共享模式下的总账核算

财务共享· 发布时间：2019-11-13

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在企业财务共享平台中，总账管理模块可谓是公司财务系统的核心，它和企业的应收、应付、固定资产、成本管理等流程都有着直接的关联。

相较于应收、应付、固定资产等由业务驱动、更侧重于在业务过程提供共享服务支持的相关模块，总账模块则更多侧重在会计处理业务流程中提供支持。众所周知，由于会计核算是规则性极强的工作，因此零散的会计核算业务往往最适合被整合为标准化模块。因此，在总账流程中，从财务人员进行记账凭证编制、财务信息的生成、月末自动记账、过账，到最终报表的产生，自动化技术在其中都有着广泛的应用。

总账业务流程

总账管理系统提供了一个完整的财务管理核算及分析流程。它是公司所有业务的最终的财务反映，总账系统与其他模块之间建立有方便的接口，保证账务运行的通畅和不重复。一个公司或组织的制造系统、项目管理系统、人力资源管理系统、客户关系管理系统等各个系统，都可以通过总账管理系统实现信息的共享。

在企业财务共享系统中，由于总账循环和传统会计业务结合最为紧密，因此，对此流程的理解，有助于从相对宏观的角度了解整个共享服务流程。通常而言，总账流程通常包含以下几个环节。

1.打开会计期：每个总账循环的开始都是基于会计期间的打开，正常情况下可以通过系统设定自动打开会计期，也可以手工打开会计期。

2.创建日记账分录：日记账分录多数来自于各个业务处理流程，如应付流程、应收流程、固定资产流程等。除此之外，总账中也会单独录入一些财务业务的日记账分录，如财务费用、社保计提等。

3.日记账复核：对于录入的日记账要进行复核，以保证业务处理质量。日记账复核往往由独立岗位进行，以保证复核的独立性。

4.期末过账：完成所有日记账分录并复核后，可以进行期末过账。期末过账是对前端业务系统关闭的过程，过账后，各业务系统不能再修改已过账业务数据，为后续业务处理提供一个稳定准确的数据环境。

5.外币重估：基于过账后数据，运行外币重估，完成期末汇率变化对资金以及往来科目账务的调整。

6.运行报表：上述业务处理完毕后，即可运行报表，进行报表编制。一般情况下需要编制资产负债表、损益表和现金流量表，以及对上述报表进行解释的明细业务表。

7.关闭会计期：在完成报表后，可以关闭会计期。在借助系统进行总账业务处理时，可能存在短时间内两个会计期并存的情况，这对整个总账业务循环不构成影响。

从上述流程也可看出，总账模块就像是公司会计信息的中央处理器，应付、应收、固定资产等业务处理的最终结果都会反映到总账流程中，这也使得总账管理模块作为综合的财务管理解决方案，具备了强大的功能。

总账流程中的自动化应用

从上述流程可看出，总账业务是一个基于会计期间的循环，从会计期的打开，到日记账的录入、日记账复核、期末过账、外币重估、期末结账、报表出具等，各业务环节形成完整的会计循环。在此循环中，包含着凭证管理，费用预提、冲销与摊销，工资薪酬、关账、报表等一系列总账业务中的关键行为，而这些会计行为中有诸多可由系统自动操作完成。

以凭证生成为例，在财务核算系统中，总账模块和应收账款、应付账款、成本管理、固定资产等各个模块紧密相连，这些模块在进行业务处理的同时会采集财务所需的基础信息，由业务信息产生的数据，会自动对接至财务核算系统。由于相关会计分录的编制规则已经被人为定义好并被输入到了系统中，所以相关信息数据在传递至总账模块时，这些信息会按照既定的规则形成记账分录，而不再需要人为的判断和操作。

在费用预提、冲销及摊销流程中，费用预提流程包括月末准备费用预提申请材料、各级责任人审核费用预提申请材料、编制预提费用明细表、填写并提交预提费用报账单、审核入账；预提费用冲销流程包括月初查询预提费用台账、预提费用冲销处理；费用摊销流程包括费用报销、月末查询摊销费用台账、待摊费用摊销处理。无论是费用预提还是费用摊销等，亦都可由系统自动完成。

以某饲料企业为例，由于该企业业务板块较多，产品线较为复杂，其总账流程面临到具体场景梳理的穷举性、业务规则的复杂性等问题，特别是与分子公司的协同关账，难度较大，一旦设计不好，单据量级将不可预测或不可控。

该企业项目组结合财务中心前期标准化项目的推进，设计了22张总账单据，基本囊括了集团总部与饲料板块总账业务，它突破了市场上总账核算内容在财务共享缺乏全面应用的瓶颈，业务覆盖面较广，从传统的待摊、预提、集团化业务统一处理，行业化业务处理（比如食堂损益核算）等均做全面上线，且总部统一处理，一张单据体现所有共享上线公司信息，如期权费用、审计费用、咨询服务费、内部往来结转、内部计息，同时审计调整事项按核算组织统一处理。

按照其基本原则，一是账务处理相对固定，且普遍应用的业务单独设置流程、表单，各核算单位分别发起流程；二是数据源统一的业务单独设置流程及表单实现核算共享，由归口部门统一发起；三是核算不固定且发生较少的业务，通过其他总账凭证处理申请流程实现，实现从流程推送凭证到总账。

在实际操作中，自动化手段的应用，使得总账核算显现出极大的便利性。非SAP人员在单据填写过程中，可不受制于SAP规则化的困扰，同时可进行集团化业务的统一处理，实现关联业务多边处理入账。基于规则映射的应用在总账中体现得淋漓尽致：通过业务场景细分，映射相应的核算信息，可实现共享凭证自动化，在途单据预提、摊销业务等通过台账自动处理，预提自动冲销。

在关账应用方面，从月末预提的自动化到共享系统账期管理，从与SAP月末关账的协同到与分子公司会计分工，项目组均做了相关的界定，这为该企业实现规则化关账奠定了良好基础。

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