迈向无人财务共享之数电票管理新思路

· 发布时间：2024-01-05

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自2021年12月1日起，内蒙古自治区、上海市和广东省（不含深圳市，下同）的部分纳税人试点开具全面数字化的电子发票，到今年，陕西省、河南省、福建省、青岛市、大连市、天津市等各省市已陆续推广。而在接收端，自2022年8月28日起，各省、自治区、直辖市和计划单列市实现全面数字化的电子发票受票全覆盖。

3月22日，国家档案局办公室、财政部办公厅、商务部办公厅、国家税务总局办公厅关于印发《电子发票全流程电子化管理指南》的通知，该指南中涉及增值税电子发票、数电票、符合会计数据标准的电子凭证三大类，涵盖了电子发票开具、接收、报销、用途确认、入账全业务流程，以及档案端对电子发票的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、处置等业务处理的指引。

5月17日，财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准（试行版）的通知，进一步深化电子凭证会计数据标准试点工作，数电票也纳入到9类电子凭证会计数据标准范围内。

财政部会计司发布相关通知

数电票的开具和接收给企业带来了新的挑战

电子凭证特别是数电票的政策变化，深刻地影响到了企业在开具、接收、报销、入账、归档的整个业务流程，带来了一系列的挑战。

· 开具端和接收端的总体业务流程是怎样的？

· 开具端是否要同步开具XML文件和对应的OFD文件？

· 接收端如何获取数电票含有数字签名的XML格式电子文件？

· 数电票如何是否需要查验？如何查验？

· OFD件是否可以作为入账、归档的依据？

· 已上线的共享系统如何进行改造？

· 电子会计档案系统是否需要建设？

· 已上线的电子会计档案系统需要哪些改造？

· 数电票归档时，需要归档哪些内容？

新挑战下的应对策略

数电票从开具到接收、报销、入账、归档的全流程

对于纳入今年财政部会计司电子凭证会计数据标准的试点企业，以及未来会参与到试点的企业来说，数电票管理的总体流程会涉及如下重点环节：

· 开具端试点单位按照试点要求，开具（交付）符合相关主管部门有关业务规范的数电票（即为接收端试点单位接收处理的电子凭证），且务必保障该电子凭证的所有数据信息来源合法、真实及不被篡改。

· 开具端试点单位将数电票（含结构化数据）发送给接收端试点单位（或接收端试点单位相关人员）。

· 接收端试点单位可借助财政部提供的免费基础工具包或深化试点服务保障单位提供的免费个性化工具包，按照电子凭证会计数据标准及相关技术规范对其会计信息系统进行配置，使其具备接收和解析电子凭证的能力。

· 接收端试点单位接收数电票（含结构化数据），解析出数电票的结构化数据，然后进行报销、入账等业务处理。

· 接收端试点单位应当在业务对应的会计入账完成后、会计凭证归档之前，根据实际入账情况生成符合电子凭证会计数据标准的会计入账信息结构化数据文件（简称入账信息结构化数据文件）。

· 接收端试点单位按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（财政部档案局令第 79 号）和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔 2020〕 6 号）等相关规定将相关电子凭证进行归档。

业务流程示意图

开具端是否要同步开具XML文件和对应的OFD文件？

对于数电票开具，试点单位按照相关主管部门有关业务规范，生成数电票，且务必保证数电票所有数据来源合法、真实和不被篡改。数电票开具端试点单位最终交付的电子凭证即为含有数字签名的 XML 格式结构化数据文件。

接收端如何获取数电票含有数字签名的XML格式电子文件？

接收端试点单位可通过电子发票服务平台、电子邮箱、二维码等渠道获取数电票含有数字签名的XML格式电子文件。

数电票如何是否需要查验？如何查验？

接收端试点单位应按照税务主管部门的要求，通过“电子发票服务平台” 或“全国增值税发票查验平台” 进行票据查验，以保证数电票的来源合法、真实及不被篡改。

OFD件是否可以作为入账、归档的依据？

OFD文件不可以作为入账、归档的依据，入账归档以含有数字签名的 XML 格式结构化数据文件作为归档依据。

已上线的共享系统如何进行改造？

对于数电票，需要调用电子凭证服务系统的验签、提取结构化数据、填写单据；除了增加种类外，还需支持发票代码为空值，号码增加为20位；增加特定行业、商品与场景所需要的标签和要素；增加“不抵扣”字段或相关可判断标识；针对OFD、XML、ZIP等不同的文件格式内容，支持上传、存储；针对OFD文件支持预览查看。

电子会计档案系统是否需要建设？

电子会计档案系统需要同步建设，才能支持对数电票的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、处置等业务处理。

已上线的电子会计档案系统需要哪些改造？

入账后，归档前，可调用电子凭证服务系统的封装服务机实现入账结构化数据封装；对于数电票，除了增加种类外，支持发票代码为空值，号码增加为20位，增加特定行业、商品与场景所需要的标签和要素，增加“不抵扣”字段或相关可判断标识；针对OFD、XML、ZIP等不同的文件格式内容，支持上传、存储；针对OFD文件支持预览查看。

数电票归档时，需要归档哪些内容？

数电票入账后的电子凭证文件由两部分构成，分别是开具端单位开具（交付）的数电票（含有数字签名的 XML 格式电子文件），以及接收端试点单位生成的会计入账信息结构化数据文件；同时，基于会计档案管理办法，与对应的报销单据、其他支持性附件一起作为完整的原始凭证，跟对应的记账凭证版式文件自动建立匹配关系后，统一归档到电子档案系统。

元年数电票一揽子解决方案

对于数电票的管理，开具端由元年税务系统处理，接收端元年提供从接收、验真、解析、报销、入账、归档的全流程的管理，涉及元年报销/共享系统、电子凭证服务系统、总账系统、电子档案系统、税务系统等多个系统的协同和数据交互，同时，各系统也提供了标准接口，支持跟第三方的总账或报销系统进行对接，由第三方系统调用电子凭证服务系统进行验签、解析、封装，推送对应的数电票、单据、凭证到电子档案系统进行归档。

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