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人均每天800单的财务共享是怎么做到的?

企业对财务工作效率的要求越来越高,很多企业希望通过实施财务共享系统项目来提高财务处理作业效率,但是往往事与愿违。很多企业在上线财务共享系统后发现,作业人员每天仅能处理40-60张费用报销单,这和预想中的人均800单相去甚远!难道这又只是别人家的故事?

查找作业低效的原因

影响财务共享作业效率的因素很多,总结起来,大致有以下原因:

(1)作业人员操作不熟练

共享中心作业人员组成时间、专业差异、业务理解、制度理解、新人占比等各种因素都可能成为作业效率低的原因。例如共享中心成立初期,新招聘的应届毕业生比较多,需要一段时间的培训适应后才能上岗,但是理论与实操差异比较悬殊,当接收到一笔派单后,脑海中对该笔业务的理解、判断、取得附件等因素无法迅速甄别出来,需要反复识别,势必导致作业效率降低。

(2)作业人员对经济事项不了解

当接收到一笔派单后,需要根据摘要描述、附件等信息迅速判断出该笔经济事项反映的业务。共享中心作业人员基本上通过社会招聘或校园招聘渠道进入,不具备行业与基层实践经验,入职后虽然对企业政策、制度、核算要求、预算要求、附件要求等进行过细致学习与测试演练,但是当直面来自全国或世界各地的实际业务时仍无法快速切换到实际业务场景中去,需要一段实践适应过程。

2012年,某企业成立财务共享之初,集中作业人员85%来自校招,仅限于理论层面的账务处理水平,到实际工作环境后很难适用,几乎无法面对实际业务,在半年多的时间内不得不请基层财务人员借调共享中心处理业务并师傅带徒弟式地教学、培养。

(3)系统作业界面反应慢、操作繁

经常碰到没有经验的需求方或实施商,在研发设计之初没有关注系统展示、运行、操作问题,上线后才发现:

(4)作业标准不统一、不全面

实施财务共享后的作业标准化问题一直困扰着各类财务专家。《会计原理》要求会计记账要真实反映企业经营情况,但在实操中碰到难题,例如办公室统一购买瓶装矿泉水应该如何记账呢?根据真实情况记账呀!好,问题来了:招待来访顾客喝了,应计招待费;开会喝了,应计会议费;给车水箱加水了,应计车船使用费。林林总总,如果作业标准没有详实描述这些场景,在集中作业环节就会出现拿捏不准的情形。

找到提高效率的方法

那么,如果提高共享中心作业效率呢?当前财务共享关于提高效率的概念和方法都比较多,主要有以下几种:

第一种是财务众包。可以理解为将现有业务场景进行“碎片化”处理,然后发布到外网上由注册会员进行处理的方式。其实财务众包并不是解决效率的科学方法,而是解决财务共享中心人力不足的方法,每年年终或业务密集的月份会出现费用报销单量急剧上升的现象,而财务共享中心不会存储财务人员应对大单量月份,就有人想出用众包方式缓解中心作业压力的方法;

第二种是财务RPA。随着近几年财务机器人热度的持续升温,就有人想到用财务机器人替代财务共享集中作业人员的办法提高作业效率,这种方法好是好,但是对前端填单人员的标准化要求极高,可以想象财务机器人判断的依据是根据“定义好”的概念进行比较,哪怕智能机器人也是需要长期学习积累后才能“才智超群”,因此机器人的效率提升需要大量样板与时间积累才能得以实现。

第三种提升熟练度。财务共享中心非常看中作业人员的熟练度,认为熟练程度是制约效率提升的关键要素。其实这种认知在短期内效果比较明显,长远而言就不现实了。原因是人的效率是有峰值的,当效率由40-60单/日提升到100-150单/日可以比较容易实现,再加班达到200单/日以上也是可能的,如果想提升到300单/日以上的可能性就基本实现不了,就像世界顶级百米运动员想提升1秒都会非常困难。

还能提高得更快吗?

用什么方法才能让系统效率提升20倍或更高呢?其实,可以从系统对接、优化、互联三个方面入手:

(1)去“财务化”实现自动制证

共享作业中心凭证处理的繁简程度大体分为三种情况:一是极简单据(4行以内,例如差旅费、招待费等)、二是一般单据(人工判断,10行以内,一般的费用报销)、三是复杂单据(多借多贷、10行以上,例如折旧、工资、税金等)。其中极简单据(30%左右)与一般单据(40%左右)发生的频率比较高,与日常经营紧密相关,业务场景相对复杂,不适合通过系统优化处理;而复杂单据(30%左右)发生的频次不高,业务场景相对比较固定,通过对相关系统进行优化并对接财务系统实现会计凭证的自动处理,能够最大限度缓解作业线压力并提高作业效率。

(2)炼“智慧化”提升系统反应效率

系统优化满足一般单据处理的要求。从派工环节开始优化派工展示界面,实现自动分屏打开、操作界面“非审阅”信息的屏蔽、留给“必审信息”足够大展示空间、审核影像单据采用上下拖拽(鼠标点到处支持自动放大)方式查看等等一系列优化手段,实现打开单据系统响应小于2秒/展开页面、展开界面次数控制在3个界面内、处理完毕自动关闭该单据所有展开界面,系统效率显著提升。

(3)拓“批量化”实现一次性处理

将日常频发的业务(如差旅费、招待费、会议费、办公用品、IT用品等)通过对接外部互联网合作平台,进行业务对接、交易对接、信息对接,根据合作协定实现各类业务月度一次性处理要求,满足提高共享作业效率的要求。

举个例子:以某金融企业为例

该企业月度单据量20000份,其中极简单据6000份、一般单据8000份、复杂单据6000份,让我们计算一下系统优化前后的作业效率对比:

1、系统优化前,操作界面开关一单耗时50—80秒,处理单据平均为5-7分钟/单,每天(按6小时计算)处理50-70单左右,月度总耗时400—286人日,理论上需常备20—15人力;

2、系统优化后,需要人工参与的作业单据下降至10000份(另外10000份实现自动化与批量处理),操作界面开关效率改善(一单系统耗时6秒)、操作界面简洁,审核单据一目了然,实现处理单据20秒-30秒/单的效率,每天(按6小时计算)可以处理720--1080单左右,作业效率提高10倍以上,月度总耗时14—9人日,理论上需常备1人力即可;

总之,实施财务共享的企业期望值越来越集中在风险、效率、成本、标准化、服务等指标的改善方面,但核心目标还是要解决如何显著降低综合成本问题。企业采购系统的目的之一就是为了提升作业效率,因此不会将练“作业内功”作为长期发展趋向,恰恰这一点将寄希望于软件提供商的协同推进,元年科技未雨绸缪,在业务中台实施中已经关注此优化方向,期待称心如意的产品尽快面世、力拔头筹。

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