无人财务共享时代，电子会计档案管理将发生哪些变化?

财务共享· 发布时间：2023-11-24

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今年6月18日，由上海国家会计学院主办，元年科技等6家企业联合主办的“会计数字化转型的中国经验”主题论坛暨2023年影响中国会计行业的十大信息技术评选结果发布会在上海国家会计学院国际会议中心顺利举行。在2023年影响中国会计行业的十大信息技术中，电子会计档案排在第五位，综合近三年来发布的结果，我们看到，电子会计档案始终排在前列。

在数字化转型的大背景下，且前端的费控系统、共享系统因为技术的升级变得越来越自动化、智能化，传统的纸质会计档案的管理模式已经越来越成为财务管理的痛点和难点。

电子会计档案

管理面临的困境与曙光

实物会计档案管理的困境

传统的实物档案管理模式下，报销人员需要粘贴单据，行政人员需要收集、协同邮寄，财务人员需要接收、核对，当月结账后，下月月初时会进行凭证的打印并与对应的报销单据、发票等原始凭证进行匹配、整理，按凭证的顺序号排列整齐，后续进行装订，填写卷号、期间等等内容，最后上架到档案架。

在这个过程中，带来了比如粘贴、邮寄、打印等成本，也带来了库房、密集架等保管的成本，因为远程邮寄、依赖人工核对的实物借阅、档案室实物管理等可能会导致档案丢失、保管损毁等风险，在日常的使用中，频繁的实物调阅也会导致效率较低。

政策法规变化带来新曙光

· 2020年6号文的发布、新版的档案法的发布确定了电子化存储会计档案的法律效力。

· 2021年发布的《电子档案管理系统通用功能要求》从国家标准上确定了电子档案系统的建设规范与要求。

· 2022年发布的《电子会计档案管理规范》明确了会计电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作的要求。

· 今年5月17日财务部会计司发布了电子凭证会计数据标准试点的通知，涵盖了增值税电子发票、数电票、财政电子票据等9类电子凭证，电子档案的范围在持续扩大，进一步推动档案的全面电子化建设。

新的时代背景下

电子会计档案建设的核心目标

无纸趋势：逐步实现档案的无纸化管理

短期实现电子发票、数电票等电子凭证的无纸化，内部生成的比如入库单、记账凭证的无纸化。长期看随着政策的持续推进，数电票的持续推广，电子凭证会计数据标准试点的持续扩大，将会进一步推进档案全面无纸化，减少档案管理工作的资源占用，降低管理成本。

符合监管：符合国家政策监管要求

确保会计档案的真实性、完整性、可用性、安全性，符合档案管理的“四性”检测要求，符合相关政策法规的管理要求。

高效利用：高效应对内外部的检查

满足档案日常的借阅、查询，高效地应对内外部审计、税务等的检查事宜。

加强管理：规范内部管理，加强风险管控

通过系统化、集中化、无纸化的电子档案管理模式替代传统手工档案管理模式，实现公司内部档案管理规范统一，避免档案丢失、保管损毁等风险。

统一平台：统一信息平台，提高管理效率

搭建统一电子档案管理平台，实现各类档案采集、存档、保管、利用全流程自动化，建立会计凭证、原始附件、影像等资料的高效匹配与联结。

数据价值：助力企业转型，提升档案价值

汇集各业务平台信息形成结构化数据，支撑多维度的查询、分析、统计作业。拓展档案智能化运用场景，提高档案利用率，展现信息价值。

元年科技

电子会计档案解决方案

元年观点

电子会计档案管理不仅仅是以电子化的技术替换传统实物档案的管理，不仅仅是把线下业务搬迁到线上实现，而是要依据国家持续推进的政策法规、结合企业内部的实际管理情况，充分考虑需要归档的档案类型、哪些可以电子化的内容、涉及哪些外部的信息系统、相关档案管理流程等内容，并对前端流程、业财系统提出对应的改造要求。

作为财务数字化最后一公里的电子会计档案，深刻地影响并进一步推动了企业内部管理制度、组织的职责分工、业务流程和模式、核算标准化的优化。

功能亮点

元年电子档案管理系统致力于构建企业级的档案管理平台，实现档案的全生命周期管理，包括电子档案采集与归档，实物档案匹配归档，档案查询借阅分析，档案移交销毁清册。

对于财务会计档案来说，依据政策的要求，实现开箱即用，对于如公文等综合类档案，可基于不同的管理模式，实现元数据、页面、功能按钮、字段规则、数据权限等的快速适配。

元年电子档案管理系统功能亮点集中体现在了自动化归集、持续扩展、安全规范、灵活可配等几个方面：

· 档案资料自动采集归档：智能匹配记账凭证与原始凭证，自动装册、组卷，自动归档电子档案；不同档案类型的元数据调整后，系统接口自动适配，档案系统无需额外开发；支持在档案系统调用影像完成实物档案电子化处理，支持在档案系统进行纸质发票的OCR识别和验真。

· 统一管理企业各类档案：会计档案、合同档案、公文档案、税务档案、人事档案等各类企业档案统一管理。

· 确保档案管理信息安全：通过四性检测、水印控制、档案溯源、档案日志、授权下载、远程审计等满足档案信息安全的管理要求。

· 灵活配置不同档案类型：支持自定义不同类型档案，以及对应的元数据、页面内容、案卷规则等的自定义配置，企业内部的其他会计档案也支持作为独立的类型进行归集，比如财务管理制度、预算报表等。

业务价值

元年电子档案管理系统的核心业务价值集中体现在了满足政策法规、助力人员转型、强化内部管控、推进企业数字化等方面：

· 完全满足政策管理要求：满足最新的数电票、电子凭证的归档要求，高效应对内外部的检查。

· 助力档案管理人员转型：替代财务人员、档案管理人员繁杂的档案整理、查询等基础工作。

· 规范管理并强化管控：规范内部管理，加强风险管控，解决分支机构档案分散管理带来的风险。

· 助力企业数字化转型：通过对档案管理的数字化建设，为全集团的数字化转型建设添砖加瓦。

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