深度解析：如何巧用PDCA循环，进行有效的费用优化

费用控制· 发布时间：2024-01-05

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PDCA循环也称戴明环，是“计划—执行—检查—处理”的简称。PDCA循环的四个过程不是运行一次就完结，而是周而复始地进行。在具体实施时可以从最小的管理单元出发，经过单一环节的优化带动更大范围管理模块的优化。

首次循环是为了发现新问题，而经过一次完整的PDCA循环后，部分问题得到了解决，此后每一次循环都以解决上阶段未完成的目标为基础来提出更具有优化意义的措施，通过逐步缩小问题影响的范围，聚焦研究对象内部最核心、最重要的问题。所以PDCA循环不是停留在一个水平上的循环，而是一种持续调整、螺旋式上升的动态循环体系。

元年认为PDCA戴明环的理念，正是企业打造完美闭环费用管理的方法论。基于此背景下，元年云费控产品在设计理念上，就遵循了PDCA循环方法论，针对企业的不同业务场景，从预算到费用执行落地分析，实现从计划到执行、检查、分析处理的闭环。

把各个业务场景与企业管理控制融为一体，凭借自研的人工智能深度应用，可实时监测，实时管控，提高“钱用到哪里去”的效率和效果；同时元年自有的方舟PaaS平台和多个引擎，可通过将流程和数据相结合，支撑企业运营的不断循环改进，实现对费用支出的精细化数智管理。

企业费用管理三阶段

元年认为，目前市场上的费控软件厂商大致分为三类：

费控1.0——全面提效。实现费控报销标准化、合规化、自动化的能力。这也是目前市面上每家厂商都能实现的基本能力。

费控2.0——快速降本。这个阶段的费控软件开始通过链接商旅、商城生态资源，把费控变成一种服务，同时助力企业节流降本。目前市面上仅有2-3家有这项服务。元年云费控即在此阶段与元年自营的商旅、商城无缝集成，使费用报销进一步由前端业务驱动，实现业务互联互通，报销无纸化以及对账自动化。

费控3.0——预算管理。将预算和费控整合，实现“正确”的费控。只有元年云费控处于3.0阶段，在全面提效和快速降本的基础上，将预算和费控整合，全场景，全方位费用管控，能做到费用预算建模与多级管控，完全适配不同场景的业务需求，通过PDCA戴明环理念设计，真正为企业实现闭环的费用管控与支出的持续优化。

PDCA框架下的元年云费控

计划阶段（Plan）

计划阶段是费用管控循环体系中在公司内部树立的整个费用支出管理作出的计划、指导方针和控制制度的工作，而元年云费控正可以帮助企业确定“钱用在哪里？怎么用？”在这个计划阶段，企业可以在元年云费控里灵活地用金额，数量，百分比等因子去制定指标，以便最终将其作为完善费用控制的最终测量维度。

图：费控软件在PDCA的节点意义

基于每个企业不同的业务特性与管理需求，元年云秉持着全面预算管理的目标，首先帮助分析目前企业的费用现状、内部环境，结合公司的治理结构、人力资源政策、组织机构、发展战略等是否详细规划等，再根据企业现有的制度，结合自身的行业特征对于可能的风险进行有效的评估，并进行全面梳理，建立多维立体管控，最多高达256种的预算维度可帮助企业对资金进行有效的分配。

其次在计划阶段，也会帮助企业对业务和经营活动进行细致拆分和合理控制，比如费用的标准、预算的层级，不同活动如何审批控制，一个周期完毕后监督考评等。元年云费控支持动态加载预算模型，还可以按照不同维度灵活控制，前期梳理设定好的规章制度，流程，费用预算科目和核算科目匹配等方面都可以在系统中进行详实的落地和固化，让企业从“人治”走向“系统治”。

执行阶段（Do）

企业的整体费用支出预算计划一旦定下，就应该是权责明晰、流程合理细致、内部控制措施得当的，同时还应该不断地调整和完善，这样才可以做好执行阶段的“确定钱可不可以用”的工作。

在这个具体实施的阶段，整套预算计划会有条不紊按照预计的轨道运行。所以，如果当企业还处于“人治”的时候，企业需要不断地检查以下内容：对风险目标的设定是否恰当以及有效把控风险？控制活动执行的核心通过怎样的业务流程综合体现？在具体的业务环节设置的责权分离、授权审批、预算控制、费用标准等执行情况？信息与沟通是否有效运行？各信息传送、各阶层沟通效率情况？哪些没有执行到位？这些不断的检查会耗费大量的管理人力，但通过元年云费控，这一切制度都会有系统自动去执行——在系统里采用OCR、填单机器人、客服机器人、收单机器人等自动化手段加速业务处理，在执行中做预算对比，在执行后自动归集数据形成实时报表，满足管理层的需求。

预算校验——员工从申请提单开始即冻结预算，报销时再消耗预算，且预算可依据企业经营状态的变化随时进行敏捷调整。

标准控制——系统提前内置设定企业各类费用开支的标准和扣减规则，可以不同分子公司不同规则，同时还可以结合预算进行精细化管控。

申请控制——强化事情申请控制，无申请不报销，且还可以对借款进行核销控制。借由系统将制度规范与管理诉求融合起来，由系统自动执行。

合同校验——企业在进行预付款，对公支付，到票核销等操作时，元年云合同模块自带校验功能，为企业保存完善的合同履约详细档案的同时可以自动在后台帮助企业校验合同付款的节点、阶段和比例，并可以自动进行付款提醒。

规则控制——系统内置的智能风控AI机器人可以对每一笔费用支出的所有以上前置申请、业务控制、标准控制、附件控制、发票校验360度无死角智能监管，杜绝预算和执行的两层皮现象。

检查阶段（Check）

检查阶段是费用控制的考核阶段。根据企业的具体情况，其周期可以是一个月、一个季度、半年或一年。而费用控制从最初的建立到执行，效果不可能一蹴而就，而是循序渐进的。众多的项目在计划阶段订立的都需要进行检查——如关键控制点设置是否合理，项目的费用规则是否合规，财务信息传达是否通畅，制度是否形同虚设等。因此，检查阶段是企业开展日常性、阶段性的总结与审查。在这个阶段，可以通过多种形式进行“考察”，不断地发现和完善费用管控中存在的隐患和问题，以确保企业内部运行的效率。

图：元年智图效果示例

作为管理者和财务部门，事后想要快速“确定钱用得好不好？”可利用元年云费控中的智图，拖拉拽的方式将所需要的结构化数据进行丰富的图形化展示，管理者可以通过数据看板，快速分析，哪些费用或者部门存在支出不合理的现象。通过不同维度对预算费用的对比，发现问题，从而进一步优化。

改进阶段（Act）

改进阶段是PDCA循环中承上启下的关键环节。结合检查阶段意见的反馈，对整个费用管控全流程中所暴露出来的不适应性进行调整改进，并及时披露反馈，此是为承上；把在本循环中难以解决的问题转入下一循环，此是为启下。因此，在这个阶段里，费用管控需要总结之前的问题，进行优化，根据国家政策和市场情况的调整，自我评估，改进预算，再循环进入下一个阶段。

所以，之前在计划阶段所建立的指标如何进一步改进呢？主要是从过往费用支出管控来反馈来进一步分析，需要对成功的经验和合适的控制进行系统标准化，逐步形成符合企业自身特殊性的规范体系，方可适用于下一个阶段的自身循环。

元年云费控集元年科技20多年的“咨询+软件”项目经验，把支出的全业务流程的11个核心应用场景拆分开，并联通商旅商城，方便企业精细化拆解费用支出问题，再分析和改进。系统内置大量丰富图表台账，可以把上期与本期，上年同期等时间段的不同指标进行比对，找出趋势。

此外，根据企业的情况，还可以定期提供商旅建议书等费用支出报告，助力企业降本增效。同时系统内具有专利知识产权的智答AI机器人，已内置各大数据模型，企业使用元年云费控的任意界面均可随时调用机器人进行对话式提问，快速获取各类数据分析，便于及时作出改善费用支出情况的决策。

写在最后

元年科技作为最早提供专业费控产品的领先厂商之一，在预算管控、管理会计、财务共享领域有着近20年的项目经验和专业积累，具有服务制造、地产、零售、煤炭、电力、快消、保险等众多行业的成熟经验，可根据企业不同场景提供涵盖研究、咨询、软件、运营的全方位，一站式数字化管理解决方案。更能基于陪伴式成长的服务模式，助力企业在数字化转型道路上走得更快，更远，更好。