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元年科技助力海大集团BPC合并报表系统上线,财务管理体系更趋严谨

新闻动态· 发布时间:2018-11-14

近几年来,海大集团逐渐走向相关产业链和国际化,随着业务的快速增长,经营主体数量超过250个,集团营业收入达400亿,业务遍及中国、东南亚、南美等多个国家,由于各主体属地经营的特点,使集团财务管理面临较大挑战,特别是如何做好集团化的跨国会计信息质量管控,在前期与元年科技携手,在成功实施财务共享系统的基础上,元年科技又为海大集团实施BPC合并报表系统提供了先进的管理工具,同时也将大幅提升集团合并报表的准确性和处理效率。

“11月1日海大集团财务管理信息化进程开启了新的篇章,这一天,凝聚了集团财务和信息团队200多个日夜奋斗汗水的BPC合并系统成功上线,至此海大财务管理信息化形成了框架性闭环,财务管理体系更加完整。”

什么是BPC?

BPC简称Business Planning & Consolidation,可理解为提高财务处理效率与准确性的重要手段。中国目前运用BPC系统的公司并不多,然而海大集团已赫然在列成为为数不多的公司之一。

究竟BPC的上线对海大集团财务体系意味着什么?

1、一键合并:提升月结效率和质量。一键合并能够节省合并层面大量的手工工作,财务中心将有更多的精力放在数据分析上,通过附注分析,在月结环节即可发现核算错误,无需再专门到分子公司做核算检查,这好比是从活字印刷术时代过渡到机械打印机。此外,BPC设置的强勾稽、强校验,可协助分子公司实时发现并更正错误,大大减少了上升至合并层面的核算误差,减轻了中心月结时检查基础数据质量的压力,提高了合并报表的质量。

2、闭环管理:多系统协同,提高基础数据质量。BPC上线后,实现了“规范操作-规范核算-报表准确”这一闭环管理,串联了前端系统,如:共享、资金、SAP、BW等财务信息化方式,环环相扣,使得前端的操作在后端结果中得以体现,便于中心通过分析性复核,及时、精准的定位误差,发现进而敦促前端修正,达到前端系统对接的优化。

3、按月出具财报附注,便于多方分析。以往月结,分子公司仅提交三大报表,中心在非季度月无法开展附注层级的报表分析,不利于实时掌握经营情况。BPC上线后,每月可按财报附注层级自动出具可视化、可追溯、可下钻的报表,为整体财报分析提供了宝贵的数据源。

4、减轻分子公司季报底稿手工填报工作量。BPC实现了绝大多数报表附注从SAP自动取数,显著减轻了分子公司在季报、半年报、年报填写附注底稿的工作量。据统计,就算是技能熟练的会计,每季度底稿手工填报也要占用整一天的工作时间。而BPC对于SAP上线公司附注底稿取数的自动化率将达到93%。

5、利于单体公司数据分析。BPC将成千上万条会计凭证数据整理化为财报附注表格,成为单体公司进行财报分析性复核时的有力工具。即可以基于财报附注的异常波动下深入到底层凭证信息,准确及时的定位核算错误或业务波动。


单体公司报表数据测试合影

BPC项目是财务和信息团队200多个日夜汗水的结晶,它的呱呱坠地是意料之中的可喜可贺,孕育过程却预料之外的充满艰难困阻。

(一)开发量大

开发表单总量巨大。为满足年报附注披露要求,项目累计开发BPC表单近800张,以实现单体报表、单体附注、合并报表、合并附注、月度分析报表的自动化取数;累计开发BW表单100多张,以实现单体4大类审计底稿:包括资产类、负债类、损益类和存货类的自动化取数;

自动化率要求高,SAP优化配置工作量大。为尽可能提高自动化水平,项目组在梳理现有SAP系统核算规则基础上,新增近百个会计科目、修改原有会计科目、新增辅助字段、整理资产类与权益类事务类型、设置坏账计提平台以实现往来款账龄和坏账自动计算。最终BPC表单的自动化率达95%, BW表单的自动化率达70%,所有表单综合自动化率达91%。

部分模块算法复杂。为实现存货未实现毛利自动计算,项目组设计并定制了算法,经历2个多月的反复测试及逻辑修改,考虑了所有的业务场景,最终实现了一键抵销。从基础数据生成合并抵销分录,并且精细度到具体公司、各产品类别。

横跨多个系统。本项目涉及共享、SAP、BW、BPC多个系统之间的接口和数据传输,某个系统的配置更改将涉及其他系统的联动更改,动一发而牵全身,项目难度加大。

(二)基础数据准备工作量大

1、 合并主体情况多样。截至11月1日BPC上线,集团纳入合并报表范围的账套近300个,需要连接多个异构系统,根据上线时间不同,又分为年初已经上线及年中上线;根据上线模块不同,分为上线SAP全模块、仅上线SAP总账、部分模块未启用的(如坏账计提平台)等多种情况。为保证上线时点基础数据整齐划一,需分别制定不同的拆数、上数方案,经多轮培训贯彻到分子公司,使其掌握拆数规则,最后把控各组上数节奏,完成基础数据准备。

2、年中上线,历史数据拆分工作量大。由于BPC是年度中间上线,在6月BPC蓝图定稿时,较短的时间内完成了新科目、新字段的优化配置,财务中心合规内控部便开始组织集团内全体合并单位,按照BPC要求的颗粒度进行1-6月历史财务数据拆分。



SAP系统改造核算培训


期间,集团各下属公司财务部,在中心的带领下,积极参与每次培训、测试、高质量高效率的执行了中心下发的拆数、上数方案;项目组成员承受着巨大时间压力的同时,仍然能提出多项优化瘦身方案,遇到瓶颈无法继续时,集结各个组团迅速制定出对策,迂回解决难题,体现了海大人百折不挠,迎难而上的精神。财务中心合规内控部肩负设计业务逻辑、提出优化方案、组织下属公司基础数据准备等重任的同时,不忘法定报表出具的天然职责,在保证项目进度有条不紊的推进下,仍不断改良季报工作流程。

单丝不成线,独木不成林。BPC项目的顺利上线离不开海大财务中心和流程与信息中心等各团队间协同并进、万众一心的合作。

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