范要求的。

存在哪里:电子会计凭证在财务记账使用过程当中,可以保存到财务系统对应的报销单据或者记账凭证对应的文件存储链接上;但如果统一结账归档形成电子档案的,则应通过独立于财务核算系统之外的电子档案管理系统来支撑。

④归档范围及保管期限

归档范围包含:内生文件和外来文件。

内生文件:记账凭证、业务单据、会计账簿、财务报告、业务合同、其他会计资料等。

外来文件:电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等。

定期保管期限的(10年和30年),电子会计凭证可以仅以电子形式存档,无须留存纸档。


元年云电子会计档案全流程管理

元年云电子会计档案管理方案,覆盖档案全生命周期,包括档案采集、归档、保管、查阅、盘点、移交、销毁等环节。


档案元数据涵盖发票、审批单据、合同、银行回单、记账凭证、会计报告等,全面满足国家规定与企业管理需求。

档案采集:自动智能采集,加速无纸化

电子发票无需打印报销,凭证无需打印,无需根据凭证号进行排序后归档。

与各大业务系统、财务系统、各大银行、税务系统打通,直接将企业内外部档案数据采集到元年云电子档案系统中,并且建立关联,并对会计资料分类存储、智能关联。

档案归档:自动归档,多维度标签追溯

电子档案系统可保证电子凭证在完整、合规的前提下进行自动归档;可根据凭证的内容:类型、摘要、金额、部门、公司等条件来配置所需检查完整性的凭证,并满足公司后续不同的查阅需求。

档案保管:电子存档,节省企业存放空间

电子档案系统可在规定保管期限内,自动将电子原始凭证及记账凭证、会计报告等电子档案保存在云服务器指定存放路径中,也可批量下载存放至企业的物理服务器中,无需档案室、档案柜等存放空间,相比纸质存档,大量节省保管成本。

档案查阅:一键查询借阅,对应凭证不迷路

使用电子会计凭证、发票、回单、业务单据全部电子化存储,利用系统索引建立关联,保存完整的业务逻辑关系,提供多维度的检索条件,快速查到凭证,并可以在凭证展示页面直接查看报销单、发票、银行回单等原始资料。节省了查找时间和人力,提高了内外部审计等相关工作体验。

档案盘点:库房管理,定期盘点档案状态

系统提供库房信息维护,库房信息与组织架构绑定,归档入库时关联在线电子档案信息;可按组织定期盘点电子档案存放状态和保管期限,发生损坏及丢失及时处理,到期可进行销毁处理。

层级:库-室-柜-行/列(格) 状态:正常、损坏、丢失

档案移交:预归档管理,在线移交建档

电子文件是伴随着业务陆续产生的,在归档前需要通过文档中心进行科学管理、合规应用和共享协同。预归档管理,将档案收集业务前置到日常办公环节,既能保证数据准确性又实现了文档业务连贯性。在管理过程中不断完善元数据信息,待需归档时可直接发起移交,移交过程中进行档案真实性、安全性、可用性、完整性入库四性检测。

档案销毁:明确权责,优化管理职能

系统可根据前期设置的各类档案保管期限,对即将到期档案进行自动提醒。档案管理员可提交销毁鉴定申请,通过审批流明确相关责任人,审批通过后可进行档案销毁,并自动生成销毁台账。

元年云电子档案系统应用场景

①快速接入企业自有系统,形成集约化管理

电子档案的核心是结构化数据,结构化数据分为:系统结构化数据和原始数据。系统结构化数据包含单据、发票、银行回单、凭证;原始数据包含文件、影像,比如原始纸质发票形成的电子影像文件,或银行PDF回单。

元年云提供开放平台的快速接入能力,与企业各大业务系统(如ERP、OA、CRM)、银行系统(如中国银行、农业银行、工商银行、建设银行、招商银行)、财务系统(如金蝶、SAP),税务系统(如发票认证系统)等打通,将企业内外部档案数据采集到元年云电子档案系统中,建立关联,并且对会计资料分类存储、智能关联。

图:归档流程

②使用元年云平台,形成一体化电子档案管理

企业依赖档案日常管理的业务系统用到元年云相关,如费用报销,采购,项目管理等,天然形成一体化电子档案管理。有了前置业务数据源的沉淀,转成在线化的一个电子档案的数据。


图:报销入账归档总体流程

由此支撑外部审计调阅,内部销售或采购部门在线快速查阅历史合同、发票等资料,既保障了数据的真实、有效、透明,又节省了财务整理采集档案的工作量,也减轻了企业保管档案的成本。

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