破解费用管理迷局 财务岂能一味独行！

对任何一家企业来说，如何进行有效的费用控制，都是管理者最头疼的问题之一。企业到处都要花钱，行政办公要花钱、水电房租要花钱、市场公关更要花钱，“人吃马喂”没有一样是不花钱的。对于企业而言，从早到晚签出去的不是一张张的单子，而是一沓沓的钞票！

也因此，企业管理者通常要求财务把好最后一道关，但是财务在日常管理过程中却经常心有余而力不足。作为财务工作者的你，在日常工作中，是否经常有过这种无奈？

你是否有过这种无奈？

1、无法提供老板需要的数据

你是否经常被老板这么问：我要的数什么时候能给我？你给的数不是我想要的。财务的数和业务的数又对不上，到底谁的数是对的？

2、夹在业务部门和老板中间，里外不是人

传统财务在老板眼中被视作企业费用管理的最后一道关，也因此，很多时候财务变成了企业的管家婆。但业务部门提交的报销单经常出现填单不规范、发票或附件不合规、费用超过报销标准或超相关预算、审批不完整等各类问题。

财务按照公司要求执行吧，业务部门有一堆的理由，特别是销售等比较强势的部门甚至会说，财务工作太死板，已经影响到公司正常业务的开展。不按照公司要求执行吧，到了跟老板汇报的时候，又会被老板问责，为什么不按公司规定执行？费用为什么又超标了？财务的监管职能在哪里？

3、工作繁忙，但价值不高

每当到了月初和月末的时候，为了审单、付款、做凭证、出报表等工作，加班是必不可少的。关键是做的事情都是一些基础的工作，对于公司来说都是成本，没有收益，附加值太低；对个人来说，都是重复劳动，难以得到个人的成长，不利于长期职业发展。

让你深陷迷局的“祸因”

1、企业管理使用核算口径数据

企业传统的管理数据通常来源于ERP/核算系统，诚然ERP/核算系统通常是一家企业财务核算相关数据最完整、最全面、最准确的数据源头，企业很多管理需要的数据都可以从ERP/核算系统直接取得或通过一定加工后取得。但是，ERP/核算系统的数据有自身的局限性：

? ERP/核算系统记录的是核算口径的数据，而企业管理需要的是管理口径的数据。

企业为了激励员工，通常在内部管理上会设置很多利润中心，或者基于管理的便利性，以区域、产品线等维度设立内部管理条线。在企业管理上，需要以内部管理口径查看报表，做数据分析，以及做内部激励与考核。但ERP/核算系统必须遵循企业会计制度及准则，需要站在法人公司角度记账及出具会计三大报表。在很多企业，特别是集团性企业，管理架构与核算架构经常出现交叉的情况。因此，ERP/核算系统的数据难以直接应用在企业内部管理中，导致财务难以提供管理需要的数据，或需要经过大量的数据加工才能提供老板需要的数据，提供数据的时效性也无法满足需求。

? ERP/核算系统只能记录财务相关数据，缺少交易相关数据。

传统财务在给管理者提供数据报表时，通常只能基于预算和实际发生数，提供预实对比、同比、环比、趋势等数据及分析报告，虽然在一定程度上可以支撑企业管理决策，但随着现在市场环境的变化越来越快，很多费用受环境影响波动非常大。因此，单凭这些数据是远远不足以支撑企业管理需要的。

例如：差旅费中的机票，提前预定时间越长，拿到的折扣就越低。因此想管好机票的费用，除了传统的数据及分析方法外，更需要为管理者提供类似平均折扣率、平均提前预定天数、退改签率等相关数据，为我们的管理者提供更加丰富的分析维度和视角，也更加有利于机票费用的管理。

2、业务管控依赖财务部门

对于一笔费用的发生需要审核的点非常多，至少应包括费用的合理性、必要性、经济性、合规性等多方面的审核。财务作为一个后勤职能部门，对于一笔费用的审核，只能依赖业务部门提交的单据、发票及相关附件。对于发票是否真实有效、相关附件是否完整合规等合规性审核是没有问题的。但对于这笔费用发生的合理性和必要性是难以评估的，也因此当财务部门对某笔费用提出质疑时，业务部门会有一堆的理由告诉你我这笔是必要的，合理的。

例如：我以前在企业审核一笔超标的招待费时，销售部同事告诉我，这个客户是公司的战略级大客户，未来会有很多订单可以做，我们也是花了九牛二虎之力才跟客户搭上线的，你们财务要是不同意报这笔费用，今后他们的订单你们财务去搞定吧。然后官司打到了总经理那里，总经理说这个客户对公司来说是非常重要的客户，你们财务做事要灵活一些。

为什么会出现这种情况呢？核心原因还是财务在整个审核过程中的权责利不对等，对于某笔费用的合理性和必要性，应该由业务部门作出判断和审核，这部分权利和责任应该由业务部门承担。当相应费用出现超标或超预算等情况时，也应该由业务部门向公司管理层解释，以及承担与之相应的责任，而不应该由财务部门负责解释和承担责任。

3、财务工作依赖人工处理

财务的很多基础性工作，都是依赖人工在处理。

例如：某位员工报销差旅费，财务要查询这名员工的职级并匹配和检查他的差旅报销标准，看看是否有超标；然后再登记和查询台账，看看是否超预算；还要检查员工提交的发票是不是真实的、发票是不是合规的、电子发票是否有重复报销、报销单审批是否完整等等；这些都完成之后，还要手工付款；付款完成后还需要手工做账。

导致财务整体工作效率难以提升，手工容易出现差错，重复性的工作阻碍了基础财务人员职业技能和经验的提升。

四步带你走出费用管理迷局

1、梳理和完善企业主数据体系

建立统一、标准、体系化的主数据体系，既要满足内部管理口径，支撑未来可以出具管理口径报告；也要满足核算口径，实现凭证的自动生成及与ERP/核算系统的无缝对接。

费用管理涉及到的主数据项主要包括：

以管理架构和法人架构为例：

例如：M集团是一家综合性的企业集团，旗下拥有制造、保险、地产等多个产业板块。其中，制造板块在国内综合排名前三位，全国五大制造基地，销售模式以线上销售和全国各区域的线下门店和经销商销售为主。其管理架构和法人架构分别设置如下：

设置完成后，费用日常审核的责任人、审批流程、预算归属及未来的数据报表，以管理架构为主进行；待后续进入付款和记账环节，切换到法人架构进行处理。

2、建立企业财务数据中台

除传统的财务核算账外，我们还应建立企业的管理账、交易帐和税务账，建立企业的财务数据中台，以满足企业管理对于数据多样化的需求。

例如：差旅费中的机票，我们除传统的核算数据外，还可以收集和记录取得的折扣、提前预订的天数、退改签率等与机票预订出行相关的交易数据。可以为企业管理者提供相应的数据分析报告。

3、转变业务管理意识，让权责利对等

财务需要引导企业从管理层到各业务部门进行管理意识上的转变，各个部门费用发生的合理性和必要性由各业务部门负责审核及承担责任，费用发生的合规性由财务部门审核及承担责任。同时可以引入一定的考核机制（例如：预算管理考核制度等），并制定相关制度和细化流程，明确各环节角色的审核职责和权限。

4、使用有效的管理工具

传统的ERP/核算系统核心的功能是供应链管理、核算记账和出具三大报表。作为费用管理，需要借助有效的系统工具实现如下目标：

? 融合管理会计理念，引入全新的互联网管理思维，提升和优化管理水平。

? 打通“申请-消费-报销-支付-入账-分析”业财税全过程业务链条，消除流程断点。

? 实现智能化和自动化的业务处理，进一步提升财务整体运营效率。

企业的费用管理绝对不只是财务的工作，想做好企业的费用管理，一方面需要站在管理会计视角考虑如何给管理者和业务部门提供有用的数据；另一方面需要通过财务服务能力的提升和管理意识的转变，引导企业管理者和业务部门作为费用管理的第一责任人深度参与业务的全过程；同时，也需要使用合适的管理工具实现基础工作的自动化和智能化处理，让财务能够从基础工作中解放出来，打好由“价值守护型财务”向“价值创造型财务”转型的基础。